La redacción de informes es muy común en muchos puestos de trabajo. Saber cómo hacer un informe eficaz es una habilidad útil que puede convertirte en una valiosa adición a cualquier lugar de trabajo.
Los informes, ya sean impresos o compartidos de forma digital, continúan siendo un formato de comunicación muy popular en muchos tipos de industrias gracias en gran parte a su capacidad para analizar información y presentar soluciones.
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Si quieres aprender a redactar informes exitosos, necesitarás saber lo que normalmente implica y cómo comenzar. En este artículo explicaremos qué es un informe, cómo se usa en el lugar de trabajo y los pasos que puedes seguir para redactar un informe exitoso.
¿Qué es un informe?
Un informe es un documento que presenta los resultados de una investigación, proyecto o iniciativa o el análisis en profundidad de un tema o conjunto de datos en particular.
¿Cuál es el propósito de un informe?
El propósito de un informe es informar, educar y presentar opciones y recomendaciones para acciones futuras. Los informes son un elemento integral de docenas de industrias, incluidas la ciencia, la medicina, la justicia penal, los negocios y la educación.
¿Qué partes tiene un informe?
Los informes suelen contar con varias partes clave, como por ejemplo el resumen detallado de un evento o actividad, el análisis del impacto de dicho evento, las evaluaciones de los hechos y datos, las predicciones de lo que puede suceder como resultado del evento, la recomendación para el próximo curso de acción y la conclusión.
Tipos de informes
Muchas ocupaciones implican la redacción de informes como una responsabilidad principal.
Informes policiales
Los agentes de policía redactan informes que describen los detalles de los interrogatorios y enfrentamientos.
Informes médicos
Los médicos deben redactar informes médicos que presenten sus análisis de ciertos pacientes o casos.
Informes corporativos
Los jefes de proyecto muchas veces tienen que redactar informes periódicos para tener a sus supervisores actualizados sobre cómo se está desarrollando un proyecto en particular.
Todos estos informes deben estar bien redactados, ser precisos y eficientes.
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Cómo hacer un informe en 7 pasos
A continuación te proponemos algunos pasos que puedes seguir para redactar un informe exitoso.
Saber cómo hacer un informe exitoso puede convertirte en un activo valioso en tu lugar de trabajo actual o en un candidato atractivo para nuevos empleadores.
Si es la primera vez que creas un informe desde cero, aquí tienes una guía rápida sobre cómo comenzar. Si deseas comenzar de inmediato, crea una cuenta gratuita en Piktochart aquí y elige una de las plantillas disponibles. No es necesario que empieces desde cero, solo edita los elementos y crea tu propio informe.
1. Identifica a tu audiencia
Si no sabes para quién estás redactando, tu informe no tendrá el impacto que esperas.
Saber quién leerá tu informe es un paso importante para determinar cómo lo vas a formatear, qué incluirás y el tono que usarás al escribirlo.
No escribirás igual si preparas un informe de ventas para tu supervisor inmediato que si redactas un informe de análisis empresarial para los accionistas de la empresa.
Debes pensar: ¿Alguien más va a leer el informe? ¿Sólo lo va a leer mi supervisor o también sus superiores?
Es muy importante que primero establezcas quién leerá tu informe y luego enviarlo a estas personas específicas.
Antes de comenzar a redactar, tómate un momento para definir a tu audiencia:
- ¿Quién es mi lector?
- ¿Por qué esa persona estaría interesada en mi informe?
- ¿Qué tipo de contenido es más probable que le interese?
Estas preguntas te ayudarán a comprender mejor a la audiencia de tu informe, lo que te permitirá tomar decisiones de redacción y diseño más lógicas.
Identifica la imagen de tu marca y empresa
Depende de quien lea tu informe, será importante que prestes atención a la imagen de marca.
Para las marcas y empresas, cualquier informe que crees será un reflejo de tu organización y de lo que representa.
Así, es importante que el diseño esté alineado con la imagen de marca y personalidad.
2. Define los términos de referencia
Después de determinar quién es tu audiencia, debes centrarte en identificar el propósito de tu informe para decidir qué información debe incluirse.
Debes crear un esquema para asegurarte de que la información que presentas sea clara, limpia y concisa.
Si sabes quién leerá el informe, puedes hacer preguntas sobre lo que espera ver. Incluye información que proporcione la imagen más clara de lo que estás tratando de transmitir.
Muchos informes formales incluyen una sección que detalla los “términos de referencia” del documento.
Estos términos incluyen de qué trata el informe, por qué es necesario, cuándo ha sido escrito y cuál es su propósito.
Establecer estos términos ayuda tanto al redactor como a sus lectores a comprender por qué el informe es importante y qué espera lograr.
Los términos de referencia generalmente se explican en el primer párrafo para que el lector pueda determinar su relevancia sin tener que leer el documento completo.
Establecer términos concretos desde el principio te ayudará a crear el esquema del informe y a mantenerte enfocado para no irte por las ramas a lo largo del proceso de redacción.
Por ejemplo, si estás escribiendo un informe de ventas, tu informe quizás debería incluir información sobre si se están cumpliendo los objetivos de ventas, los productos y servicios que más se venden, los desafíos que tú o su equipo enfrentan y tu pronóstico de ventas para el próximo mes o trimestre.
3. Investiga
Para ser capaz de redactar un informe bien detallado y conciso, necesitarás recopilar un montón de información que se relacione directamente con el tema que vas a tratar.
Normalmente tendrás acceso a esta información, por eso te han encargado de redactar el informe. Pero también se puede dar el caso de que tengas que analizar un problema o investigar un evento del que no tienes tanta información.
Así que es muy probable que necesites dedicar bastante tiempo a solicitar, buscar y organizar datos.
