Cara Menulis Laporan (Panduan & Template Gratis)

Anda memiliki laporan yang harus diselesaikan dalam beberapa hari, namun Anda masih menunda-nunda seperti seorang profesional.

Kedengarannya tidak asing?

Jika Anda menatap halaman kosong, bertanya-tanya bagaimana cara menulis laporan yang terbaik, Anda tidak sendirian. Bagi banyak orang, menulis laporan, terutama untuk pertama kalinya, bisa terasa seperti menggulingkan batu besar ke atas bukit.

Kabar baiknya adalah dari draf pertama hingga membuat laporan yang disukai orang untuk dibaca adalah keterampilan yang bisa Anda kembangkan dan asah seiring berjalannya waktu.

Baik Anda seorang pelajar, profesional, atau seseorang yang ingin meningkatkan kemampuan menulis laporan, teruslah membaca untuk mendapatkan panduan dan petunjuk langkah demi langkah tentang cara menulis laporan. Selain itu, pelajari tentang format laporan dasar.

Anda juga akan mendapatkan akses ke template laporan yang bisa Anda edit dan sesuaikan dengan segera dan belajar tentang alat untuk membuat laporan secara online (tidak perlu mengunduh perangkat lunak!). Anda juga bisa langsung menyesuaikan template dengan membuat akun gratis.

Penulisan laporan adalah cara untuk mengkomunikasikan informasi, data, wawasan, atau analisis. Ini adalah keterampilan penting yang akan berguna dalam berbagai situasi, mulai dari penelitian akademis atau menyelami peristiwa bersejarah hingga pertemuan bisnis.

Tetapi membuat laporan bisa jadi sedikit menakutkan pada awalnya.

Dalam bentuk yang paling sederhana, penulisan laporan dimulai dengan meneliti dan mengumpulkan semua informasi, menganalisis temuan Anda, dan menyajikannya dengan cara yang mudah dimengerti oleh audiens Anda.

Kedengarannya cukup mudah, bukan?

Sebenarnya, ada yang lebih dari itu. Kami akan memandu Anda melalui setiap langkah proses untuk menulis seluruh laporan dari draf kasar dan data di bagian selanjutnya.

Tetapi pertama-tama, mari kita kenali berbagai jenis laporan yang berbeda.

Laporan tersedia dalam berbagai bentuk dan ukuran, dan jenis laporan yang Anda tulis akan bergantung pada tujuan dan audiens Anda. Setiap jenis laporan memiliki tujuan, format, dan gaya yang unik.

Jenis laporan yang paling umum adalah:

• Laporan akademis – Ini termasuk laporan sekolah, laporan buku, laporan tesis, atau laporan analisis antara dua gagasan yang berbeda.
• Laporan bisnis – Laporan bisnis terdiri dari laporan tahunan hingga Analisis SWOT. Tujuan dari laporan bisnis adalah untuk mengkomunikasikan ide, informasi, atau wawasan dalam lingkungan bisnis.
• Laporan penelitian – Laporan penelitian sering kali lebih bersifat ilmiah atau metodologis. Mereka dapat berbentuk studi kasus atau makalah penelitian.

Membagi proses penulisan laporan menjadi tiga tahap dapat membuat Anda lebih mudah mengaturnya, terutama jika ini adalah kali pertama Anda membuat laporan.

Ketiga tahap ini adalah:

• Tahap pra-penulisan
• Tahap penulisan
• Tahap pasca-penulisan

Mari kita lihat langkah-langkah untuk setiap tahap dan cara menulis laporan yang baik di tahun 2023 yang bisa Anda banggakan.

Tahap pra-penulisan adalah tentang persiapan. Luangkan waktu untuk mengumpulkan pemikiran Anda dan mengatur ide utama Anda. Tulis ringkasan terlebih dahulu.

Berikut ini adalah langkah-langkah penting untuk membantu Anda mengatasi kesulitan dalam membuat laporan yang penuh wawasan.

Mengetahui tujuan Anda akan membantu Anda fokus dan tetap berada di jalur yang benar selama proses berlangsung. Gali lebih dalam alasan dari laporan Anda melalui pertanyaan-pertanyaan ini:

• Siapa pembaca yang Anda tuju? Apakah Anda memahami bahasa audiens Anda dan cara mereka berpikir?
• Apa yang ingin Anda capai dengan laporan Anda? Apakah Anda mencoba menginformasikan, membujuk, atau merekomendasikan suatu tindakan kepada pembaca?

Inilah saatnya untuk mengumpulkan sebanyak mungkin informasi tentang topik Anda. Hal ini mungkin melibatkan membaca buku, artikel, dan laporan lainnya. Anda mungkin juga perlu melakukan wawancara dengan para ahli di bidangnya.

