Laporan Kemajuan: Cara Menulis, Menyusun, dan Membuat Kemajuan Proyek Menjadi Menarik Secara Visual

Bayangkan ini: Beberapa hari atau minggu setelah proyek selesai, atasan Anda meminta laporan kemajuan.

Tergantung dari pengalaman Anda dalam menulis laporan kemajuan, Anda mungkin akan merespons dengan kesiapan, kecemasan, atau kebingungan. Di mana Anda harus memulai? Bagaimana Anda tahu bahwa Anda telah membuat laporan akhir yang memuaskan atau bahkan menakjubkan? Jangan khawatir-tim ahli di Piktochart siap membantu Anda.

Dalam panduan pelaporan kemajuan ini, kami tidak hanya akan memberi Anda tips terbaik tentang cara menulis laporan yang sukses, tetapi juga memberi Anda template laporan kemajuan dan daftar periksa untuk membuat Anda tetap fokus pada hal-hal yang penting.

Tentu saja, kita mulai dengan pertanyaan yang sangat penting yang mungkin dimiliki oleh siapa pun, mulai dari pemula hingga profesional yang sudah berpengalaman: “Apa yang dimaksud dengan laporan kemajuan?”

• Apa yang dimaksud dengan laporan kemajuan?
• Mengapa laporan kemajuan penting?
• Cara menulis laporan kemajuan
• Bagaimana menyusun laporan kemajuan
• Template laporan kemajuan gratis yang dapat Anda edit langsung
• Daftar periksa laporan kemajuan

Jika Anda lebih suka menonton daripada membaca, silakan lihat ringkasan video dari artikel blog ini:

Laporan kemajuan persis seperti namanya-dokumen yang menggunakan bahasa sederhana dan lugas yang menjelaskan secara rinci apa yang telah dicapai dan apa yang diperlukan untuk penyelesaian proyek. Pada dasarnya dokumen ini adalah pembaruan status sebelum laporan akhir, yang menguraikan tugas-tugas yang telah diselesaikan oleh anggota tim, manajer proyek, atau tim, bersama dengan hal lain yang perlu dilakukan.

Apakah Anda perlu menyediakan laporan kemajuan harian atau bahkan laporan kemajuan triwulanan, laporan ini merangkum kegiatan yang telah Anda lakukan, tugas yang telah Anda selesaikan, dan pencapaian yang telah Anda capai sehubungan dengan rencana proyek Anda.

Tergantung pada ruang lingkup dan kompleksitas proyek, Anda mungkin perlu memberikan laporan kemajuan mingguan atau bulanan atau untuk setiap 25% pencapaian proyek.

Dalam hal audiens, A Laporan kemajuan biasanya ditulis untuk supervisor, kolega, atau klien. Laporan kemajuan dapat ditulis dari sudut pandang satu orang maupun seluruh tim atau departemen.

Sepanjang karier Anda, kemungkinan besar Anda akan membuat lebih banyak laporan daripada yang bisa Anda hitung (tantangan untuk Anda: hitung dan temukan berapa banyak sumber daya yang Anda gunakan!)

Mungkin Anda menghabiskan lebih banyak waktu untuk mengolah data dan memasukkan angka-angka ke dalam grafik daripada bekerja.

Kami juga memanfaatkan kecemerlangan Kevan Lee dari Buffer dalam pengalaman konten interaktif ini untuk membantu Anda dengan proyek laporan kemajuan Anda.

Langsung saja masuk ke sini, dan pelajari beberapa kiat pelaporan dari Kevan.

Kadang-kadang mungkin terasa seperti menulis tentang kemajuan Anda secara detail adalah berlebihan, terutama ketika Anda telah secara teratur berkomunikasi dengan supervisor, rekan tim, dan klien Anda selama proyek berlangsung. Seperti halnya manajer proyek lainnya, Anda mungkin berpikir bahwa ada hal yang lebih penting untuk dikerjakan.

Tetapi jenis laporan profesional ini sebenarnya cukup berguna untuk beberapa alasan.

