Cómo redactar un informe anual en 2024

Los informes anuales te ayudan a resumir y revisar los resultados de tu empresa al final de un ejercicio financiero. Si es una empresa que cotiza en bolsa, estás obligada por ley a publicar uno. Muchas pequeñas empresas también tienen directores que deciden preparar un informe anual detallando las actividades de su empresa, aunque no exista obligación legal de hacerlo.

Esto se debe a que los informes anuales son útiles para compartir internamente con otros directivos y accionistas una versión más detallada de tus logros y retos. De cara al exterior, son útiles para los inversores actuales y potenciales, los empleados, el público, los medios de comunicación y cualquier persona interesada en tu entidad empresarial y tus operaciones.

Además de describir oficialmente la situación financiera, las operaciones y las actividades recientes de la empresa, los informes anuales son una excelente forma de documentar y comunicar la identidad de tu marca. Internamente, te ayudan a evaluar la situación y a planificar el futuro.

En esta guía 2024, te mostraremos cómo redactar un informe anual que cumpla todos los requisitos y ofrezca un escaparate adecuado para tu empresa.

Aunque es importante conocer los aspectos básicos de la elaboración de informes anuales y lo que debe incluirse, el documento puede y debe ser algo más que lo esencial. Si consigues que tus informes anuales sean más atractivos, inspirarán a los inversores y harán que los empleados se sientan orgullosos de trabajar para tu empresa.

Los informes anuales de éxito también sirven como herramienta de marketing para la mayoría de las empresas públicas, mostrando a los clientes potenciales que las empresas lo están haciendo bien y que están comprometidas a seguir mejorando. Dado que los informes anuales son compartidos por las empresas informantes con un grupo diverso de personas, deben ser accesibles y narrativos, con abundantes elementos visuales.

La forma y el contenido exactos de los informes anuales dependerán del tipo y el tamaño de las empresas declarantes, sus servicios y su volumen de negocios. Pero es esencial que elabores un documento claro y bien redactado que pueda ser fácilmente comprendido por todos, desde los directivos hasta los accionistas. Esto también te ayudará si debes hacer una presentación durante las reuniones anuales o enviarla a las partes pertinentes.

Los informes anuales necesitan una portada impactante y un índice que ayude a navegar por ellos. Suelen comenzar con una carta del presidente, los consejeros, el propietario o el director general a tus accionistas.

Ahora que hemos cubierto los aspectos básicos de la creación de un informe anual, he aquí otros consejos para mejorarlos.

Las personas que lean tu informe necesitan información de fondo sobre tus operaciones y la empresa en su conjunto. Este resumen servirá de recapitulación para las partes interesadas existentes, pero también de introducción para quienes necesiten saber más sobre la empresa y sus servicios.

Para empezar, esboza la visión y la misión de tu empresa. A continuación, añade una sección de gobierno corporativo en la que se detallen tus consejeros, directivos y miembros clave del personal, como jefes de departamento y jefes de equipo. Enumera las direcciones de tus operaciones registradas y corporativas, y haz un perfil de tus inversores actuales.

Recuerda incluir aquí información básica como el número de teléfono y la dirección de correo electrónico actual de tu entidad.

Además, describe brevemente tus productos y servicios, incluidos los que generan más ingresos y beneficios, para mostrar los resultados financieros de tu empresa. También son útiles algunos detalles generales sobre las actividades y el sector de tu empresa, así como un perfil de tu entidad comercial y de tus principales competidores.

Consejo adicional: Menciona las oportunidades y los factores de riesgo del año que empieza, ya que estos detalles aumentarán la confianza de tu audiencia.

Esta sección debe ser breve y concisa, para marcar el tono del resto del informe anual. En general, el diseño del informe anual debe ser limpio, haciendo hincapié en la legibilidad, utilizando un lenguaje sencillo y sin jerga, viñetas y elementos visuales para dividir el informe.

Dado que uno de los principales objetivos del informe es fomentar la financiación de los inversores, los estados financieros son un componente esencial del mismo. Incluir la situación financiera de tu empresa demuestra su compromiso con la transparencia y la responsabilidad.

Aquí puedes mostrar un informe de cómo tu empresa está generando ingresos y obteniendo beneficios, al tiempo que mantienes los gastos al mínimo y que puedes pagar las deudas a tiempo. También puedes demostrar que dispones de estados financieros precisos e información actualizada sobre tus operaciones. Estos estados financieros e informes son útiles para planificar el próximo ejercicio.