Kiat profesional tentang cara menulis laporan: Pilihlah sumber-sumber yang memiliki reputasi baik seperti makalah penelitian, buku-buku yang baru saja diterbitkan, dan studi kasus oleh penulis yang dapat dipercaya.

Sebuah garis besar adalah peta untuk laporan Anda. Bagian ini mencakup judul, pendahuluan, pernyataan tesis, poin-poin utama, dan kesimpulan. Mengatur pikiran Anda dengan cara ini akan membantu Anda tetap fokus dan memastikan Anda mencakup semua informasi yang diperlukan.

Meskipun Anda dapat membuat laporan tanpa membuat garis besar, Anda dapat menulis laporan yang lebih baik dengan garis besar. Garis besar membantu Anda mengatur fakta dan poin-poin penting di atas kertas.

Setelah Anda menyelesaikan tahap pra-penulisan, saatnya menulis laporan Anda.

Anda akan merasakan banyak perlawanan pada titik ini karena di sinilah sebagian besar pekerjaan penulisan laporan yang membosankan terjadi. Namun, prosesnya bisa sangat mudah jika Anda mengikuti struktur dan format penulisan laporan yang tepat.

Struktur laporan Anda dapat bervariasi tergantung pada jenis laporan yang Anda buat, namun format penulisan laporan di bawah ini dapat menjadi panduan bagi siapa saja.

• Halaman judul. Ini adalah halaman pertama dari laporan Anda dan harus menyertakan judul laporan, nama penulis, tanggal presentasi atau penyerahan, dan informasi lain yang relevan, seperti nama Anda atau nama organisasi.
• Daftar isi. Bagian ini berisi sub-bagian laporan Anda dan penomoran halaman yang sesuai. Daftar Isi yang ditulis dengan baik akan membantu pembaca menavigasi laporan Anda dengan mudah dan menemukan informasi yang mereka butuhkan.
• Ringkasan singkat. Bagian ini memberikan gambaran umum mengenai tujuan, subjek, metodologi, temuan-temuan utama, dan rekomendasi dari laporan ini. Bagian ini sering disebut ringkasan eksekutif dalam laporan perusahaan.
• Pendahuluan. Pendahuluan harus memberikan informasi latar belakang tentang topik dan menjelaskan mengapa laporan tersebut ditulis. Bagian ini juga harus menyatakan maksud dan tujuan laporan Anda dan memberikan gambaran umum tentang metodologi yang digunakan untuk mengumpulkan dan menganalisis data. Pastikan Anda menyertakan kalimat topik yang kuat.
• Bagian utama. Bagian utama laporan harus dibagi menjadi beberapa sub-bagian, masing-masing membahas aspek tertentu dari topik tersebut. Bagian-bagian ini harus diberi label yang jelas dan diatur dalam urutan yang logis. Pada sebagian besar laporan, ini juga merupakan bagian di mana Anda menjelaskan dan mempresentasikan temuan, analisis, dan rekomendasi Anda.
• Kesimpulan. Rangkum poin-poin utama dari laporan Anda dan berikan rangkuman akhir, pemikiran, atau saran. Tinjau kembali pernyataan tesis Anda. Kesimpulan juga mencakup batasan penelitian dan area untuk penelitian lebih lanjut atau tindakan di masa depan.
• Referensi. Bagian ini harus menyertakan daftar semua sumber yang dikutip dalam laporan, seperti buku, artikel jurnal, situs web, dan sumber lain yang digunakan untuk mengumpulkan informasi tentang subjek Anda.
• Lampiran. Pada bagian lampiran, Anda harus menyertakan informasi tambahan apa pun yang relevan dengan laporan, namun tidak ada di bagian utama artikel. Ini dapat terdiri dari data mentah, detail peristiwa, grafik, bagan, atau tabel.

Dengan semua elemen laporan utama ini, pembaca Anda dapat menantikan laporan yang informatif, tertata dengan baik, dan mudah dibaca.

Kiat-kiat profesional: Ingatlah untuk menggunakan bahasa yang jelas dan ringkas dalam esai Anda. Anda juga diharuskan untuk mengikuti jenis pemformatan tertentu yang ditetapkan oleh organisasi atau instruktur Anda.

Selain itu, gunakan suara aktif ketika Anda bisa, karena ini membantu meningkatkan kejelasan. Menulis esai laporan dengan kalimat pasif membuatnya terdengar kurang ringkas.

Laporan biasanya harus ditulis sebagai orang ketiga.

Setelah Anda menyelesaikan draf esai pertama Anda, luangkan waktu untuk mengedit dan mengoreksi pekerjaan Anda. Carilah kesalahan ejaan dan kesalahan tata bahasa, serta area mana saja yang bisa ditingkatkan dari alur artikel Anda. Tinjau kembali kalimat topik Anda.

