Les rapports annuels vous aident à résumer et à examiner les performances de votre entreprise à la fin d’un exercice financier. Si vous êtes une société cotée en bourse, la loi vous oblige à en publier un. De nombreuses petites entreprises déclarantes ont également des administrateurs qui choisissent de préparer un rapport annuel détaillant les activités de leur entreprise, même s’il n’y a pas d’obligation légale de le faire.
En effet, les rapports annuels sont utiles pour partager en interne une version plus détaillée de vos réalisations et de vos défis avec les autres administrateurs et les actionnaires. Sur le plan externe, ils sont utiles aux investisseurs actuels et potentiels, aux employés, au public, aux médias et à toute personne intéressée par l’entité et les activités de votre entreprise.
Outre la description officielle de la situation financière, des opérations et des activités récentes de l’entreprise, les rapports annuels sont un excellent moyen de documenter et de communiquer l’identité de votre marque. Sur le plan interne, ils vous aident à évaluer la situation et à planifier l’avenir.
Dans ce guide 2024, nous vous montrons comment créer un rapport annuel qui remplit toutes les conditions et constitue une vitrine appropriée pour votre entreprise.
Comment créer un rapport annuel réussi
S’il est important de connaître les principes de base de l’élaboration d’un rapport annuel et de savoir ce qu’il doit contenir, le document peut et doit être plus que sommaire. Si vous parvenez à rendre vos rapports annuels plus attrayants, ils inspireront les investisseurs et rendront les employés fiers de travailler pour votre entreprise.
Les rapports annuels réussis servent également d’outil de marketing pour la plupart des entreprises publiques, en montrant aux clients potentiels que les entreprises se portent bien et qu’elles s’engagent à continuer à s’améliorer. Étant donné que les rapports annuels sont partagés avec un groupe diversifié de personnes par les entreprises déclarantes, ils doivent être accessibles et axés sur la narration, avec de nombreux éléments visuels.
La forme et le contenu exacts des rapports annuels dépendent du type et de la taille des entreprises déclarantes, de leurs services et de leur chiffre d’affaires. Mais il est essentiel de créer un document clair et bien rédigé, qui puisse être facilement compris par tous, des administrateurs aux actionnaires. Cela vous sera également utile si vous devez faire une présentation lors des réunions annuelles ou l’envoyer aux parties concernées.
Les rapports annuels ont besoin d’une page de couverture percutante et d’une table des matières pour aider les gens à s’y retrouver. Elles commencent souvent par une lettre du président, des administrateurs, du propriétaire ou du directeur général à vos actionnaires.
Maintenant que nous avons abordé les bases de la création d’un rapport annuel, voici quelques autres conseils pour l’améliorer.
Résumez le profil de votre entreprise
Les personnes qui lisent votre rapport ont besoin d’informations générales sur vos activités et sur l’entreprise dans son ensemble. Ce résumé sera une récapitulation pour les parties prenantes existantes, mais il sert également d’introduction pour ceux qui ont besoin d’en savoir plus sur l’entreprise et ses services.
Pour commencer, décrivez la vision et la mission de votre entreprise. Ensuite, ajoutez une section sur la gouvernance d’entreprise qui détaille vos administrateurs, vos dirigeants et les membres clés de votre personnel, tels que les chefs de service et les chefs d’équipe. Indiquez l’adresse de votre siège social et de votre entreprise, et dressez le profil de vos investisseurs actuels.
N’oubliez pas d’indiquer ici des informations de base telles que votre numéro de téléphone et l’adresse électronique actuelle de votre entité.
En outre, décrivez brièvement vos produits et services, y compris ceux qui génèrent le plus de revenus et de bénéfices, afin de mettre en évidence les performances financières de votre entreprise. Il est également utile de fournir des informations générales sur les activités et le secteur d’activité de votre entreprise, ainsi qu’un profil de votre entité commerciale et de vos principaux concurrents.
Conseil supplémentaire : mentionnez les opportunités et les facteurs de risque pour l’année à venir, car ces détails renforceront la confiance de votre public.