Setiap orang yang menerima salinan laporan akan mengetahui apa yang telah dicapai dan apa yang masih tersisa. Hal ini mencegah kebingungan tentang apa yang telah atau belum dilakukan. Selain itu, ini memberikan bukti dan data tentang proyek yang bersangkutan yang dapat dikutip dan menjadi sumber jika dan ketika muncul pertanyaan di masa depan.

Hal ini sangat penting terutama ketika tim atau departemen yang berbeda bekerja bersama. Mengetahui apa yang diprioritaskan oleh tim lain membantu mencegah bekerja secara terpisah-pisah dan juga mengurangi redundansi tugas. Selain itu, pelaporan kemajuan membantu tim mengidentifikasi area-area di mana mereka dapat menawarkan bantuan atau berkolaborasi dengan pihak lain.

Ketika tim dapat melacak kemajuan di mana tim lain berada dalam timeline proyek, manajer proyek mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang status saat ini. Mereka bisa menugaskan ulang sumber daya untuk memastikan semua orang berada di jalur yang tepat untuk mencapai tenggat waktu proyek saat ini, yang bisa jadi rumit jika Anda mengelola tim jarak jauh.

Ketika Anda mengirimkan laporan, Anda telah mencatat bahwa Anda telah menyelesaikan suatu tugas atau menjelaskan mengapa hasil yang Anda peroleh berbeda dari yang diharapkan. Setelah dokumen diterima, dokumen tersebut menjadi bagian dari dokumentasi resmi proyek.

Jadi, untuk berjaga-jaga jika ada orang yang menuduh Anda di kemudian hari karena gagal menyelesaikan tugas atau tidak melaporkan masalah, Anda bisa menunjukkan laporan kemajuan sebagai bukti bahwa Anda telah melakukannya.

Di sisi lain, jika proyek Anda dinominasikan untuk sebuah penghargaan, Anda bisa yakin bahwa para validator akan datang mencari dokumen yang menjelaskan bagaimana keseluruhan proyek tersebut dapat diselesaikan.

Lain kali Anda merencanakan sebuah proyek, tim Anda dapat memeriksa dokumen, termasuk laporan kemajuan, dari proyek-proyek sebelumnya untuk mengetahui apa yang dilakukan dengan benar, apa yang salah, dan apa yang dapat ditingkatkan.

Laporan-laporan sebelumnya dapat menjelaskan masalah-masalah sistemik, celah, dan penyebab keterlambatan atau kegagalan – baik internal maupun eksternal – yang harus dihindari atau diselesaikan.

Ketika supervisor mengetahui tugas apa saja yang telah diselesaikan, ia dapat fokus memantau kemajuan menuju tahap proyek selanjutnya.

Ketika sebuah laporan menunjukkan bahwa telah terjadi keterlambatan, supervisor dapat menyelidiki masalah yang menghambat kemajuan dan mengambil langkah-langkah untuk mencegah hal tersebut terjadi lagi di masa depan.

Supervisor juga dapat menyesuaikan jadwal proyek jika benar-benar diperlukan atau menginstruksikan tim untuk bekerja dua kali lipat.

Pada akhirnya, semua wawasan berharga dari dokumentasi proyek dapat meningkatkan peluang keberhasilan untuk proyek-proyek di masa depan.

Berikut adalah contoh format laporan kemajuan:

Pernahkah Anda mendapati diri Anda terjebak mengetuk pena atau menatap kursor yang berkedip-kedip, tidak dapat mulai menulis?

Kebuntuan dalam menulis sering terjadi ketika membuat laporan kemajuan, terutama bagi mereka yang pekerjaannya tidak biasanya melibatkan penyusunan dokumen panjang atau pembuatan laporan formal

Salah satu alasan mengapa orang mungkin merasa sulit untuk menulis laporan ini adalah karena mereka berpikir bahwa mereka bukan ‘penulis’. Namun, ini hanyalah pola pikir yang negatif.

Laporan tidak memerlukan bahasa yang rumit-bahkan, semakin sederhana, semakin baik.