Jika tidak memungkinkan untuk menyewa editor profesional, mintalah kolega atau orang lain untuk membaca draf kasar Anda dan memberi umpan balik. Anda juga dapat menggunakan alat bantu seperti Grammarly dan Hemingway App.

Anda hampir sampai! Tahap ini adalah tentang menyelesaikan laporan Anda dan memastikan laporan tersebut siap untuk dibagikan.

Pastikan laporan Anda diformat dengan benar, dengan font, judul, dan subjudul yang jelas dan mudah dibaca.

Menambahkan visual ke artikel laporan Anda adalah cara lain yang bagus untuk membantu audiens Anda memahami informasi yang kompleks dengan lebih mudah.

Dari bagan hingga ilustrasi, visual yang tepat dapat membantu menyoroti dan menjelaskan poin-poin penting, peristiwa, tren, dan pola dalam data Anda, sehingga memudahkan pembaca untuk menginterpretasikan informasi.

Ingin melihat lebih banyak template? Dapatkan akses ke galeri template hari ini.

Namun, penting untuk menggunakan visual dengan hemat dan pastikan bahwa visual tersebut relevan dan secara efektif mendukung teks. Anda akan mempelajari lebih lanjut tentang memasukkan visual secara efektif ke dalam laporan Anda saat Anda melihat ke bawah ke bagian berikutnya.

Setelah laporan Anda selesai, bagikan dengan audiens Anda. Hal ini dapat berupa menyerahkannya kepada atasan Anda, mempresentasikannya ke grup, atau membagikannya secara online.

Menambahkan visual pada laporan Anda lebih dari sekadar meletakkan grafik atau bagan untuk setiap informasi.

Tidak ada aturan yang baku, tetapi gunakan petunjuk di bawah ini sebagai panduan:

1. Setiap visual dalam laporan Anda harus memiliki tujuan. Jangan hanya menambahkan bagan lingkaran atau grafik batang demi menambahkannya. Visual pilihan Anda harus memberikan kejelasan kepada pembaca yang tidak mungkin dicapai hanya dengan kata-kata. Pembuat laporan Piktochart memungkinkan Anda mencari stok gambar dan ilustrasi gratis untuk ditambahkan ke halaman mana pun dengan seret dan taruh.
2. Tambahkan keterangan, legenda, atau panah ke visual Anda jika memungkinkan. Untuk laporan yang lebih teknis, grafik dapat berupa Tabel atau Gambar. Beri nomor sesuai urutan kemunculannya (Gambar 1, Gambar 2, Tabel 1, dst.) dan beri judul deskriptif pada setiap gambar.
3. Tempatkan visual dekat dengan teks yang relevan pada halaman.
4. Dokumentasikan sumber visual, dengan mengutipnya di bagian keterangan dan referensi jika perlu.
5. Buat grafik menjadi menonjol dengan warna, garis tepi, kotak, spasi, dan bingkai.

Membuat laporan dari awal bisa memakan waktu. Kabar baiknya, Anda tidak perlu membuat laporan dari awal seperti dulu di tahun 90-an dan awal tahun 2000-an. Organisasi dengan berbagai bentuk dan ukuran kini memahami bahwa Anda juga bisa membuat laporan yang sempurna dengan bantuan template.

Sebagai contoh, Piktochart menawarkan berbagai template yang sepenuhnya dapat disesuaikan, memungkinkan Anda untuk dengan mudah menambahkan branding, warna, dan teks Anda dalam editor online. Anda dapat memvisualisasikan pernyataan tesis dan draf pertama Anda dalam waktu kurang dari satu jam. Anda juga dapat mulai menulis secara langsung di alat ini, menambahkan grafik halaman demi halaman.

Template ini berkisar dari laporan untuk presentasi sekolah hingga laporan penjualan. Dengan mengeditnya, Anda bisa membuat laporan yang terlihat profesional tanpa perlu repot memformat dan mendesain.

Berikut ini beberapa contoh template Piktochart yang telah dirancang secara profesional. Jika Anda tidak dapat memilih salah satu yang sesuai dengan format penulisan laporan dan kebutuhan Anda, buat akun Piktochart gratis untuk mendapatkan akses ke lebih banyak template.

Template laporan survei ini menyertakan visualisasi yang jelas, membuat temuan laporan Anda lebih mudah dipahami. Dari survei pelanggan hingga laporan kepuasan karyawan, template ini cukup serbaguna.

Template laporan penelitian ini sangat cocok untuk siapa saja yang ingin membuat laporan penelitian yang menyeluruh dan profesional. Template ini mencakup semua bagian yang diperlukan untuk membantu Anda dengan mudah mengatur penelitian Anda dan menyajikan temuan Anda dalam dokumen yang ringkas.