Cette section doit être brève et pertinente et donner le ton pour le reste du rapport annuel. Dans l’ensemble, la conception du rapport annuel doit être claire, mettre l’accent sur la lisibilité, utiliser un langage simple et sans jargon, des puces et des éléments visuels pour découper le rapport.
Fournir des informations détaillées sur la situation et les états financiers de l’entreprise
L’un des principaux objectifs du rapport étant d’encourager le financement par des investisseurs, les états financiers sont un élément essentiel du rapport. L’inclusion de la situation financière de votre entreprise prouve son engagement en matière de transparence et de responsabilité.
Ici, vous pouvez montrer un rapport sur la façon dont votre entreprise génère des revenus et réalise des bénéfices tout en maintenant les dépenses au minimum et en étant en mesure de rembourser les dettes en temps voulu. Vous pouvez également prouver que vous disposez d’états financiers exacts et d’informations actualisées sur vos activités. Ces états et rapports financiers sont utiles pour planifier l’exercice suivant.
Les états financiers comprennent les éléments suivants :
- un compte de résultat (produits et charges dans le cours normal, plus les investissements et les variations des passifs financiers)
- Un tableau des flux de trésorerie (l’argent qui est entré et sorti au cours de l’année)
- Un bilan (actif et passif ; un aperçu de votre situation financière)
- Une déclaration aux actionnaires (y compris le prix du marché des actions de la société et les dividendes versés).
Il est important d’utiliser beaucoup de visuels colorés et d’infographies, tels que des graphiques et des tableaux, pour faciliter la compréhension et l’engagement des lecteurs. Si vous publiez le rapport annuel en ligne, vous pouvez rendre ces visuels interactifs. Chaque déclaration que vous soumettez nécessite des notes supplémentaires pour aider à clarifier les faits et les chiffres.
Par exemple, énoncez vos principes comptables, expliquez les postes de votre bilan et de votre compte de résultat, et ajoutez des avertissements concernant les prévisions de revenus et de dépenses. Vos états financiers doivent avoir fait l’objet d’un audit professionnel avant d’être présentés publiquement aux administrateurs, aux actionnaires ou aux institutions financières. Inclure également tout commentaire fait par les auditeurs sur les états financiers.
Inclure une vue d’ensemble des performances opérationnelles de l’entreprise
Dans la section suivante du rapport annuel (parfois appelée « rapport de gestion » dans le monde de la finance), vous pouvez décrire plus en détail les performances opérationnelles et financières de votre entreprise. Utilisez vos états financiers comme guide pour rapporter et analyser vos marges bénéficiaires, vos ventes et le taux de croissance de vos bénéfices et de vos revenus.
C’est également ici que vous pouvez examiner et signaler les activités de votre entreprise, telles que les nouvelles embauches, les contrats importants, les acquisitions et les fusions. Décrivez vos activités de recherche et de développement pour les produits ou services lancés l’année dernière. Mentionnez les nouvelles installations dans lesquelles vous avez investi et signalez tout événement extraordinaire. Inclure des détails sur l’évaluation des risques et les perspectives d’avenir.
En outre, veillez à ce que toutes les transactions financières associées à ces activités soient enregistrées avec précision dans votre système de facturation afin de pouvoir les documenter et les analyser correctement.
Pour compléter cette partie du rapport annuel, vous devrez recueillir des informations sur les activités de toutes les équipes et de tous les départements. Si vous disposez d’un système ERP, il devrait être facile et rapide de trouver des rapports fiables concernant tous vos processus et opérations. Vous pouvez également utiliser ces rapports d’exploitation pour planifier l’avenir et mettre en évidence les domaines à améliorer.
Cette vue d’ensemble doit poursuivre le thème narratif de votre rapport, en répondant aux questions essentielles sur vos activités, tout en restant concise. Si un lecteur souhaite des informations supplémentaires, vous pouvez toujours les fournir dans une version et sous une forme plus détaillées. Vous pouvez commencer par des puces, puis les développer, et utiliser des caractères gras et des panneaux de couleur pour mettre en évidence les points clés.