Berikut ini beberapa tips menulis laporan kemajuan:

Sebelum Anda mulai mengkhawatirkan frekuensi pelaporan Anda dan apakah Anda harus memberikan laporan bulanan atau laporan mingguan, ambil langkah mundur dan fokuslah pada tujuan laporan itu sendiri.

Pada dasarnya, proses pelaporan adalah tentang tanya jawab; Anda menjawab pertanyaan-pertanyaan penting mengenai kemajuan yang telah dicapai Bayangkan manajer Anda, rekan kerja Anda, atau klien mengajukan pertanyaan paling penting kepada Anda, dan Anda hanya memberikan jawaban atas status proyek.

Sebagai contoh, misalkan Anda sedang mengorganisir pameran akhir pekan dengan stan makanan dan musik, dan Anda ditugaskan untuk mengelola stan makanan

Rencana proyek mungkin mengharuskan Anda untuk mendapatkan letter of intent (LOI) dari setidaknya 10 bisnis pada akhir bulan pertama.

Laporan kemajuan Anda akan mencakup daftar perusahaan atau pengusaha yang telah mengirimkan Surat Minat (LOI). Di dalamnya, Anda akan menjelaskan tentang bisnis mereka dan apa yang mereka rencanakan untuk stan makanan mereka. Jika Anda sedang dalam pembicaraan dengan bisnis lain yang belum mengirimkan Surat Minat (LOI), Anda bisa memasukkan informasi tersebut dan menjelaskan kapan mereka diharapkan akan mengirimkan surat mereka.

Di sisi lain, jika Anda belum mencapai target yang ditetapkan, Anda perlu menjelaskan alasannya. Namun, Anda juga harus menceritakan upaya yang telah Anda lakukan dan waktu yang diharapkan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Ini bukan berarti Anda tidak bisa menggunakan jargon teknis.

Misalnya, jika Anda berada dalam bisnis konstruksi, Anda tidak perlu menghindari penggunaan istilah-istilah seperti “tender” atau “variasi” atau “manajemen risiko.”

Namun sebaliknya, bicaralah dengan jelas. Gunakan bahasa yang jelas dan ringkas.

Salah satu kesalahpahaman dalam penulisan bisnis adalah anggapan bahwa kerumitan akan membuat kesan yang baik. Sebenarnya, hal ini hanya menyebabkan kebingungan. Faktanya adalah, kemampuan untuk berbicara secara jelas tentang subjek Anda menunjukkan bahwa Anda memahami materi pelajaran Anda luar dalam.

Jika kita harus mengulang kalimat tersebut untuk mempertahankan kata kerja, kita akan menulis, “mengubah kata kerja menjadi kata benda.” Kedengarannya lebih sederhana dan langsung ke intinya.

Terkadang, Anda tidak dapat menghindari penggunaan kalimat pasif dalam dokumen formal yang melarang sudut pandang orang pertama. Namun, jika dilakukan dengan baik, hal ini akan membantu membuat laporan kemajuan Anda lebih mudah dipahami.

Kembali ke contoh stan makanan, sebuah kalimat pasif akan terbaca: “Penelitian tentang calon penyedia stan makanan telah dilakukan”.

Untuk membuat kalimat tersebut aktif, berikan pelaku (yang dalam kasus ini adalah tim), seperti: “Tim melakukan penelitian tentang calon penyedia stan makanan”.

Sebuah studi yang diterbitkan dalam Journal of Cognitive Neuroscience menemukan bahwa ketika Anda menggunakan kata-kata konkret, Anda cenderung melibatkan bagian kiri dan kanan otak, sementara bagian kanan cenderung tidak terstimulasi oleh kata-kata abstrak.

Meskipun para juri masih berdebat tentang bagaimana makna kata direpresentasikan dalam pikiran, kita bisa sepakat bahwa frasa “suara riang” tidak menggugah imajinasi sebanyak “denting lonceng”.

“Hari yang panas” tidak mengaktifkan citra visual seperti halnya “es loli yang meleleh”. Apabila pikiran pembaca dirangsang oleh kata-kata, maka pikirannya cenderung tidak akan melayang.