4. Estructura el informe
Al escribir un informe, debes estructurarlo de modo que se pueda leer y digerir fácilmente. El siguiente paso pues sería construir el esquema de tu informe.
Si bien cada informe variará en las secciones que debe incluir, puedes utilizar los siguientes componentes del informe como guía al redactar tu informe.
Por lo general, se ve como una lista numerada o con viñetas de todas las diferentes secciones del documento. El esquema de tu informe podría ser similar a esto:
- Título o página de título
- Resumen ejecutivo o que describa brevemente el contenido de tu informe
- Tabla de contenido, si el informe tiene varias páginas
- Términos de referencia o una introducción que describa tu propósito al escribir el informe
- Un párrafo del cuerpo donde incluye la información que estás transmitiendo con el informe
- Resumen del procedimiento
- Análisis
- Conclusión o recomendación según el propósito del informe
- Referencias o bibliografía
El orden de estas secciones, y si decides incluirlas todas o no, dependerá del tipo específico de informe, de su extensión y de su formalidad.
Lo más importante que debes tener en cuenta al escribir tu esquema es incluir todas las secciones necesarias y eliminar cualquier parte que no contribuya directamente al propósito del informe.
Recuerda, presenta solamente la información más relevante y necesaria para tu audiencia y deja atrás la información que no tiene tanto valor.
Es mejor redactar un informe más corto y digerible que no querer impresionar con la cantidad en detrimento de la calidad.
5. Escribe un primer borrador
Una de las etapas más importantes en la redacción de un informe exitoso es escribir un primer borrador.
No pretendas ponerte a escribir el informe y que esta versión ya sea la versión perfecta y definitiva. Eso no va a pasar, y luego ya tendrás tiempo de editarla y perfeccionarla. Así que de entrada no te preocupes si no está perfecto.
El propósito del primer borrador no es escribir un documento perfecto, sino más bien sacar toda la información de tu cabeza y plasmarla sobre el papel. O sobre la hoja en blanco de la pantalla.
Tendrás tiempo para agregar y editar este primer borrador más adelante, por lo que tu objetivo principal debe ser simplemente organizar tus datos en un borrador que eventualmente se convertirá en un producto final.
Esto sí, esfuérzate por utilizar un lenguaje claro y conciso al redactar tu informe, ya desde este primer momento. Trata de transmitir el mensaje de la manera más clara y rápida posible, utiliza un lenguaje simple pero profesional y evita el uso de frases que sean solo “paja”.
Mientras escribes tu primer borrador puede que encuentres información que te falte en tus datos o para tu análisis. Anótala pero no trates de encontrarla toda mientras escribes. En vez de esto, termina el borrador y ya acabarás de completar la información cuando comiences el proceso de edición.
6. Analiza la información
Interpretar los datos y formatearlos de una manera que tus lectores comprendan es una parte importante de la redacción de un informe.
Es posible que debas crear tablas, gráficos o líneas de tiempo que faciliten la comprensión de la información. Esto no supone un problema si usas una de las plantillas para informes de Piktochart.
También deberás citar cuidadosamente tus fuentes y realizar un seguimiento de dónde y cómo encontraste los datos para presentarlos de manera profesional.
La parte más importante de cada informe es la parte donde presentas tu interpretación de los datos o la sección de hallazgos.
La sección de hallazgos de tu informe siempre debe proporcionar información valiosa relacionada con el tema o problema que estás abordando, incluso si los resultados no son ideales.
Si tu conclusión final es que los datos son insuficientes o el método de investigación es defectuoso, deberás contarlo de manera profesional y precisa.
En algunos casos, también será importante incluir tu recomendación. Después de examinar los datos y analizar los resultados, tendrás la suficiente información para presentar una idea de qué acciones deben tomarse en respuesta a tus hallazgos.
Si has presentado bien tus datos y has demostrado tu experiencia, tendrás más posibilidades de que tu lector confíe en tu juicio.
7. Edita y distribuye
La etapa final de la redacción de un informe es editarlo a fondo y distribuirlo a su audiencia.
La revisión de tu informe de trabajo es un paso esencial en el proceso de redacción del informe. Esto te brinda la oportunidad de asegurarse de que lo que has escrito sea lo más profesional posible y de detectar cualquier error antes de enviarlo.
La corrección del borrador también te permite eliminar cualquier información innecesaria y asegurarte de que tu informe sea lo más eficiente y eficaz posible.
Deberás editar los errores gramaticales, ortográficos y tipográficos. También deberás verificar tus datos dos veces, asegurarte de que tus citas sean correctas y leer todo el documento para asegurarte de que presente una narrativa coherente.
Una vez que hayas terminado de escribir el informe, déjalo a un lado durante una hora o más antes de revisarlo. Esto te permitirá ver el informe con ojos frescos y detectar errores que quizás no hayas visto antes.
Si el informe va a ser leído por una amplia audiencia, puedes pedirle a otra persona que lo revise o que te dé su opinión sobre la legibilidad del contenido.
La distribución del informe puede tomar diferentes formas dependiendo de tu ocupación particular.
Puedes enviarlo por correo electrónico a tu supervisor, presentarlo verbalmente durante una reunión de personal o publicarlo en un diario profesional.
Independientemente de cómo o dónde se lea, tu objetivo siempre debe ser crear un documento conciso, informativo y eficaz que contribuya a aumentar la productividad en tu lugar de trabajo.
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Esta guía sólo te da algunos consejos sobre cómo hacer un informe y estructurarlo.
Sin embargo, debería equiparte con todo lo que necesitas para estructurar, escribir e imprimir un informe excelente.
En resumen, estos son los pasos que debes recordar:
- Identifica a tu audiencia
- Decide los términos de referencia
- Investiga
- Estructura el informe
- Escribe un primer borrador
- Analiza la información
- Edita y distribuye
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