Qu’est-ce qu’un rapport d’activité ? (Exemples, conseils et comment en faire un)

Selon une étude récente de Zapier, 76 % des personnes interrogées déclarent passer de 1 à 3 heures par jour à déplacer des données d’un endroit à un autre. En outre, 73 % des travailleurs passent de 1 à 3 heures à essayer de trouver des données pertinentes ou un document particulier. Une autre étude réalisée par TrackVia a révélé que 44 % des travailleurs consacrent plus d’une journée par semaine à des tâches manuelles et administratives telles que la production de rapports.

Heureusement, il existe des outils permettant d’automatiser le processus de création de rapports et de produire efficacement des rapports de haute qualité. Cependant, il est essentiel de comprendre les facteurs clés qui rendent un rapport efficace et distinguent votre rapport des autres, sans s’appuyer sur de simples outils Excel/PowerPoint.

Êtes-vous prêt à améliorer vos compétences en matière de rédaction de rapports ?

Un rapport d’activité est un document qui présente des informations dans un format structuré, généralement rédigé à l’intention d’un public ou d’un objectif spécifique. Les rapports d’activité sont utilisés pour transmettre des données, des résultats de recherche, des recommandations et d’autres types d’informations de manière claire, concise et organisée.

Les rapports d’activité peuvent être rédigés dans différents contextes. Leur longueur et leur complexité peuvent varier en fonction du type d’information présenté et du public visé.

Vous pouvez également vous lancer directement dans la création de rapports d’activité en sélectionnant un modèle et en suivant ce guide, ou créer un rapport à l’aide de notre outil de création de rapports doté d’une intelligence artificielle, et ce gratuitement dès aujourd’hui.

• Modèles de rapports généraux pour les entreprises
• Exemples de rapports d’activité spécialisés
• Autres rapports
• Qu’est-ce qui fait un bon format de rapport d’activité ?
• Quelles sont les cinq parties principales d’un rapport d’activité ?
• Comment présenter le rapport de manière plus visuelle ?
• Et maintenant, à vous de jouer !

1. Rapports d’avancement: Il s’agit de rapports utilisés pour suivre facilement l’avancement d’un projet ou d’une activité particulière. Ils peuvent être divisés en rapports d’avancement quotidiens, hebdomadaires, mensuels ou trimestriels.

2. Rapports de faisabilité : Il s’agit de rapports qui évaluent la faisabilité d’un projet ou d’une initiative particulière, comme un nouveau produit ou service.

3. Rapports de synthèse : Ces rapports fournissent un bref résumé d’un rapport plus important dans le domaine de la gestion d’entreprise. Ils sont généralement utilisés pour fournir aux décideurs clés une vue d’ensemble rapide du sujet du rapport.

1. Rapports financiers: Il s’agit de rapports qui présentent des informations financières, telles que des bilans, des comptes de résultats et des tableaux de flux de trésorerie, qui mesurent les performances de l’entreprise.

2. Rapports annuels: Il s’agit de rapports qui donnent une vue d’ensemble des performances d’une organisation au cours d’une année, y compris les objectifs de l’entreprise, les nouvelles idées et le revenu moyen.

3. Rapports sur les ventes et le marketing: Ces rapports fournissent des informations pertinentes sur les activités de vente et de marketing, telles que les prévisions de vente, les données démographiques des clients, les rapports de marketing et les études de marché, généralement créés par les représentants commerciaux.

4. Rapports sur les ressources humaines: Ces rapports fournissent des informations sur les questions relatives aux employés, telles que le recrutement, la formation et la gestion des performances.

5. Rapports d’incidents : Ces rapports documentent les incidents survenus sur le lieu de travail, tels que les accidents, les blessures ou les failles de sécurité. Elles peuvent être utilisées à des fins juridiques ou d’assurance.
6. Rapports environnementaux : Ces rapports évaluent l’impact environnemental des activités d’une entreprise. Ils peuvent inclure des informations sur la consommation d’énergie, la gestion des déchets et les émissions de carbone.