Melanjutkan contoh sebelumnya, “melakukan penelitian tentang calon penyedia stan makanan” tidak menimbulkan citra visual. Sementara itu, “membuat daftar 50 calon penyedia stan makanan” lebih konkret, terutama jika Anda menambahkan detail tentang item makanan apa yang mungkin dijual.

Hal ini tergantung pada siapa yang akan membaca laporan kemajuan Anda, dan jika Anda menggunakan jargon yang sangat khusus yang hanya diketahui oleh anggota tim Anda.

Misalnya, dalam laporan yang ditulis oleh tim konstruksi yang ditujukan kepada manajer proyek, jargon konstruksi dapat digunakan karena penerima laporan jelas memahaminya.

Jangan menganggap setiap orang yang membaca laporan akan memahami semua singkatan yang Anda gunakan tanpa Anda menjelaskannya terlebih dahulu.

Sebagai contoh, dalam pekerjaan konstruksi, SWMS sebaiknya pertama kali dijelaskan sebagai “safe work method statement” atau “pernyataan metode kerja aman”. “Pre-starts” sebaiknya dijelaskan sebagai “pre-start checks” atau “pemeriksaan sebelum memulai”.

Dalam laporan Anda, itu akan ditulis seperti ini: “safe work method statement (SWMS)”, kemudian semua referensi berikutnya bisa menggunakan singkatan SWMS saja.

Hindari memberikan pendapat, kecuali jika itu adalah bagian dari proyek.

Misalnya, tugas Anda mungkin menganalisis data dan memberikan interpretasi serta prediksi. Dalam hal ini, Anda dapat menawarkan spekulasi dan sudut pandang Anda, selama Anda memiliki bukti untuk mendukung Anda.

Hindari menuliskan rangkaian angka yang panjang dalam sebuah kalimat. Cobalah menggunakan berbagai jenis grafik, tabel, atau bagan, terutama ketika berhadapan dengan serangkaian angka.

Di Piktochart, kami memiliki banyak template laporan kemajuan, dan laporan kemajuan perekrutan di bawah ini adalah contoh yang bagus.

Saat menggunakan grafik atau bagan, cobalah beberapa jenis untuk menentukan mana yang paling baik menyajikan data Anda. Anda dapat menggunakan grafik batang, diagram lingkaran, grafik garis, atau bahkan Scatter plot. Namun, ketika melakukannya, luangkan waktu untuk membedakan kumpulan data yang berbeda dari yang lain dengan menggunakan label dan warna.

Jangan khawatir jika hal ini terdengar menakutkan-ada banyak perangkat lunak yang dapat membantu Anda memvisualisasikan data termasuk contoh yang paling dasar, MS Excel dan Numbers untuk Mac.

Anda mungkin masih bertanya-tanya tentang proses yang tepat untuk menulis laporan kemajuan.

Berbekal semua tips praktis ini, bagaimana Anda menyusun laporannya?

Pertama, ini tergantung pada jenis laporan, serta pembaca yang dituju. Laporan kemajuan dapat ditulis secara harian, mingguan, atau bulanan. Ini dapat ditulis untuk individu atau tim.

Seperti yang akan Anda lihat pada contoh di bawah ini, bagian utama dari laporan kemajuan adalah:

Bagian ini memberikan gambaran umum tentang isi laporan kemajuan. Sebaiknya tuliskan bagian ini setelah Anda menyelesaikan semua bagian lain dari laporan. Dengan begitu, Anda akan dapat memberikan ringkasan yang akurat.

Buatlah singkat dan sederhana. Satu atau dua paragraf sudah cukup.

Angka dan detail adalah teman Anda, terutama saat menulis bagian ini dari laporan kemajuan. Pencapaian yang Anda tulis harus sesuai dengan tujuan Anda.

Apa tujuan Anda untuk periode yang dicapai oleh laporan tersebut?

Ini bisa berupa target untuk hari, minggu, bulan, atau kuartal. Di sisi lain, ini juga bisa menjadi tujuan tim.

Jadilah spesifik dan jelas saat menuliskan tujuan Sebagai contoh:

Hindari memberikan informasi yang terlalu rinci. Semakin sederhana bagian ini, semakin mudah bagi para pemangku kepentingan dan tim proyek untuk melihat prioritas proyek.

