¿Qué es un informe de empresa? (ejemplos, consejos y cómo redactar uno)

Según una encuesta reciente de Zapier, el 76% de los encuestados afirmaron que pasan entre 1 y 3 horas al día simplemente moviendo datos de un lugar a otro. Además, el 73% de los trabajadores pasan entre 1 y 3 horas intentando encontrar datos relevantes o un documento concreto. Otra encuesta de TrackVia reveló que el 44% de los trabajadores dedican más de un día a la semana a tareas manuales y administrativas, como generar informes.

Afortunadamente, existen herramientas para automatizar el proceso de creación de informes y producir informes de alta calidad de forma eficiente. Sin embargo, es esencial comprender los factores clave que hacen que un informe sea eficaz y distinguir tu informe del resto, sin depender de simples herramientas de Excel/PowerPoint.

¿Estás preparado para llevar tus habilidades de redacción de informes al siguiente nivel?

Un informe de empresa es un documento que presenta información en un formato estructurado, normalmente redactado para un público o propósito específico. Los informes de empresa se utilizan para transmitir datos, resultados de investigaciones, recomendaciones y otros tipos de información de forma clara, concisa y organizada.

Los informes de empresa pueden redactarse para diversos contextos. Pueden variar en longitud y complejidad, según el tipo de información que se presente y el público al que se dirijan.

También puedes lanzarte directamente a crear informes de empresa seleccionando una plantilla y siguiendo esta guía, o crear un informe utilizando nuestro creador de informes basado en IA de forma gratuita hoy mismo.

• Plantillas de informes de empresa generales
• Ejemplos de informes de empresa especializados
• Otros informes
• ¿Qué hace que un informe de empresa tenga un gran formato?
• ¿Cuáles son las cinco partes principales de un informe de empresa?
• ¿Cómo presentar el informe de forma más visual?
• Y ahora, ¡vamos a ello!

1. Informes de progreso: Son informes que se utilizan para seguir fácilmente el progreso de un determinado proyecto o actividad, y pueden dividirse en informes de progreso diarios, semanales, mensuales o trimestrales.

2. Informes de viabilidad: Son informes que evalúan la viabilidad de un determinado proyecto o iniciativa, como un nuevo producto o servicio.

3. Informes de resumen ejecutivo: Estos informes ofrecen un breve resumen de un informe más amplio de gestión empresarial. Suelen utilizarse para proporcionar a los responsables clave de la toma de decisiones una visión general rápida del tema del informe.

1. Informes financieros: Son informes que presentan información financiera, como balances, cuentas de resultados y estados de flujo de caja, que miden el rendimiento de la empresa.

2. Informes anuales: Son informes que ofrecen una visión general de los resultados de una organización a lo largo de un año, incluidos los objetivos de la empresa, las nuevas perspectivas y los ingresos medios.

3. Informes de ventas y marketing: Estos informes proporcionan información relevante sobre las actividades de ventas y marketing, como previsiones de ventas, datos demográficos generales de los clientes, informe de marketing e investigación de mercado, normalmente creados por el representante de ventas.

4. Informes de recursos humanos: Estos informes proporcionan información sobre asuntos relacionados con los empleados, como la contratación, la formación y la gestión del rendimiento.

5. Informes de incidentes: Estos informes documentan incidentes en el lugar de trabajo, como accidentes, lesiones o fallos de seguridad. Pueden utilizarse con fines legales o de seguros.
6. Informes medioambientales: Estos informes evalúan el impacto medioambiental de las operaciones de una empresa. Pueden incluir información sobre el consumo de energía, la gestión de residuos y las emisiones de carbono.

7. Informes de investigación: Son informes que investigan un asunto concreto, como un incidente o accidente laboral.

1. Informes académicos: Se trata de un informe analítico utilizado en entornos académicos para transmitir los resultados de una investigación, como informes de laboratorio, informes de investigación y estudios de casos.

2. Informes técnicos: Son informes que comunican información técnica, como informes de ingeniería, informes científicos e informes de proyectos. Puede contener todos los informes explicativos y métodos de investigación pertinentes.

Hay varios elementos que conforman un buen informe de empresa formal, entre ellos:

Un informe puede contener mucha información, es importante no perder la visión de conjunto. Debe ser fácil acceder a los puntos principales del informe mediante un índice en la introducción.

Define la finalidad y el alcance de todo el informe: Determina los objetivos del informe y la información que hay que recopilar para alcanzarlos.

Identifica las fuentes de información: Determina dónde se puede encontrar la información crítica. Las fuentes pueden ser primarias, como encuestas, entrevistas y experimentos, o secundarias, como libros, artículos y bases de datos en línea.