7. Les rapports d’enquête: Il s’agit de rapports d’enquête sur un sujet particulier, tel qu’un incident ou un accident sur le lieu de travail.

1. Les rapports académiques : Il s’agit d’un rapport analytique utilisé dans le cadre universitaire pour transmettre les résultats d’une recherche, comme les rapports de laboratoire, les rapports de recherche et les études de cas.

2. Les rapports techniques : Il s’agit de rapports qui communiquent des informations techniques, tels que les rapports d’ingénierie, les rapports scientifiques et les rapports de projet. Il peut contenir tous les rapports explicatifs et les méthodes de recherche pertinents.

Un bon rapport d’activité formel se compose de plusieurs éléments, notamment

Un rapport peut contenir beaucoup d’informations, il est important de ne pas perdre la vue d’ensemble. Les principaux points du rapport doivent être facilement accessibles grâce à une table des matières dans l’introduction.

Définissez l’objectif et la portée de l’ensemble du rapport: Déterminez les objectifs du rapport et les informations à collecter pour atteindre ces objectifs.

Identifier les sources d’information: Déterminez où se trouvent les informations essentielles. Les sources peuvent être des sources primaires telles que des enquêtes, des entretiens et des expériences, ou des sources secondaires telles que des livres, des articles et des bases de données en ligne.

Collecter les données historiques : Recueillez les données nécessaires en menant des entretiens, des enquêtes, des expériences, des rapports analytiques ou par d’autres moyens. Veillez à enregistrer et à organiser les données de manière systématique et organisée.

La collecte de données pertinentes prend souvent beaucoup de temps. Il serait bon de collaborer à ce processus et d’attribuer à plusieurs parties prenantes différentes parties du rapport afin que la collecte d’informations ne soit pas consacrée à des rapports analytiques rédigés par une seule personne. Piktochart a la capacité de vous aider à collaborer en équipe spécifiquement à cette fin.

Analysez les données: Une fois les données collectées, procédez à une analyse approfondie afin d’identifier les modèles, les tendances et les relations. Utilisez des outils statistiques, des logiciels ou d’autres méthodes d’analyse pour donner un sens aux données.

Passez de la vue d’ensemble aux petits détails. Il est bon de créer une ébauche du rapport et de ce qui doit être communiqué dans le document officiel avant d’entamer la rédaction proprement dite du rapport.

Divisez l’analyse en plusieurs pages. Utilisez une page pour transmettre un point principal au lieu de multiplier les graphiques et les figures.

Interpréter et présenter les résultats: Tirez des conclusions sur la base des données et présentez les résultats de manière claire et organisée. Utilisez des diagrammes, des tableaux, des graphiques et d’autres aides visuelles pour faciliter la transmission des informations factuelles.

Par exemple, vous pouvez opter pour l’utilisation parcimonieuse de puces et opter pour des phrases plus courtes et sans jargon. Une présentation visuelle en deux colonnes peut également s’avérer utile dans certains cas.

Un rapport peut être consommé sous forme numérique ou imprimée. S’il est consommé sous forme numérique, par exemple dans un tableau de bord unique, vous pouvez fournir un résumé TLDR ou un rapport explicatif aux lecteurs par courrier électronique afin qu’ils sachent à quoi s’attendre.

La meilleure solution consiste à utiliser des diagrammes, des images, des tableaux et des graphiques qui aident à faire passer le message principal d’une page donnée.

Si le rapport est hébergé en ligne, il est également possible d’inclure d’autres vidéos ou du contenu audio pour susciter l’intérêt des spectateurs.

Révisez et finalisez le rapport : Examinez et révisez le rapport pour vous assurer qu’il est précis, complet et bien organisé. Veillez à vous relire pour détecter les fautes d’orthographe, de grammaire et de ponctuation.