Incluye lo siguiente en los estados financieros:

• Una cuenta de resultados (ingresos y gastos ordinarios, más inversiones y variación de pasivos financieros).
• Un estado de tesorería (el dinero que entró y salió durante el año)
• Un balance (activo y pasivo; una instantánea de tu situación financiera).
• Una declaración a los accionistas (que incluya el precio de mercado de las acciones de la empresa y los dividendos pagados).

Es importante utilizar muchos elementos visuales coloridos e infográficos, como gráficos y cuadros, para ayudar a los lectores a comprender y comprometerse. Si publicas el informe anual en Internet, puedes hacer que estos elementos visuales sean interactivos. Cada declaración que presentes necesita notas adicionales que ayuden a aclarar los hechos y las cifras.

Por ejemplo, indica tus principios contables, explique las partidas de tu balance y cuenta de resultados y añade advertencias sobre los ingresos y gastos previstos. Tus estados financieros deberían haber sido auditados profesionalmente antes de ser presentados públicamente a directores, accionistas o instituciones financieras. Incluye también cualquier comentario realizado sobre los estados financieros por los auditores.

En la siguiente sección del informe anual (que a veces se denomina en finanzas “discusión y análisis de la gestión”), puedes entrar en más detalles sobre los resultados operativos y financieros de tu empresa. Utiliza tus estados financieros como guía para informar y analizar tus márgenes de beneficio, tus ventas y la tasa de crecimiento de tus beneficios e ingresos.

Este es también el lugar para revisar e informar de las actividades de tu empresa, como nuevas contrataciones, contratos importantes, adquisiciones y fusiones. Describe tus actividades de investigación y desarrollo de productos o servicios lanzados el año pasado. Menciona las nuevas instalaciones en las que hayas invertido e informa de cualquier acontecimiento extraordinario. Incluye detalles sobre la evaluación de riesgos y las perspectivas de futuro.

Además, asegúrate de que todas las transacciones financieras pertinentes asociadas a estas actividades se registran con precisión en tu sistema de facturación para su correcta documentación y análisis.

Para completar esta parte del informe anual, tendrás que recopilar información de las operaciones de todos los equipos y departamentos. Si dispones de un sistema ERP, debería ser fácil y rápido encontrar informes fiables relacionados con todos tus procesos y operaciones. También puedes utilizar estos informes de operaciones para planificar el futuro y destacar las áreas de mejora.

Este resumen debe continuar el tema narrativo de tu informe, respondiendo a preguntas esenciales sobre tus operaciones pero siendo conciso. Si un lector desea más información, siempre puedes ofrecérsela en una versión y forma más detalladas. Puedes empezar con viñetas y luego ampliarlas, y utilizar negritas y paneles de color para resaltar los puntos clave.

Como ya se ha mencionado, tu informe anual es sinónimo de honestidad y transparencia. En lugar de limitarse a alabarse a sí mismo, se debe presentar una imagen justa e imparcial de los resultados y la situación de la empresa durante el último año. Eso significa que debes reconocer los puntos débiles o los problemas a los que se enfrenta la empresa.

Si ha sido un año difícil para la empresa, sé sincero al respecto. Explica lo ocurrido e informa de cómo has mitigado o resuelto esos problemas. También debes informar de los retos a los que te enfrentarás al comenzar el nuevo ejercicio, tanto si los factores que influyen son internos como externos.

Por ejemplo, ¿necesitas averiguar cómo cumplir nuevas leyes o normativas? ¿Estás familiarizándote con un nuevo sistema informático o un modelo de trabajo híbrido? ¿Existe alguna alerta de seguridad en el mercado? Y lo que es más importante, ¿qué estrategias has puesto en práctica para superar estos retos y alcanzar tus objetivos?

La mayoría de las empresas públicas optan por incluir sus retos en forma de carta dirigida a sus consejeros electos y accionistas al principio del informe anual. Sin embargo, es mejor tener una sección separada donde puedas enviar un informe con más detalles. Esto dará autenticidad al informe anual. Una vez más, puedes utilizar la visualización de datos para que el informe resulte más atractivo.

Hoy en día, los clientes esperan que las marcas se tomen en serio sus responsabilidades éticas y sociales, por lo que es importante demostrar en tu informe anual las credenciales de tu empresa en este ámbito. Esto también mejorará la reputación de tu empresa ante directores, inversores, empleados y posibles solicitantes de empleo.

Si hace poco que has empezado con tu empresa, no pasa nada por admitir que aún puedes hacer más, siempre que expliques cómo tu empresa trabaja continuamente para mejorar. Cuando celebres reuniones anuales, podrías informar de ello en forma de línea del tiempo visual de tus progresos, incluidos los hitos significativos.