Recopila los datos históricos: Recopila los datos necesarios realizando entrevistas, encuestas, experimentos, informes analíticos u otros medios. Asegúrate de registrar y organizar los datos de forma sistemática y organizada.

La recopilación de datos relevantes suele llevar mucho tiempo. Sería bueno colaborar en este proceso y asignar a varias partes interesadas distintas partes del informe, para que la recopilación de información no se gaste en informes analíticos de una sola persona. Piktochart tiene la capacidad de ayudarte a colaborar en equipo específicamente para este propósito.

Analiza los datos: Una vez recopilados los datos, realiza un análisis en profundidad para identificar pautas, tendencias y relaciones. Utiliza herramientas estadísticas, programas informáticos u otros métodos de análisis para dar sentido a los datos.

Pasa de lo más importante a los pequeños detalles. Es una buena práctica crear un esquema del informe y de lo que debes comunicarse en el documento oficial antes de entrar en la elaboración del informe.

Divide el análisis en varias páginas. Utiliza una página para transmitir un punto principal en lugar de atiborrarla de múltiples gráficos y cifras.

Interpreta y presenta los resultados: Extrae conclusiones basadas en los datos y presenta los resultados de forma clara y organizada. Utiliza cuadros, tablas, gráficos y otras ayudas visuales para ayudar a transmitir la información objetiva.

Por ejemplo, se puede optar por utilizar viñetas con moderación y hacer las frases más cortas y sin jerga. Una disposición visual de dos columnas también puede ayudar en algunos casos.

Un informe puede consumirse digitalmente o mediante impresión. Si se consume digitalmente, por ejemplo en un cuadro de mando único, puedes proporcionar un resumen TLDR o un informe explicativo para los lectores por correo electrónico, de modo que sepan a qué atenerse.

La mejor opción en este caso es recurrir a diagramas, imágenes, tablas y gráficos que ayuden a transmitir el punto principal de una página concreta.

Si el informe está alojado en Internet, también es posible incluir otros vídeos o contenidos de audio para despertar el interés de los espectadores.

Revisa y finaliza el informe: Repasa y revisa el informe para asegurarte de que es preciso, completo y está bien organizado. Asegúrate de corregir los errores ortográficos, gramaticales y de puntuación.

Es importante abordar las preocupaciones que el responsable clave tiene sobre el informe de progreso y ayudar al proceso de toma de decisiones. El lenguaje y el tono del informe deben ser siempre prospectivos y positivos. Puedes hacerlo equilibrando los riesgos potenciales y las áreas de oportunidad clave.

Procura utilizar los colores y tipos de letra de la marca en toda la presentación. Estas señales “diminutas” dan la impresión de que el informe ha sido diseñado profesionalmente.

Los informes de empresa suelen incluir:

• Introducción que proporciona información de fondo. El título y el índice pueden ir aquí. Ocasionalmente, también incluye unas breves palabras de apertura del equipo directivo.

• Cuerpo principal que presenta los datos o conclusiones. Puede dividirse en varias páginas y lo mejor es presentar un dato destacado por página. El objetivo no es reducir el número de páginas, sino apostar por una redacción concisa para que haya un mensaje fuerte por página.

• Conclusión que resuma los puntos clave.

Una parte importante de la conclusión son las recomendaciones para futuras acciones. Un informe estaría incompleto si no contuviera mensajes de futuro para la empresa/actividad.

• Apéndices

Aunque no hay un formato específico que deba seguirse, Piktochart tiene algunos magníficos ejemplos de informes de empresa para que empieces. Regístrate para acceder a más plantillas de diseño profesional de presentaciones, infografías, gráficos para redes sociales y mucho más.

Las ayudas visuales, como los diagramas circulares, los gráficos de barras y los gráficos lineales, pueden ayudar a transmitir información compleja de forma clara y concisa.

Hay muchos tipos diferentes de gráficos y diagramas, como gráficos de barras, gráficos circulares, gráficos de líneas, diagramas de dispersión, diagramas de flujo, etc. Elige el tipo de gráfico o diagrama que mejor represente los datos que estás presentando y que sea más apropiado para tu audiencia.

Aunque los gráficos y diagramas pueden ser útiles para presentar información compleja, es importante que sean sencillos y fáciles de entender. Evita saturar tu gráfico o diagrama con demasiada información, y utiliza etiquetas y títulos claros y concisos.

Al crear un gráfico o diagrama, es importante utilizar una escala adecuada para garantizar que los datos se representan con precisión. Asegúrate de que la escala del gráfico o diagrama es adecuada para el valor real de los datos que presentas, y evita distorsionar los datos utilizando escalas desiguales.