Rendre les rapports annuels authentiques en y incluant des défis
Comme nous l’avons déjà mentionné, votre rapport annuel est une question d’honnêteté et de transparence. Plutôt que de vous vanter, vous devez présenter une image juste et impartiale des performances et de la situation de votre entreprise au cours de l’année écoulée. Cela signifie que vous devez reconnaître les faiblesses ou les problèmes auxquels l’entreprise est confrontée.
Si l’année a été difficile pour l’entreprise, il faut le dire franchement. Expliquez ce qui s’est passé et indiquez comment vous avez atténué ou résolu ces problèmes. Vous devez également signaler les défis auxquels vous serez confronté au début du nouvel exercice, que les facteurs d’influence soient internes ou externes.
Par exemple, devez-vous déterminer comment vous conformer à de nouvelles lois ou réglementations ? Êtes-vous en train de vous familiariser avec un nouveau système logiciel ou un modèle de travail hybride ? Y a-t-il une nouvelle alerte de sécurité sur le marché ? Plus important encore, quelles stratégies avez-vous mises en œuvre pour relever ces défis et atteindre vos objectifs ?
La plupart des entreprises publiques choisissent d’inclure leurs défis sous la forme d’une lettre aux administrateurs élus et aux actionnaires au début du rapport annuel. Cependant, il est préférable d’avoir une section séparée où vous pouvez soumettre un rapport avec des détails plus complets. Cela donnera de l’authenticité au rapport annuel. Là encore, vous pouvez utiliser la visualisation des données pour rendre le rapport plus attrayant.
Ajoutez vos progrès en matière de responsabilité sociale des entreprises
De nos jours, les clients attendent des marques qu’elles prennent au sérieux leurs responsabilités éthiques et sociales. Il est donc important de démontrer dans votre rapport annuel les références de votre entreprise dans ce domaine. Cela améliorera également la réputation de votre entreprise auprès des administrateurs, des investisseurs, des employés et des candidats potentiels.
Si vous en êtes au début de votre parcours, vous pouvez admettre que vous pouvez encore faire mieux, à condition d’expliquer comment votre entreprise s’efforce continuellement de s’améliorer. Lors de vos réunions annuelles, vous pourriez présenter un calendrier visuel de vos progrès, y compris les étapes importantes.
Au sein de l’entreprise elle-même, vous pouvez constater que les entreprises déclarantes se sont engagées à prendre des initiatives en matière de diversité sur le lieu de travail, de développement personnel et de bien-être des employés. Certaines entreprises proposent des méthodes de travail flexibles pour un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Donnez des détails sur ces programmes et sur les activités de l’entreprise, et présentez vos objectifs pour l’année à venir.
Dans votre rapport annuel, informez les lecteurs des progrès réalisés en matière de durabilité environnementale. Peut-être avez-vous opté pour des emballages écologiques ou un bureau sans papier, organisé des réunions par vidéoconférence au lieu de parcourir de longues distances, ou commencé à servir des aliments d’origine végétale dans votre cantine. Utilisez des tableaux pour illustrer la réduction de votre empreinte carbone.
Indiquez les causes que vous soutenez et vos activités caritatives et de proximité. Par exemple, vous pouvez collecter des fonds pour une organisation caritative spécifique, parrainer un événement local ou vous associer à des écoles pour offrir des possibilités d’expérience professionnelle et des journées portes ouvertes sur les carrières.
La plupart des entreprises publiques et des sociétés à responsabilité limitée l’ont inclus dans leur rapport annuel afin d’accroître la confiance du public dans les entreprises.
Inclure les réalisations de l’année
Enfin, il est temps de présenter vos réalisations de l’année écoulée. Cette partie du rapport annuel peut faire double emploi avec les sections consacrées aux activités, aux résultats financiers et à la responsabilité de l’entreprise, mais ce n’est pas grave, surtout si les informations sont concises et attrayantes.