Il est important de répondre aux préoccupations du décideur clé concernant le rapport d’avancement et le processus d’aide à la décision. Le langage et le ton du rapport doivent toujours être tournés vers l’avenir et positifs. Vous pouvez le faire en équilibrant les risques potentiels et les opportunités clés.

Essayez d’utiliser les couleurs et les polices de la marque tout au long de la présentation. Ces « petits » signaux donnent l’impression que le rapport a été conçu de manière professionnelle.

Les rapports d’activité comprennent généralement

• Introduction qui fournit des informations de base. Le titre et la table des matières peuvent être placés ici. Parfois, il comprend également de brèves remarques préliminaires de la part de l’équipe dirigeante.

• Corps principal qui présente les données ou les résultats. Il peut être divisé en plusieurs pages et il est préférable de présenter un élément d’information important par page. L’objectif n’est pas de réduire le nombre de pages, mais d’opter pour une rédaction concise afin de transmettre un message fort par page.

• Conclusion qui résume les points clés.

Une partie importante de la conclusion est constituée par les recommandations d’actions futures. Un rapport est incomplet s’il n’est pas porteur de messages d’avenir pour l’entreprise/l’activité.

• Annexes

Bien qu’il n’y ait pas de format spécifique à respecter, Piktochart vous propose quelques exemples de rapports d’activité pour vous aider à démarrer. Inscrivez-vous pour accéder à d’autres modèles professionnels de présentations, d’infographies, de graphiques pour les médias sociaux et bien plus encore.

Les aides visuelles telles que les diagrammes à secteurs, les diagrammes à barres et les diagrammes linéaires peuvent aider à transmettre des informations complexes de manière claire et concise.

Il existe de nombreux types de graphiques et de diagrammes, notamment des diagrammes à barres, des diagrammes circulaires, des graphiques linéaires, des diagrammes de dispersion, des organigrammes, etc. Choisissez le type de graphique ou de diagramme qui représente le mieux les données que vous présentez et qui est le plus adapté à votre public.

Si les graphiques et les diagrammes peuvent être utiles pour présenter des informations complexes, il est important qu’ils restent simples et faciles à comprendre. Évitez d’encombrer votre graphique ou diagramme avec trop d’informations et utilisez des étiquettes et des titres clairs et concis.

Lors de la création d’un graphique ou d’un diagramme, il est important d’utiliser une échelle appropriée pour s’assurer que les données sont représentées avec précision. Assurez-vous que l’échelle du graphique ou du diagramme est adaptée à la valeur réelle des données que vous présentez et évitez de déformer les données en utilisant des échelles inégales.

Les graphiques et les diagrammes peuvent être difficiles à interpréter s’ils ne sont pas mis en contexte. Veillez à mettre vos données en contexte en incluant des explications claires et concises sur ce que représente le graphique ou le diagramme et sur son rapport avec le reste du rapport.

La couleur peut être un outil puissant pour mettre en évidence des points de données clés ou attirer l’attention sur des informations importantes. Toutefois, il est important d’utiliser les couleurs de manière stratégique et parcimonieuse pour éviter de submerger votre public.

La couleur peut contribuer à mettre en évidence les informations importantes et à rendre le rapport plus attrayant sur le plan visuel.

Si la couleur peut être un outil puissant pour mettre en valeur des informations importantes, l’utilisation d’une trop grande quantité de couleur peut être accablante et distrayante. Utilisez la couleur de manière stratégique pour attirer l’attention sur des points de données clés, des titres ou d’autres éléments que vous souhaitez mettre en valeur.

Lorsque vous choisissez les couleurs, tenez compte du public cible et de l’objectif du rapport.

Respectez une palette de couleurs adaptée au sujet traité et conforme à l’image de marque de l’entreprise. Évitez d’utiliser trop de couleurs vives ou audacieuses, qui peuvent perturber le lecteur.

L’une des façons les plus efficaces d’utiliser la couleur dans un rapport d’activité est de créer un contraste entre différents éléments. Par exemple, utilisez une couleur grasse pour les titres ou les sous-titres afin de les faire ressortir du texte environnant.