Los gráficos y diagramas pueden ser difíciles de interpretar sin un contexto adecuado. Asegúrate de proporcionar un contexto para tus datos, incluyendo explicaciones claras y concisas de lo que representa el gráfico o diagrama y cómo se relaciona con el resto del informe.

El color puede ser una herramienta poderosa para resaltar puntos de datos clave o llamar la atención sobre información importante. Sin embargo, es importante utilizar el color estratégicamente y con moderación para evitar abrumar a tu público.

El color puede ayudar a resaltar la información importante y hacer que el informe sea más atractivo visualmente.

Aunque el color puede ser una herramienta poderosa para resaltar la información importante, utilizar demasiado color puede resultar abrumador y distraer. Utiliza el color estratégicamente para llamar la atención sobre puntos de datos clave, títulos u otros elementos que quieras destacar.

Al seleccionar los colores, ten en cuenta el público destinatario y la finalidad del informe.

Sigue un esquema de colores que sea apropiado para el tema y esté en consonancia con la marca de la empresa. Evita utilizar demasiados colores brillantes o llamativos, que pueden resultar chocantes para el lector.

Una de las formas más eficaces de utilizar el color en un informe de empresa es crear contraste entre distintos elementos. Por ejemplo, utiliza un color en negrita para los títulos o subtítulos, para que destaquen sobre el texto circundante.

El color puede ser una herramienta útil para organizar la información y facilitar su escaneado. Considera la posibilidad de utilizar colores para crear secciones o categorías dentro del informe, o para distinguir entre distintos tipos de datos.

Para evitar confusiones, es importante ser coherente en el uso del color en todo el informe. Utiliza los mismos colores para los mismos tipos de información, y asegúrate de que los colores que utilizas son coherentes con el formato interno de la empresa o las directrices de marca.

Utilizar un diseño coherente en todo el informe, desglosado por títulos y subtítulos, puede ayudar a hacerlo más atractivo visualmente y más fácil de seguir.

A menudo se utiliza un formato de una sola columna porque es más fácil de leer y permite un flujo más lógico de la información. También permite utilizar fuentes más grandes y más espacio en blanco, lo que puede ayudar a mejorar la legibilidad.

En algunas excepciones, algunos informes pueden utilizar un diseño de varias columnas, normalmente con dos columnas, si contienen una gran cantidad de datos o si el informe está destinado a ser leído en un dispositivo digital, como una tableta o la pantalla de un ordenador. Un formato de varias columnas puede ayudar a mejorar la organización de los datos y facilitar la comparación de la información entre las distintas secciones.

No introduzcas demasiada información en una sola página. Aquí tienes más consejos útiles sobre el lenguaje que puedes utilizar en los informes empresariales.

La voz activa hace que tu escritura sea más clara y concisa, y puede ayudarte a comunicar tus ideas con mayor eficacia.

Por ejemplo, en lugar de escribir “Se analizó el informe”, escribe “Analizamos tal informe”.

Aunque puede ser necesario cierto lenguaje técnico, evita utilizar jerga o términos técnicos con los que tus lectores no estén familiarizados. Si tienes que utilizar términos técnicos, proporciona definiciones o explicaciones claras.

Evita las frases largas y enrevesadas que sean difíciles de entender. En su lugar, utiliza frases sencillas y directas que comuniquen claramente tus ideas.

No utilices más palabras de las necesarias para transmitir tu mensaje. Una frase no debe contener más de 20-30 palabras (a menos que escribas un informe técnico o académico).

La extensión media de un informe anual es de 10.000 palabras (50 páginas) para un negocio pequeño y de 50.000 palabras (más de 150 páginas) para una empresa. Normalmente, no todas las páginas contienen texto, ya que algunas pueden tener más gráficos/tablas.

Utiliza viñetas, tablas y gráficos para transmitir tus ideas de forma concisa.

El tono de tu informe debe ser profesional y objetivo. Evita utilizar un lenguaje emocional o demasiado informal.

Por ejemplo: “¡Estoy totalmente emocionado de anunciar que nuestro nuevo producto va a hacer volar a la competencia por los aires! Es absolutamente increíble y a los clientes les va a encantar”.

Esta frase utiliza un lenguaje informal (“totalmente entusiasmado”) y cargado de emoción (“dejará a la competencia fuera del agua”, “absolutamente increíble”, “a los clientes les va a encantar”) que puede no ser apropiado para un informe empresarial.

En última instancia, el lenguaje que utilices en tus informes empresariales debe adaptarse a tu público y a la finalidad del propio informe de empresa más profesional. Considera quién leerá el informe empresarial formal y qué información necesita saber, y ajusta tu lenguaje en consecuencia.

Para más información, puedes consultar una guía paso a paso para crear tu modelo de informe de empresa. También puedes navegar por nuestra galería de plantillas y seleccionar una plantilla para empezar.

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