Hoe maak je een jaarverslag in 2024?

Jaarverslagen helpen je bij het samenvatten en beoordelen van de prestaties van je bedrijf aan het einde van een boekjaar. Als je een beursgenoteerd bedrijf bent, ben je wettelijk verplicht om er een te publiceren. Veel kleinere rapporterende bedrijven hebben ook bestuurders die ervoor kiezen om een jaarverslag op te stellen met een gedetailleerd overzicht van de activiteiten van hun bedrijf, ook al is er geen wettelijke verplichting om dit te doen.

Dat komt omdat jaarverslagen nuttig zijn om een meer gedetailleerde versie van je prestaties en uitdagingen intern te delen met andere bestuurders en aandeelhouders. Extern zijn ze nuttig voor huidige en potentiële investeerders, werknemers, het publiek, de media en iedereen die geïnteresseerd is in je bedrijfsentiteit en activiteiten.

Naast het officieel beschrijven van de financiële positie van het bedrijf, de activiteiten en recente bedrijfsactiviteiten, zijn jaarverslagen een geweldige manier om je merkidentiteit te documenteren en te communiceren. Intern helpen ze je de situatie te beoordelen en plannen te maken voor de toekomst.

In deze gids voor 2024 laten we je zien hoe je een jaarverslag maakt dat aan alle eisen voldoet en dat een geschikte showcase is voor je bedrijf.

Hoewel het belangrijk is om de basisprincipes te kennen voor het maken van jaarverslagen en te weten wat erin moet staan, kan en moet het document meer zijn dan een kaal geheel. Als je je jaarverslagen aantrekkelijker kunt maken, zullen ze investeerders inspireren en werknemers trots maken om voor je bedrijf te werken.

Succesvolle jaarverslagen dienen voor de meeste openbare bedrijven ook als marketinginstrument om potentiële klanten te laten zien dat de bedrijven het goed doen en zich inzetten voor verdere verbetering. Omdat jaarverslagen door rapporterende bedrijven worden gedeeld met een diverse groep mensen, moeten ze toegankelijk en verhaalgedreven zijn met veel visuals.

Jaarverslagen zijn qua vorm en inhoud afhankelijk van het type en de grootte van de rapporterende bedrijven, hun diensten en hun omzet. Maar het is essentieel dat je een duidelijk, goed geschreven document maakt dat gemakkelijk te begrijpen is voor iedereen, van bestuurders tot aandeelhouders. Dit helpt ook als je een presentatie moet geven tijdens jaarvergaderingen of deze naar relevante partijen moet sturen.

Jaarverslagen hebben een indrukwekkend voorblad en een inhoudsopgave nodig om mensen te helpen navigeren. Ze beginnen vaak met een brief van de voorzitter, directeuren, eigenaar of CEO aan je aandeelhouders.

Nu we de basisprincipes van het maken van een jaarverslag hebben behandeld, volgen hier enkele andere tips om het te verbeteren.

De mensen die je rapport lezen, hebben achtergrondinformatie nodig over je activiteiten en het bedrijf als geheel. Deze samenvatting is een recapitulatie voor bestaande belanghebbenden, maar dient ook als introductie voor degenen die meer willen weten over het bedrijf en zijn diensten.

Schets om te beginnen de visie en missie van je bedrijf. Voeg vervolgens een corporate governance-sectie toe met details over je directeuren, functionarissen en belangrijke medewerkers, zoals afdelingshoofden en teamleiders. Vermeld de adressen van je geregistreerde en bedrijfsactiviteiten en geef een profiel van je huidige investeerders.

Vergeet niet om hier basisinformatie op te nemen zoals uw telefoonnummer en het huidige e-mailadres van uw entiteit.

Daarnaast geef je een korte beschrijving van je producten en diensten, inclusief de producten en diensten die de meeste omzet en winst genereren, om de financiële prestaties van je bedrijf te laten zien. Wat algemene informatie over de activiteiten van je bedrijf en de sector is ook nuttig, evenals een profiel van je bedrijfsentiteit en belangrijkste concurrenten.