La couleur peut être un outil utile pour organiser l’information et faciliter sa lecture. Pensez à utiliser des couleurs pour créer des sections ou des catégories dans le rapport, ou pour distinguer différents types de données.

Pour éviter toute confusion, il est important de faire preuve de cohérence dans l’utilisation des couleurs tout au long du rapport. Utilisez les mêmes couleurs pour les mêmes types d’informations et veillez à ce que les couleurs que vous utilisez soient cohérentes avec le format interne de l’entreprise ou les lignes directrices en matière d’image de marque.

L’utilisation d’une présentation cohérente tout au long du rapport, avec des titres et des sous-titres, peut contribuer à le rendre plus attrayant visuellement et plus facile à suivre.

Le format à une colonne est souvent utilisé parce qu’il est plus facile à lire et qu’il permet un flux d’informations plus logique. Il permet également d’utiliser des polices de caractères plus grandes et davantage d’espaces blancs, ce qui contribue à améliorer la lisibilité.

Dans certaines exceptions, certains rapports peuvent utiliser une mise en page à plusieurs colonnes, généralement deux colonnes, s’ils contiennent une grande quantité de données ou si le rapport est destiné à être lu sur un appareil numérique, tel qu’une tablette ou un écran d’ordinateur. Un format à plusieurs colonnes peut contribuer à améliorer l’organisation des données et faciliter la comparaison des informations entre les différentes sections.

N’entassez pas trop d’informations sur une seule page. Voici d’autres conseils utiles sur la langue que vous pouvez utiliser pour les rapports d’activité.

La voix active rend votre texte plus clair et plus concis, et peut vous aider à communiquer vos idées plus efficacement.

Par exemple, au lieu d’écrire « Le rapport a été analysé », écrivez « Nous avons analysé un tel rapport ».

Bien qu’un certain langage technique puisse être nécessaire, évitez d’utiliser du jargon ou des termes techniques avec lesquels vos lecteurs ne sont peut-être pas familiers. Si vous devez utiliser des termes techniques, fournissez des définitions ou des explications claires.

Évitez les phrases longues et alambiquées qui sont difficiles à comprendre. Utilisez plutôt des phrases simples et directes qui communiquent clairement vos idées.

N’utilisez pas plus de mots que nécessaire pour faire passer votre message. Une phrase ne doit pas contenir plus de 20 à 30 mots (sauf si vous rédigez un rapport technique ou académique).

La longueur moyenne d’un rapport annuel est de 10 000 mots (50 pages) pour une petite société et de 50 000 mots (150 pages et plus) pour une entreprise. En règle générale, toutes les pages ne contiennent pas de texte, car certaines peuvent contenir davantage de graphiques ou de tableaux.

Utilisez des puces, des tableaux et des graphiques pour faire passer vos idées de manière concise.

Le ton de votre rapport doit être professionnel et objectif. Évitez d’utiliser un langage émotionnel ou trop informel.

Par exemple, « Je suis très heureux d’annoncer que notre nouveau produit va faire exploser la concurrence ! Il est absolument génial et les clients vont l’adorer. »

Cette phrase utilise un langage informel (« totalement excité ») et un langage chargé d’émotion (« faire sauter la concurrence », « absolument incroyable », « les clients vont l’adorer ») qui n’est peut-être pas approprié pour un rapport d’activité.

En fin de compte, le langage que vous utilisez dans vos rapports d’activité doit être adapté à votre public et à l’objectif du rapport d’activité le plus professionnel qui soit. Réfléchissez à la personne qui lira le rapport d’activité formel et aux informations dont elle a besoin, et adaptez votre langage en conséquence.

Pour plus d’informations, vous pouvez consulter un guide étape par étape pour créer votre exemple de rapport d’activité. Vous pouvez également parcourir notre galerie de modèles et sélectionner un modèle pour commencer.

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