Apa Itu Laporan Bisnis? (Contoh, Tips, dan Cara Membuatnya)

Menurut survei terbaru dari Zapier, 76% responden mengatakan bahwa mereka menghabiskan 1-3 jam sehari untuk memindahkan data dari satu tempat ke tempat lain. Selain itu, 73% pekerja menghabiskan waktu 1-3 jam hanya untuk mencari data yang relevan atau dokumen tertentu. Survey oleh TrackVia menemukan bahwa 44% pekerja menghabiskan lebih dari satu hari per minggu untuk melakukan tugas-tugas administratif seperti membuat laporan.

Untungnya, ada Aplikasi yang tersedia untuk mengotomatiskan proses pembuatan laporan dan menghasilkan laporan berkualitas tinggi secara efisien. Namun, sangat penting untuk memahami faktor-faktor kunci yang membuat laporan menjadi efektif dan membedakan laporan Anda dari yang lain, tanpa bergantung pada alat bantu Excel/PowerPoint biasa.

Apakah Anda siap untuk meningkatkan keterampilan menulis laporan Anda ke tingkat berikutnya?

Laporan bisnis adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam format terstruktur, biasanya ditulis untuk audiens atau tujuan tertentu. Laporan bisnis digunakan untuk menyampaikan data, temuan penelitian, rekomendasi, dan jenis informasi lainnya dengan cara yang jelas, ringkas, dan terorganisir.

Laporan bisnis dapat ditulis untuk berbagai jenis. Panjang dan kerumitannya dapat bervariasi, tergantung pada jenis informasi yang disajikan dan audiens yang dituju.

Anda juga bisa langsung membuat laporan bisnis dengan memilih template dan mengikuti panduan ini, atau membuat laporan menggunakanAplikasi pembuat laporan AI Kami secara gratis hari ini.

• Template Laporan Bisnis Umum
• Contoh Laporan Bisnis Khusus
• Laporan lainnya
• Apa yang membuat format laporan bisnis yang bagus?
• Apa saja lima bagian utama dari laporan bisnis?
• Bagaimana cara menyajikan laporan bisnis dengan cara yang lebih visual?
• Dan sekarang, giliran Anda!

1. Laporan kemajuan: Ini adalah laporan yang digunakan untuk melacak kemajuan proyek atau aktivitas tertentu dengan mudah, dan dapat dibagi menjadi laporan kemajuan harian, mingguan, bulanan, atau kuartalan.

2. Laporan kelayakan: Ini adalah laporan yang menilai kelayakan proyek atau inisiatif tertentu, seperti produk atau layanan baru.

3. Laporan Ringkasan Eksekutif: Laporan-laporan ini memberikan kesimpulan dari laporan yang lebih besar dalam manajemen bisnis. Laporan ini biasanya digunakan untuk memberikan gambaran singkat mengenai topik laporan kepada para pengambil keputusan.

1. Laporan keuangan: Ini adalah laporan yang menyajikan informasi keuangan, seperti neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas, digunakan untuk mengukur kinerja perusahaan.

2. Laporan tahunan: Ini adalah laporan yang memberikan gambaran umum tentang kinerja organisasi selama satu tahun, termasuk tujuan perusahaan, wawasan baru, dan pendapatan rata-rata.

3. Laporan Penjualan dan Pemasaran: Laporan ini memberikan informasi yang relevan mengenai aktivitas penjualan dan pemasaran, seperti perkiraan penjualan, gambaran umum demografi pelanggan, laporan pemasaran, dan riset pasar, yang biasanya dibuat oleh perwakilan penjualan.

4. Laporan HR: Laporan ini memberikan informasi tentang hal-hal yang berhubungan dengan karyawan, seperti perekrutan, pelatihan, dan manajemen kinerja.

5. Laporan Insiden: Laporan ini mendokumentasikan insiden di tempat kerja, seperti kecelakaan, cedera, atau pelanggaran keamanan. Hal ini dapat digunakan untuk tujuan hukum atau asuransi.
6. Laporan Lingkungan: Laporan-laporan ini menilai dampak lingkungan dari operasi perusahaan. Laporan tersebut dapat mencakup informasi tentang konsumsi energi, pengelolaan limbah, dan emisi karbon.

7. Laporan investigasi: Ini adalah laporan yang menyelidiki masalah tertentu, seperti insiden atau kecelakaan di tempat kerja.