Bonustip: Vermeld kansen en risicofactoren in het komende jaar, want zulke details zullen het vertrouwen van je publiek vergroten.

Houd dit gedeelte kort en bondig, en zet de toon voor de rest van het jaarverslag. Over het algemeen moet het jaarverslag een strak ontwerp zijn, met de nadruk op leesbaarheid, eenvoudige taal zonder jargon, opsommingstekens en afbeeldingen om je verslag op te breken.

Aangezien een van de belangrijkste doelen van het rapport is om financiering van investeerders aan te moedigen, zijn financiële overzichten een essentieel onderdeel van het rapport. Het opnemen van de financiële toestand van je bedrijf bewijst dat je bedrijf transparantie en verantwoording nastreeft.

Hier kun je een rapport laten zien van hoe je bedrijf inkomsten genereert en winst maakt, terwijl je de uitgaven tot een minimum beperkt en schulden op tijd kunt afbetalen. Je kunt ook aantonen dat je over nauwkeurige financiële overzichten en actuele informatie over je activiteiten beschikt. Deze financiële overzichten en rapporten zijn nuttig voor het plannen van het volgende financiële jaar.

Neem het volgende op in financiële overzichten:

• Een winst-en-verliesrekening (inkomsten en uitgaven in het normale verloop, plus investeringen en veranderingen in financiële verplichtingen)
• Een kasstroomoverzicht (het geld dat binnenkwam en wegging gedurende het jaar)
• Een balans (activa en passiva; een momentopname van je financiële positie)
• Een verklaring aan de aandeelhouders (inclusief de marktprijs van de aandelen van het bedrijf en de uitgekeerde dividenden).

Het is belangrijk om veel kleurrijke visuals en infographics te gebruiken, zoals grafieken en diagrammen, om het begrip en de betrokkenheid van de lezers te bevorderen. Als je het jaarverslag online publiceert, kun je deze visuals interactief maken. Voor elke verklaring die je indient, heb je extra aantekeningen nodig om de feiten en cijfers te verduidelijken.

Vermeld bijvoorbeeld je waarderingsgrondslagen, leg de posten in je balans en resultatenrekening uit en voeg disclaimers toe over verwachte inkomsten en uitgaven. Je financiële overzichten moeten professioneel zijn gecontroleerd voordat ze in het openbaar worden gepresenteerd aan directeuren, aandeelhouders of financiële instellingen. Voeg ook eventuele opmerkingen van de accountants over de financiële overzichten toe.

In het volgende deel van het jaarverslag (dat in de financiële wereld ook wel een “management bespreking en analyse” wordt genoemd) kun je dieper ingaan op de operationele en financiële prestaties van je bedrijf. Gebruik je financiële overzichten als leidraad voor het rapporteren en analyseren van je winstmarges, verkopen en de mate waarin je winst en inkomsten groeien.

Dit is ook de plek om de activiteiten van je bedrijf te bekijken en te rapporteren, zoals nieuwe aanwervingen, grote contracten, overnames en fusies. Beschrijf je onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten voor producten of diensten die je vorig jaar hebt gelanceerd. Vermeld alle nieuwe faciliteiten waarin je hebt geïnvesteerd en meld alle buitengewone gebeurtenissen. Vermeld details over risicobeoordelingen en toekomstperspectieven.

Zorg er daarnaast voor dat alle relevante financiële transacties die verband houden met deze activiteiten nauwkeurig worden vastgelegd in je facturatiesysteem voor de juiste documentatie en analyse.

Om dit deel van het jaarverslag te voltooien, moet je informatie verzamelen over de activiteiten van alle teams en afdelingen. Als je een ERP-systeem hebt, moet het snel en gemakkelijk zijn om betrouwbare rapporten te vinden met betrekking tot al je processen en activiteiten. Je kunt deze operationele rapporten ook gebruiken als inzichten voor toekomstige planning en om gebieden te markeren die voor verbetering vatbaar zijn.

Dit overzicht moet het verhalende thema van je rapport voortzetten en essentiële vragen over je activiteiten beantwoorden, maar beknopt blijven. Als een lezer meer informatie wil, kun je die altijd in een meer gedetailleerde versie en vorm geven. Je zou kunnen beginnen met opsommingstekens en deze dan uitbreiden, en vetgedrukte letters en kleurenpanelen gebruiken om belangrijke punten te benadrukken.