Expliquez comment vous avez atteint les objectifs que vous vous étiez fixés l’année précédente, par exemple en augmentant votre chiffre d’affaires d’un certain montant, en augmentant le trafic sur votre site web ou en réduisant le taux d’attrition de votre clientèle. Vous avez peut-être recruté de nouveaux talents ou augmenté votre productivité grâce à des outils automatisés.
Utilisez votre système ERP en nuage pour accéder aux données de tous vos départements afin de présenter un rapport complet sur vos réalisations et de mettre en évidence les domaines dans lesquels vous avez réussi. Au lieu d’une section entièrement textuelle, vous pouvez utiliser des panneaux de couleur ou un graphique chronologique pour mettre en évidence vos principales réalisations.
Inclure également dans le rapport annuel des photos et de brèves descriptions des projets importants. Si l’entreprise s’est étendue à de nouvelles régions, envisagez d’utiliser une carte. Vous pouvez également ajouter des captures d’écran de commentaires et de témoignages de clients provenant de sites web d’entreprises ou de reportages sur les activités de votre entreprise.
Rendez compte de l’impact de ces réalisations sur la situation financière de l’entreprise, en les reliant à la mission initiale de votre entreprise. Vous pouvez également inclure des prévisions et des prédictions positives pour l’année à venir, basées sur les succès obtenus jusqu’à présent.
N’oubliez pas que votre rapport annuel est censé donner une image honnête de votre entreprise. Tout comme il ne faut pas cacher ses faiblesses, il est important de ne pas surestimer ses réalisations. Faites preuve d’humilité et laissez les faits parler d’eux-mêmes.
À emporter
La rédaction d’un rapport annuel n’est pas une tâche simple ou rapide. Il s’agit d’un travail d’équipe qui nécessite la collaboration de plusieurs services. Les informations doivent être exactes, en particulier les états financiers, et le rapport doit donner une impression positive des activités de votre entreprise.
Veillez donc à ne pas attendre la dernière minute pour rédiger votre rapport annuel. Étant donné qu’elle doit toujours être effectuée sur une base annuelle, il vous sera plus facile de mettre en place un système adéquat et de tenir des registres détaillés au fur et à mesure. Soignez la conception et veillez à ce que le style du document soit cohérent avec l’image de marque de votre entreprise.
Votre rapport doit brosser un tableau positif, mais ne pas passer sous silence les problèmes et les défis. L’objectif est de convaincre les investisseurs (et les clients et employés potentiels) que votre entreprise est rentable, socialement responsable et engagée dans la croissance. Les lecteurs veulent connaître les aspects humains de votre entreprise et les aspects économiques.
La plupart des entreprises publiques n’envoient pas seulement leurs rapports annuels par voie électronique aux parties prenantes, mais les publient également en ligne sur leurs sites web, ce qui signifie qu’il est plus facile de les partager avec un large public et d’y inclure des formulaires de retour d’information ou de réponse rapide. Vous pouvez également en profiter pour rendre vos visuels interactifs. Donnez aux lecteurs la possibilité de sélectionner les graphiques ou les indicateurs qu’ils souhaitent consulter ou de cliquer sur le site web pour obtenir de plus amples informations.
Outre la présentation de la situation financière de votre entreprise, les rapports annuels sont utiles pour guider la prise de décision et indiquer la direction à prendre. Maintenant que vous savez comment créer un rapport annuel avec les derniers conseils pour 2024, vous pouvez le faire ressortir et présenter votre entreprise sous le bon jour.
Avec Piktochart, vous pouvez créer des rapports, des présentations, des affiches et bien plus encore grâce à notre outil de création. Il vous suffit de vous inscrire gratuitement pour accéder à nos modèles, les personnaliser et les télécharger !
Vous pouvez même accélérer le processus en utilisant notre créateur de rapports AI. L’outil fait le gros du travail pour vous, en choisissant le meilleur modèle qui correspond à votre demande et en remplissant le texte pertinent pour votre rapport.