Mencari contoh template laporan perusahaan dengan daftar isi dan kata pengantar yang dapat diedit? Template ini sangat pas!

Baik saat Anda mempresentasikan kepada investor atau berbagi informasi dengan tim Anda, template laporan perusahaan ini akan membantu Anda membuat ringkasan eksekutif yang telah dipoles dan informatif untuk organisasi perusahaan mana pun.

Baik Anda melakukan studi kasus bisnis atau studi kasus akademis, template laporan studi kasus ini dapat membantu Anda mendapatkan kepercayaan pembaca. Template ini secara khusus dirancang dengan fashion sebagai tema utamanya, tetapi Anda bisa mengedit foto dan detail untuk membuatnya lebih sesuai dengan segmen Anda.

Gunakan template ini untuk membuat laporan pemasaran yang komprehensif. Template ini mencakup bagian yang dapat diedit untuk media sosial, data dari mesin pencarian, email pemasaran, dan iklan berbayar.

Dengan template laporan keuangan yang dapat disesuaikan ini, Anda tidak perlu membuat laporan keuangan dari awal. Setelah Anda menulis konten, simpan laporan Anda dalam format PDF atau PNG.

Template laporan tahunan ini adalah template yang tepat untuk membuat ringkasan eksekutif yang profesional dan informatif tentang kinerja organisasi Anda selama setahun terakhir. Template ini dirancang untuk laporan tahunan SDM, namun Anda juga dapat menggunakannya kembali untuk jenis laporan tahunan lainnya.

Sebelum Anda mengirimkan atau mempresentasikan laporan Anda, gunakan daftar periksa singkat di bawah ini untuk membantu memastikan bahwa laporan Anda terstruktur dengan baik, akurat, jelas, dan dikutip dengan benar. Yang terpenting, Anda harus memastikan bahwa laporan Anda memenuhi harapan audiens Anda dan memiliki semua informasi dan detail yang mereka butuhkan.

Tujuan dan audiens

• Apakah laporan tersebut membahas tujuannya dan memenuhi kebutuhan audiens yang dituju?

Struktur dan organisasi

• Apakah materi disusun secara tepat dalam beberapa bagian?
• Apakah detail yang tidak relevan telah dihapus?

Akurasi dan analisis

• Apakah semua materi sudah diperiksa keakuratannya?
• Apakah grafik dan tabel telah diberi label dengan jelas? Periksa juga nomor halamannya.
• Apakah data dalam grafik atau tabel telah dianalisis dan dijelaskan dengan kata-kata?
• Apakah diskusi atau kesimpulan menunjukkan bagaimana hasil penelitian berhubungan dengan tujuan yang disebutkan di bagian pendahuluan?
• Apakah hasilnya sudah dibandingkan dengan penelitian yang sudah ada dari survei literatur?

Gaya penulisan dan kejelasan

• Apakah laporan ditulis dengan nada yang diindikasikan dalam panduan gaya brand (untuk laporan perusahaan)? Apakah laporan menghindari bahasa sehari-hari atau kontraksi?
• Apakah laporan mengikuti pedoman khusus organisasi untuk gaya penulisan?
• Apakah laporan bebas dari jargon dan ditulis dengan jelas? Sudahkah Anda menerjemahkan istilah teknis ke dalam kata-kata yang lebih sederhana?
• Gunakan kalimat aktif jika Anda bisa karena ini membantu meningkatkan kejelasan. Laporan tertulis dengan kalimat pasif dapat membuatnya terdengar kurang ringkas.

Ucapan terima kasih dan kutipan

• Apakah semua ide dan data acara yang diambil atau inspirasi dari karya orang lain telah ditulis sebagai referensi?
• Apakah semua ilustrasi dan gambar yang diambil dari karya orang lain telah dikutip dengan benar?

Mengoreksi

• Apakah laporan telah dikoreksi dengan cermat untuk kesalahan pengetikan, kesalahan ejaan, dan kesalahan tata bahasa?

Menulis laporan adalah keterampilan yang harus dimiliki oleh siapa pun yang ingin berkomunikasi secara lebih efektif dalam kehidupan pribadi dan profesional mereka.

Dengan langkah-langkah yang telah kami sediakan dalam panduan ini, siapa pun dapat mempelajari cara menulis laporan yang informatif, menarik, dan komprehensif.

Selain itu, template gratis yang kami soroti, sangat berharga bagi individu yang ingin membuat laporan dengan cepat dan efisien. Hal ini juga dapat digunakan untuk mengubah laporan yang lebih panjang dan penuh dengan teks menjadi sesuatu yang lebih menarik dan mudah dicerna.

Daftar akun gratis Piktochart hari ini, dan nantikan menulis laporan dengan koleksi template laporan modern yang dapat disesuaikan.