Jelaskan situasi apa saja, jika ada, yang menghalangi Anda untuk mencapai tujuan, atau mungkin menghambat kemajuan proyek.

Namun, jangan berhenti sampai di situ. Bersikaplah proaktif dan berikan rencana aksi dan jadwal untuk menyelesaikan hambatan. Sertakan rincian, seperti dana, bahan, dan sumber daya manusia yang mungkin Anda perlukan untuk mengimplementasikan solusi tersebut.

Untuk memandu Anda dengan lebih baik, berikut ini adalah contoh template laporan kemajuan yang menarik secara visual dan mudah dibaca.

A Laporan kemajuan harian termasuk tujuan Anda untuk hari itu, serta pencapaian Anda pada hari sebelumnya. Hal ini juga menjelaskan tantangan yang dihadapi dalam melaksanakan tugas dan mencapai tujuan.

Bagian lain di bawah laporan harian adalah ‘pelajaran yang dapat dipetik’. Hal ini harus terkait langsung dengan tugas dan tantangan hari itu, serta pencapaian hari sebelumnya.

Laporan kemajuan mingguan memberikan rincian minggu demi minggu tentang apa yang telah dicapai dan tugas apa yang masih harus diselesaikan.

Sama seperti laporan harian, laporan kemajuan mingguan dapat mencakup tantangan dan pelajaran yang didapat. Contohnya disertakan dalam template di bawah ini.

Untuk mendapatkan gambaran yang lebih baik mengenai hal ini, mari kita kembali ke contoh peristiwa:

• Banyak vendor potensial yang menghadiri konvensi industri selama seminggu; tidak bisa mengatur pertemuan.
• Calon vendor tidak membaca seluruh email.

• Pertimbangkan kegiatan industri saat merencanakan jadwal untuk menghubungi klien.
• Email perkenalan harus singkat dan memiliki format yang mudah dibaca

Laporan bulanan adalah hal yang penting untuk proyek dengan durasi yang lebih panjang. Laporan ini dapat memberikan data bulanan dan triwulanan tentang kemajuan proyek.

Laporan kemajuan tim memberikan informasi mengenai pencapaian tim dan individu serta status kemajuan.

Nah, yang satu ini lebih rumit, karena melibatkan beberapa orang yang mungkin mengerjakan tugas yang berbeda.

Tidak cukup hanya dengan membiarkan satu orang saja yang membuat laporan. Tentu saja, satu orang bisa melakukan pengetikan, tetapi semua orang harus memberikan masukan dan pendapat.

Salah satu cara untuk mencatat masukan dari anggota tim yang berbeda adalah dengan mengamati perubahan yang mereka buat.

Untuk melakukan ini, cukup aktifkan pelacakan perubahan pada dokumen Word, atau pada Pages untuk pengguna Mac

Saat mengerjakan alat bantu kolaboratif seperti Google Dokumen klik ikon pensil di bagian kanan atas jendela, dan pilih ‘Edits become suggestions’ pada menu dropdown. Seperti inilah penampakannya:

Di sisi lain, anggota tim dapat menaruh komentar atau pertanyaan. Sekali lagi, Anda dapat melakukannya dengan mudah pada dokumen Word, serta pada perangkat lunak yang memungkinkan Anda mengomentari dokumen yang dibagikan, seperti Google Docs dan Piktochart.

Seperti inilah tampilannya di Piktochart (pelajari lebih lanjut tentang fitur ini di panduan kami untuk komentar beranotasi untuk tim):

Berikut ini salah satu contoh dari sekian banyak template laporan proyek tim Piktochart.

Satu hal terakhir… Anda akhirnya selesai mengetik laporan Anda-bernafas lega, tetapi jangan menekan ‘kirim’ dulu.

Periksa ke sana. setidaknya satu kali (lebih baik melakukannya lebih dari satu kali, terutama jika itu adalah laporan tim). Baca ulang artikel, edit konten sesuai kebutuhan, lalu minta rekan satu tim untuk mengoreksi dengan pandangan yang baru.