Hoe schrijf je een verslag (gids & gratis sjablonen)

Je moet over een paar dagen een verslag inleveren, maar je blijft het maar uitstellen.

Klinkt dat bekend in de oren?

Als je naar een lege pagina staart en je je afvraagt hoe je het beste een verslag kunt schrijven, dan ben je niet de enige. Voor velen kan het schrijven van een verslag, vooral de eerste keer, aanvoelen als het voortduwen van een gigantisch rotsblok.

Het goede nieuws is dat je je eerste ontwerp kunt verbeteren tot een verslag die mensen graag lezen. Het is een vaardigheid die je in de loop van de tijd kunt ontwikkelen en bijschaven.

Of je nu een student, professional of iemand anders bent die een beter verslag wil schrijven, blijf lezen voor een 2023 gids en stap-voor-stap instructies over hoe je het perfecte verslag in elkaar zet. En leer meer over de standaard indeling van verslagen.

Ook krijg je toegang tot verslag sjablonen die je meteen kunt bewerken en aanpassen, en je leert over een hulpmiddel om online verslagen te maken (je hoeft geen software te downloaden!). Je kunt ook meteen sjablonen aanpassen door een gratis account aan te maken.

Het schrijven van verslagen is een manier om informatie, gegevens, inzichten of analyses te communiceren. Het is een belangrijke vaardigheid die van pas komt in verschillende gebieden, van academisch onderzoek, een duik in historische gebeurtenissen, tot zakelijke bijeenkomsten.

Maar het maken van een verslag kan in het begin een beetje lastig lijken.

Het schrijven van een verslag begint met het onderzoeken en verzamelen van alle informatie, het analyseren van je bevindingen, en het op een gemakkelijk te begrijpen manier presenteren voor je publiek.

Klinkt makkelijk zat, toch?

Nou ja, er zijn nog enkele andere aspecten. In het volgende gedeelte begeleiden we je bij elke stap van het proces om een volledig verslag te schrijven, op basis van een ruwe schets en gegevens.

Maar laten we eerst de verschillende soorten verslagen doornemen.

Verslagen zijn er in alle soorten en maten, en het type verslag dat je schrijft, hangt af van je specifieke doelen en publiek. Elk type verslag heeft een uniek(e) doel, formaat en stijl.

De meest voorkomende soorten verslagen zijn:

• Academisch verslag – Hieronder vallen schoolverslagen, boekverslagen, scriptieverslagen of analytische verslagen tussen twee tegengestelde ideeën.
• Bedrijfsrapport – Bedrijfsrapporten variëren van jaarverslagen tot SWOT-analyses. Het doel van zakelijke rapporten is het communiceren van ideeën, informatie of inzichten in een zakelijke omgeving.
• Onderzoeksrapport – Onderzoeksrapporten zijn vaak meer wetenschappelijk of methodologisch van aard. Het kan zoal gaan om case study’s of onderzoekspapers.

Door het schrijven van een verslag op te delen in drie stappen, kun je het veel overzichtelijker maken, vooral als het de eerste keer is dat je er eentje maakt.

Deze drie stadia zijn:

• Het stadium vóór het schrijven
• Schrijffase
• Fase na het schrijven

Laten we eens kijken naar de stappen voor elke fase en hoe je anno 2023 een goed verslag schrijft waar je trots op kunt zijn.

In de fase vóór het schrijven draait alles om voorbereiding. Neem de tijd om je gedachten te ordenen en je hoofdgedachten op een rijtje te zetten. Schrijf eerst een samenvatting.

Hier zijn de belangrijke stappen om je te helpen om te gaan met de overweldigende taak om een inzichtelijk verslag te maken.

Als je weet wat je doel is, kun je je beter focussen en op koers blijven tijdens het hele proces. Bepaal wat de ‘waarom’ is van je verslag door middel van deze vragen:

• Wie is je beoogde lezer? Ben je bekend met de taal van je publiek en hoe ze denken?
• Wat wil je bereiken met je verslag? Probeer je de lezer te informeren, te overtuigen of een actie aan te sporen?

Tijd om zoveel mogelijk informatie over je onderwerp te verzamelen. Dit kan betekenen dat je boeken, artikelen en andere verslagen moet lezen. Wellicht moet je ook interviews houden met materiedeskundigen.

Pro-tip voor het schrijven van een verslag: Kies gerenommeerde bronnen zoals onderzoekspapers, recent gepubliceerde boeken en casestudies van betrouwbare auteurs.

Een schets is een stappenplan voor je verslag. Het omvat je titel, inleiding, stelling van de scriptie, hoofdpunten en conclusie. Door je gedachten op deze manier te ordenen, kun je je beter focussen en ervoor zorgen dat je alle benodigde informatie doorneemt.

Hoewel je een verslag kunt maken zonder een schets, zul je het beter doen met een schets. Een schets helpt je om je feiten en belangrijke punten op papier te zetten.

Als je klaar bent met het voorschrijfproces, is het tijd om je verslag te schrijven.

Op dit punt zul je veel weerstand voelen, want dit is het punt met het meeste vervelende werk van het schrijven van het verslag. Het proces kan echter een fluitje van een cent zijn als je de juiste structuur en het juiste format voor het schrijven van rapporten volgt.

De structuur van je verslag kan variëren afhankelijk van het type verslag dat je maakt, maar de onderstaande indeling voor het schrijven van verslagen kan voor iedereen als leidraad dienen.