Dentro de la propia empresa, puedes ver que las empresas que informan se han comprometido con iniciativas en forma de diversidad en el lugar de trabajo, desarrollo personal y bienestar de los empleados. Algunas empresas ofrecen prácticas laborales flexibles para conciliar mejor la vida laboral y familiar. Detalla estos programas y las actividades de la empresa, y esboza tus objetivos para el año próximo.

En tu informe anual, explica a los lectores tus avances en materia de sostenibilidad medioambiental. Tal vez hayas cambiado a envases ecológicos o a una oficina sin papel, hayas celebrado reuniones por videoconferencia en lugar de viajar largas distancias o hayas empezado a servir comida vegetariana en tu comedor. Usa gráficos para ilustrar la reducción de tu huella de carbono.

Incluye detalles de las causas que apoyas y de tus actividades benéficas y de ayuda a la comunidad. Por ejemplo, puedes recaudar fondos para una organización benéfica concreta, patrocinar un evento local o asociarte con escuelas para ofrecer oportunidades de experiencia laboral y jornadas de puertas abiertas.

La mayoría de las empresas públicas y sociedades de responsabilidad limitada lo incluyen en su informe anual para aumentar la confianza del público en dichas empresas.

Por último, es hora de presentar los logros del año pasado. Esta parte del informe anual puede solaparse un poco con las secciones sobre operaciones, resultados financieros y responsabilidad corporativa, pero no pasa nada, sobre todo si la información es concisa y atractiva.

Explica cómo has cumplido los objetivos y metas que te fijaste el año anterior, como mejorar los ingresos en una determinada cantidad, aumentar el tráfico del sitio web o reducir la pérdida de clientes. Tal vez hayas contratado a nuevos empleados con talento o hayas aumentado la productividad con herramientas automatizadas.

Utiliza tu sistema ERP en la nube para acceder a los datos de todos tus departamentos y ofrecer un informe completo sobre tus logros y destacar los aspectos en los que has tenido éxito. En lugar de una sección totalmente basada en texto, puedes utilizar paneles de colores o un gráfico de línea del tiempo para destacar tus principales logros.

Incluye fotos y breves descripciones de proyectos importantes también en el informe anual. Si la empresa se ha expandido a nuevas regiones, considera la posibilidad de utilizar un mapa. También puedes añadir capturas de pantalla de reseñas de clientes y testimonios de sitios web de empresas o reportajes de medios de comunicación en los que aparezcan las actividades de tu empresa.

Informa del impacto que estos logros han tenido en la situación financiera de la empresa, vinculándolos a la declaración de misión original de tu empresa. También puedes incluir previsiones y predicciones positivas para el año que viene basadas en el éxito que has tenido hasta ahora.

Recuerda que tu informe anual debe reflejar la honestidad de tu empresa. Del mismo modo que no debes ocultar tus puntos débiles, es importante que no infles demasiado tus logros. Sé humilde y deja que los hechos hablen por sí solos.

Redactar un informe anual no es una tarea rápida ni sencilla. Es un trabajo de equipo que requiere la colaboración de varios departamentos. La información debe ser exacta, especialmente los estados financieros, y el informe debe dar una impresión positiva de las operaciones de la empresa.

Por lo tanto, asegúrate de no dejar tu informe anual para el último momento. Dado que debe hacerse una vez al año, te resultará más fácil si estableces un sistema adecuado y llevas un registro detallado sobre la marcha. Presta atención al diseño y asegúrate de que el estilo del documento es coherente con la marca de tu empresa.

El informe debe ofrecer una imagen positiva, pero sin pasar por alto los problemas y retos. El objetivo es convencer a los inversores (y a posibles clientes y empleados) de que tu empresa es rentable, socialmente responsable y comprometida con su crecimiento. Las personas que lo leen quieren conocer los aspectos humanos y económicos de tu empresa.

La mayoría de las empresas públicas no solo envían los informes anuales electrónicamente a las partes interesadas, sino que también los publican en línea en los sitios web de las empresas, lo que significa que es más fácil compartirlos con una amplia audiencia e incluir formularios de respuesta o comentarios rápidos. También puedes aprovechar la oportunidad para hacer que tus visuales sean interactivos. Permite que los lectores seleccionen los gráficos o métricas que desean ver o que hagan clic en el sitio web para obtener más información.

Además de presentar la situación financiera de tu empresa, los informes anuales son útiles para orientar la toma de decisiones y mostrar hacia dónde te diriges. Ahora que ya sabes cómo redactar un informe anual con los últimos consejos para 2024, puedes hacer que destaque y presente a tu empresa como más te convenga.

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