Zoals eerder gezegd gaat je jaarverslag over eerlijkheid en transparantie. In plaats van jezelf op de borst te kloppen, moet je een eerlijk en onbevooroordeeld beeld schetsen van de prestaties en de toestand van je bedrijf in het afgelopen jaar. Dat betekent dat je alle zwakke punten of problemen van het bedrijf moet herkennen.

Als het een moeilijk jaar is geweest voor het bedrijf, wees daar dan eerlijk over. Leg uit wat er is gebeurd en rapporteer hoe je deze problemen hebt beperkt of opgelost. Je moet ook alle uitdagingen melden waarmee je te maken krijgt als het nieuwe boekjaar begint, of de invloedsfactoren nu intern of extern zijn.

Bijvoorbeeld, moet je uitzoeken hoe je kunt voldoen aan nieuwe wetten of regels? Ben je bezig met een nieuw softwaresysteem of een hybride werkmodel? Is er een nieuwe beveiligingswaarschuwing op de markt? En nog belangrijker, welke strategieën heb je geïmplementeerd om deze uitdagingen aan te gaan en je doelen te bereiken?

De meeste beursgenoteerde bedrijven kiezen ervoor om hun uitdagingen op te nemen in de vorm van een brief aan hun gekozen bestuurders en aandeelhouders aan het begin van het jaarverslag. Het is echter beter om een apart gedeelte te hebben waar je een rapport met meer volledige details kunt indienen. Dit geeft het jaarverslag authenticiteit. Ook hier kun je datavisualisatie gebruiken om het rapport aantrekkelijker te maken.

Klanten verwachten tegenwoordig dat merken hun ethische en sociale verantwoordelijkheden serieus nemen, dus het is belangrijk om in je jaarverslag te laten zien wat je bedrijf op dit gebied kan. Dit zal ook de reputatie van je bedrijf verbeteren bij bestuurders, investeerders, werknemers en toekomstige sollicitanten.

Als je aan het begin van je reis staat, is het prima om toe te geven dat je nog meer kunt doen, zolang je maar uitlegt hoe je bedrijf voortdurend werkt aan verbetering. Wanneer je jaarlijkse vergaderingen houdt, zou je dit kunnen rapporteren als een visuele tijdlijn van je voortgang, inclusief belangrijke mijlpalen.

Binnen het bedrijf zelf kun je zien dat rapporterende bedrijven zich hebben gecommitteerd aan initiatieven in de vorm van diversiteit op de werkplek, persoonlijke ontwikkeling en welzijn van werknemers. Sommige bedrijven bieden flexibele werkpraktijken voor een beter evenwicht tussen werk en privé. Geef details over deze programma’s en de activiteiten van het bedrijf en schets je doelen voor het komende jaar.

Vertel de lezers in je jaarverslag over je vooruitgang op het gebied van milieuduurzaamheid. Misschien ben je overgestapt op milieuvriendelijke verpakkingen of een papierloos kantoor, vergader je via videoconferentie in plaats van lange afstanden af te leggen of ben je begonnen met het serveren van plantaardig voedsel in je lunchroom. Gebruik grafieken om de vermindering van je koolstofvoetafdruk te illustreren.

Vermeld ook welke goede doelen je steunt en welke activiteiten je ontplooit voor goede doelen en de gemeenschap. Bijvoorbeeld je kunt geld inzamelen voor een bepaald goed doel, een lokaal evenement sponsoren of samenwerken met scholen voor stageplaatsen en open loopbaandagen.

De meeste naamloze en besloten vennootschappen hebben dit in hun jaarverslag opgenomen om het vertrouwen van het publiek in de bedrijven te vergroten.

Tot slot is het tijd om je prestaties van het afgelopen jaar te presenteren. Dit deel van het jaarverslag kan enigszins overlappen met de hoofdstukken over activiteiten, financiële prestaties en verantwoord ondernemen, maar dat is niet erg – vooral niet als je de informatie beknopt en boeiend houdt.