1. Laporan akademik: Ini adalah laporan analitis yang digunakan dalam lingkungan akademis untuk menyampaikan temuan penelitian, seperti laporan laboratorium, laporan penelitian, dan studi kasus.

2. Laporan teknis: Ini adalah laporan yang mengomunikasikan informasi teknis, seperti laporan teknik, laporan ilmiah, dan laporan proyek. Laporan ini dapat berisi semua laporan penjelasan dan metode penelitian yang relevan.

Ada beberapa elemen yang bisa membuat laporan bisnis formal yang bagus, seperti:

Laporan dapat berisi banyak informasi, tetapi penting untuk tidak kehilangan gambaran yang lebih besar. Poin-poin utama laporan harus mudah diakses melalui daftar isi di bagian pendahuluan.

Tentukan tujuan dan cakupan laporan secara keseluruhan: Tentukan tujuan laporan dan informasi yang perlu dikumpulkan untuk mencapai tujuan tersebut.

Identifikasi sumber-sumber informasi: Tentukan di mana informasi penting dapat ditemukan. Sumber dapat berupa sumber primer seperti survei, wawancara, dan eksperimen, atau sumber sekunder seperti buku, artikel, dan basis data online.

Kumpulkan data historis: Kumpulkan data yang diperlukan dengan melakukan wawancara, survei, eksperimen, laporan analisis, atau cara lainnya. Pastikan untuk mencatat dan mengatur data dengan cara yang sistematis dan terorganisir.

Pengumpulan data yang relevan sering kali memakan waktu. Dalam proses ini akan lebih baik untuk berkolaborasi dan membagi tanggung jawab kepada stakeholder sehingga pengumpulan informasi bisa lebih efisien, tidak hanya menjadi tanggung jawab satu orang yang berfokus pada laporan analitis, pembagian tugas memungkinkan berbagai sudut pandang. Piktochart memiliki kemampuan untuk membantu Anda berkolaborasi dalam tim secara khusus untuk tujuan ini.

Menganalisis data: Setelah data terkumpul, lakukan analisis mendalam untuk mengidentifikasi pola, tren, dan hubungan. Gunakan alat statistik, Software, atau metode analisis lainnya untuk memahami data.

Mulailah melihat dari gambaran besar hingga ke detail-detail kecil yang ada. Ini merupakan cara yang bagus untuk menyusun kerangka laporan dan poin-poin penting yang harus dikomunikasikan dalam dokumen resmi sebelum masuk ke dalam proses penyusunan laporan.

Pisahkan analisis ke dalam beberapa halaman. Gunakan satu halaman untuk menyampaikan poin penting, hindari memasukkan terlalu banyak grafik dan angka dalam satu halaman.

Menafsirkan dan Ambil Kesimpulan: Menganalisa berdasarkan data dan memberikan kesimpulan dengan cara yang jelas dan teratur. Gunakan bagan, tabel, grafik, dan alat bantu visual lainnya untuk membantu menyampaikan informasi akurat.

Sebagai contoh, seseorang dapat membuat tulisan lebih mudah dibaca dan dipahami menggunakan poin-poin (bullet points) dan memilih untuk membuat kalimat yang singkat dan tanpa jargon. Tata letak visual dua kolom dapat membantu dalam beberapa kasus.

Laporan dapat disajikan secara digital atau melalui laporan fisik. Jika dikonsumsi secara digital, misalnya dalam satu dasbor, Anda dapat memberikan ringkasan TLDR atau kesimpulan untuk pembaca melalui email sehingga mereka tahu apa yang diharapkan.

Pilihan terbaik di sini adalah menggunakan diagram, gambar, tabel dan bagan yang membantu menyampaikan poin utama dari halaman tertentu.

Jika laporan dihosting secara online, Anda juga dapat menyertakan video atau konten audio lainnya untuk menarik minat penonton.

Meninjau dan menyelesaikan laporan: Periksa dan revisi laporan untuk memastikan bahwa laporan tersebut akurat, lengkap, dan tersusun dengan baik. Pastikan untuk mengoreksi kesalahan ejaan, kesalahan grammar, dan tanda baca.

Penting untuk mengatasi kekhawatiran yang mungkin dimiliki para pengambil keputusan tentang laporan kemajuan dan tujuan proses pengambilan keputusan. Bahasa dan nada laporan harus selalu berorientasi ke masa depan dan positif. Anda harus memberikan perhatian yang seimbang terhadap potensi tantangan dan risiko yang mungkin dihadapi, serta peluang-peluang yang dapat dimanfaatkan untuk mencapai kesuksesan

Usahakan untuk menggunakan warna dan font brand di seluruh presentasi. Sinyal-sinyal “kecil” ini memberikan kesan bahwa laporan tersebut telah dirancang secara profesional.

Laporan bisnis biasanya mencakup:

• Pendahuluan yang memberikan informasi latar belakang. Judul dan daftar isi dapat dilihat di sini. Biasanya, laporan bisnis juga menyertakan beberapa sambutan pembuka singkat dari tim leader.

• Bagian utama yang menjelaskan tentang data atau kesimpulan. Laporan bisnis dapat dipecah menjadi beberapa halaman, dan sebaiknya menyajikan satu informasi penting per halaman. Tujuannya bukan untuk mengurangi jumlah halaman, tetapi untuk membuat tulisan yang ringkas sehingga ada pesan yang kuat per halaman.

• Sertakan Kesimpulan yang merangkum poin-poin utama.

Bagian penting dari kesimpulan adalah rekomendasi untuk mengambil tindakan lebih lanjut. Sebuah laporan akan dianggap tidak lengkap jika tidak menyertakan pandangan atau rekomendasi untuk masa depan bisnis atau aktivitas yang dilaporkan.

• Lampiran

Meskipun tidak ada format khusus yang harus diikuti, Piktochart memiliki beberapa contoh laporan bisnis yang bagus untuk Anda mulai. Daftar untuk mengakses template presentasi, infografis, grafik sosial media, dan banyak lagi yang telah dirancang secara profesional.

Alat bantu visual seperti diagram lingkaran, diagram batang, dan diagram garis dapat membantu menyampaikan informasi yang kompleks dengan cara yang jelas dan ringkas.

Ada banyak jenis bagan dan diagram yang tersedia, termasuk bagan batang, bagan lingkaran, grafik garis, scatter plot, flowcharts, dan banyak lagi. Pilih jenis bagan atau diagram yang paling mewakili data yang Anda sajikan dan paling sesuai untuk audiens Anda.

Meskipun bagan dan diagram dapat berguna untuk menyajikan informasi yang rumit, namun penting untuk membuatnya tetap sederhana dan mudah dimengerti. Hindari mengacaukan bagan atau diagram Anda dengan terlalu banyak informasi, dan gunakan label dan judul yang jelas dan singkat.

Saat membuat bagan atau diagram, penting untuk menggunakan pengskalaan yang tepat untuk memastikan bahwa data terwakili secara akurat. Pastikan skala grafik atau diagram sesuai dengan nilai sebenarnya dari data yang Anda sajikan, dan hindari mendistorsi data dengan menggunakan skala yang tidak tepat.

Grafik dan diagram tidak mudah untuk ditafsirkan tanpa konteks yang tepat. Pastikan memberikan konteks data Anda dengan menyertakan penjelasan yang jelas dan singkat tentang apa yang diwakili oleh bagan atau diagram tersebut dan bagaimana hal itu terkait dengan bagian lain dari laporan.

Warna dapat menjadi sesuatu yang menarik untuk menyoroti poin utama atau menarik perhatian pada informasi penting. Namun demikian, penting untuk menggunakan warna secara hati-hati dan benar untuk menganggu fokus audiens.

Warna dapat membantu menyoroti informasi penting dan membuat laporan lebih menarik secara visual.

Meskipun warna bisa menjadi alat yang ampuh untuk menyoroti informasi penting, namun penggunaan warna yang terlalu banyak bisa sangat berlebihan dan mengganggu. Gunakan warna dengan tepat untuk menarik perhatian pada poin data utama, judul, atau elemen lain yang ingin Anda tekankan.

Ketika memilih warna, pertimbangkan target audiens dan tujuan laporan.

Tetap berpegang pada skema warna yang sesuai dengan subjek dan selaras dengan brand perusahaan. Hindari menggunakan terlalu banyak warna cerah atau berani, yang dapat mengejutkan pembaca.

Salah satu cara paling efektif untuk menggunakan warna dalam laporan bisnis adalah menciptakan kontras di antara berbagai elemen visual. Contohnya, gunakan warna yang tebal untuk judul atau subjudul agar menonjol dari teks di sekelilingnya.