Leg uit hoe je de doelen en targets hebt gehaald die je het afgelopen jaar hebt gesteld, zoals het verbeteren van de omzet met een bepaald bedrag, het verhogen van het websiteverkeer of het verlagen van het klantverloop. Misschien heb je een aantal getalenteerde nieuwe medewerkers aangenomen of heb je de productiviteit verhoogd met geautomatiseerde tools.

Gebruik je ERP-cloudsysteem om toegang te krijgen tot gegevens van al je afdelingen om een goed afgerond rapport te geven over je prestaties en te benadrukken waar je geslaagd bent. In plaats van een sectie die volledig uit tekst bestaat, kun je gekleurde panelen of een grafiek met een tijdlijn gebruiken om je belangrijkste prestaties te benadrukken.

Neem ook foto’s en korte beschrijvingen van belangrijke projecten op in het jaarverslag. Als het bedrijf is uitgebreid naar nieuwe regio’s, overweeg dan het gebruik van een kaart. Je kunt ook screenshots van klantbeoordelingen en getuigenissen van websites van bedrijven of mediaberichten over de activiteiten van je bedrijf toevoegen.

Rapporteer de impact die deze prestaties hebben gehad op de financiële positie van het bedrijf en koppel ze aan de oorspronkelijke missie van je bedrijf. Je kunt ook positieve voorspellingen en voorspellingen voor het komende jaar toevoegen, gebaseerd op je succes tot nu toe.

Vergeet niet dat je jaarverslag bedoeld is om je bedrijf eerlijk te portretteren. Net zoals je je zwakke punten niet moet verbergen, is het belangrijk dat je je prestaties niet overdrijft. Wees nederig en laat de feiten voor zichzelf spreken.

Het samenstellen van een jaarverslag is geen snelle of eenvoudige taak. Het is een teamprestatie die de samenwerking van meerdere afdelingen vereist. De informatie moet accuraat zijn, vooral je financiële overzichten, en het rapport moet een positieve indruk geven van de activiteiten van je bedrijf.

Zorg er dus voor dat je je jaarverslag niet tot het laatste moment laat liggen. Omdat het nog steeds jaarlijks moet gebeuren, zal het gemakkelijker zijn als je een goed systeem opzet en een gedetailleerde administratie bijhoudt. Besteed aandacht aan het ontwerp en zorg ervoor dat de stijl van het document overeenkomt met de huisstijl van je bedrijf.

Je rapport moet een positief beeld schetsen, maar ga niet voorbij aan problemen en uitdagingen. Het doel is om investeerders (en potentiële klanten en werknemers) ervan te overtuigen dat je bedrijf winstgevend is, maatschappelijk verantwoord en toegewijd aan groei. De mensen die lezen willen weten over de menselijke aspecten van je bedrijf en de economische aspecten.

De meeste beursgenoteerde bedrijven sturen jaarverslagen niet alleen elektronisch naar belanghebbenden, maar publiceren ze ook online op websites van bedrijven, wat betekent dat het gemakkelijker is om ze met een breed publiek te delen en snelle feedback- of reactieformulieren op te nemen. Je kunt ook van de gelegenheid gebruik maken om je visuals interactief te maken. Geef lezers de optie om de grafieken of statistieken te selecteren die ze willen zien of om door te klikken naar de website voor meer details.

Naast het presenteren van de financiële positie van je bedrijf, zijn jaarverslagen nuttig voor het nemen van beslissingen en om te laten zien waar je naartoe gaat. Nu je weet hoe je een jaarverslag maakt met de nieuwste tips voor 2024, kun je ervoor zorgen dat het opvalt en je bedrijf in het juiste licht presenteert.

Met Piktochart kun je rapporten, presentaties, posters en meer maken met onze makerstool. Je kunt je gewoon gratis aanmelden om toegang te krijgen tot onze sjablonen, ze te personaliseren en te downloaden!

Je kunt het proces zelfs versnellen door onze AI-rapportmaker te gebruiken. De tool doet het zware werk voor je, kiest de beste sjabloon die bij je vraag past en vult relevante tekst in voor je rapport.