Warna bisa menjadi alat yang berguna untuk mengatur informasi dan membuatnya lebih mudah untuk diperhatikan. Pertimbangkan menggunakan warna untuk membuat bagian atau kategori di dalam laporan, atau untuk membedakan jenis data yang berbeda.

Untuk menghindari kebingungan, penting untuk konsisten dalam penggunaan warna di seluruh laporan. Gunakan warna yang sama untuk jenis informasi yang sama, dan pastikan bahwa warna yang Anda gunakan konsisten dengan format in-house atau pedoman brand perusahaan.

Menggunakan layout yang konsisten di seluruh laporan yang dibagi berdasarkan judul dan subjudul dapat membantu membuatnya lebih menarik secara visual dan lebih mudah dipahami.

Format satu kolom sering digunakan karena lebih mudah dibaca dan memungkinkan aliran informasi yang lebih jelas. Hal ini juga memungkinkan penggunaan font yang lebih besar dan lebih banyak ruang putih, yang dapat membantu meningkatkan keterbacaan.

Dalam beberapa pengecualian, beberapa laporan dapat menggunakan layout multi-kolom, biasanya dengan dua kolom, jika berisi sejumlah besar data atau jika laporan dimaksudkan untuk dibaca pada perangkat digital, seperti tablet atau layar komputer. Format multi-kolom dapat membantu meningkatkan pengaturan data dan memudahkan untuk membandingkan informasi di berbagai bagian.

Jangan menjejalkan terlalu banyak informasi dalam satu halaman. Berikut ini beberapa tips bermanfaat lainnya tentang bahasa yang dapat Anda gunakan untuk laporan bisnis.

Kalimat aktif membuat tulisan Anda lebih jelas dan ringkas, serta dapat membantu Anda mengkomunikasikan ide dengan lebih efektif.

Misalnya, alih-alih menulis “Laporan tersebut telah dianalisis,” tulislah “Kami telah menganalisis laporan tersebut.”

Meskipun beberapa bahasa teknis mungkin diperlukan, hindari penggunaan jargon atau istilah teknis yang mungkin tidak dikenal oleh pembaca Anda. Jika Anda harus menggunakan istilah teknis, berikan definisi atau penjelasan yang jelas.

Hindari kalimat yang panjang dan berbelit-belit yang sulit dipahami. Sebaliknya, gunakan kalimat sederhana dan tegas yang mengkomunikasikan ide Anda dengan jelas.

Sampaikan informasi dengan singkat dan padat sehingga pembaca dapat memahami inti pesan dengan cepat dan jelas. Sebuah kalimat tidak boleh terdiri dari lebih dari 20-30 kata (kecuali jika Anda menulis laporan teknis atau akademis).

Panjang rata-rata laporan tahunan adalah 10.000 kata (50 halaman) untuk perusahaan kecil dan 50.000 (150 halaman+) kata untuk perusahaan. Biasanya, tidak semua halaman berisi teks, karena beberapa halaman mungkin melampirkan lebih banyak bagan/tabel.

Gunakan poin-poin, tabel, dan grafik untuk membantu menyampaikan ide Anda secara singkat.

Gaya penulisan laporan Anda harus profesional dan objektif. Hindari menggunakan gaya bahasa yang emosional atau bahasa yang terlalu informal.

Sebagai contoh, “Saya sangat senang mengumumkan bahwa produk baru kami akan mengguncang competitor! Produk ini benar-benar luar biasa dan pelanggan akan menyukainya.”

Kalimat ini menggunakan bahasa informal (“sangat bersemangat”) dan bahasa yang penuh emosi (“menghebohkan kompetitor”, “benar-benar menakjubkan”, “pelanggan akan menyukainya”) yang mungkin tidak sesuai untuk laporan bisnis.

Pada akhirnya, bahasa yang Anda gunakan dalam laporan bisnis harus disesuaikan dengan audiens Anda dan tujuan dari laporan bisnis yang paling profesional itu sendiri. Pertimbangkan siapa yang akan membaca laporan bisnis formal dan informasi apa yang perlu mereka ketahui, dan sesuaikan gaya penulisan Anda.

Untuk informasi lebih lanjut, Anda dapat melihat panduan step by step untuk membuat contoh laporan bisnis Anda. Anda juga dapat menelusuri galeri template kami dan memilih template untuk memulai pembuatan laporan.

CTA: Lihat galeri template laporan bisnis Piktochart untuk membantu Anda memulai! http://pikto.wpstaging.uk/templates/reports/