• Titelpagina. Dit is de eerste pagina van je verslag en moet de titel van het verslag bevatten, de naam van de auteur, de datum van presentatie of indiening en alle andere relevante informatie, zoals je naam of de naam van de organisatie.
• Inhoudsopgave (TOC). Dit gedeelte bevat subsecties van je verslag en de bijbehorende paginanummering. Een goed geschreven TOC helpt lezers gemakkelijk door je rapport te navigeren en de informatie te vinden die ze nodig hebben.
• Korte samenvatting. Dit deel weergeeft een overzicht van het specifieke doel van het verslag, het onderwerp, de methodiek, de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen. Dit gedeelte wordt vaak de ‘samenvatting’ genoemd in bedrijfsrapporten.
• Inleiding. De inleiding moet achtergrondinformatie geven over het onderwerp en moet uitleggen waarom het verslag is geschreven. Ook moet het de doelen en doelstellingen van je verslag vermelden en een overzicht geven van de gebruikte methodiek om de gegevens te verzamelen en te analyseren. Zorg voor een krachtige onderwerpzin.
• Hoofdgedeelte. De hoofdtekst van het verslag moet worden onderverdeeld in subsecties, die elk een specifiek aspect van het onderwerp behandelen. Deze secties moeten duidelijk gelabeld zijn en moeten in een logische volgorde georganiseerd worden. In de meeste verslagen is dit ook het gedeelte waarin je je bevindingen, analyse en aanbevelingen uitlegt en presenteert.
• Conclusie. Vat de belangrijkste punten van je verslag samen en geef een laatste samenvatting, gedachte of suggestie. Controleer je scriptie stelling. De conclusie bevat ook eventuele beperkingen van het onderzoek en gebieden voor verder onderzoek of toekomstige actie.
• Referenties. Dit gedeelte moet een lijst bevatten van alle bronnen die in het verslag worden geciteerd, zoals boeken, tijdschriftartikelen, websites en andere bronnen die zijn gebruikt om informatie over je onderwerp te verzamelen.
• Bijlagen. In de bijlagen moet je alle extra informatie opnemen die relevant is voor het verslag, maar die niet in de hoofdtekst van het artikel staat. Dit kan bestaan uit ruwe gegevens, details van gebeurtenissen, grafieken, diagrammen of tabellen.

Met al deze belangrijke elementen kunnen je lezers uitkijken naar een informatief, goed georganiseerd en makkelijk leesbaar verslag.

Pro-tips: Vergeet niet om duidelijke en beknopte taal te gebruiken in je essay. Tevens is het verplicht om een specifieke opmaak te volgen die is ingesteld door je organisatie of docent.

Gebruik wanneer je kunt altijd de actieve stem, want dit is een stuk duidelijker. Een verslag schrijven met een passieve stem maakt het minder beknopt.

Verslagen moeten meestal in de derde persoon geschreven worden.

Als je de eerste versie van je essay af hebt, neem dan de tijd om je werk te bewerken en proef te lezen. Zoek naar spelfouten en grammaticafouten, en ook naar gebieden waar de flow van je artikel verbeterd kan worden. Herzie je onderwerpzin.

Als het inhuren van een professionele redacteur niet mogelijk is, laat dan een collega of iemand anders je ruwe ontwerp lezen en feedback geven. Ook kun je hulpmiddelen gebruiken zoals Grammarly en de Hemingway app.

Je bent er bijna! In dit stadium wordt je verslag afgerond en is het klaar om gedeeld te worden.

Zorg ervoor dat je verslag correct geformatteerd is, met duidelijke en gemakkelijk leesbare lettertypes, koppen en subkoppen.

Visuals toevoegen aan je artikel is nog een geweldige manier om je publiek te helpen complexe informatie beter te begrijpen.

Van grafieken tot illustraties, de juiste visual kan helpen om belangrijke punten, gebeurtenissen, trends en patronen in je gegevens te benadrukken en uit te leggen, waardoor het voor de lezer makkelijker wordt om de informatie te te begrijpen.

Wil je meer sjablonen bekijken? Krijg vandaag nog toegang tot de sjablonengalerij.

Het is echter belangrijk om spaarzaam om te gaan met visuals en ervoor te zorgen dat ze relevant zijn en de teksten effectief ondersteunen. Als je naar beneden scrollt naar de volgende secties, kun je meer te weten komen over het effectief toevoegen van visuals aan je verslag

Als je verslag af is, deel het dan met je publiek. Dit kan inhouden dat je het voorlegt aan je baas, presenteert aan een groep, of online deelt.

Visuals toevoegen aan je verslag is méér dan een grafiek of diagram plaatsen voor elk stukje informatie.

Er zijn geen harde en duidelijke regels, maar gebruik de onderstaande tips als richtlijnen:

1. Elke visual in je rapport moet een doel hebben. Voeg niet zomaar een cirkeldiagram of staafdiagram toe. Je gekozen visual moet lezers duidelijkheid bieden die niet te bereiken is met woorden alleen. Met de verslag maker van Piktochart kun je zoeken naar gratis stockafbeeldingen en illustraties die je via drag-and-drop aan elke pagina kunt toevoegen.
2. Voeg waar mogelijk bijschriften, een legenda of pijlen toe aan je afbeeldingen. Voor meer technische rapporten wordt er met afbeeldingen vooral tabellen of figuren bedoeld. Nummer ze in volgorde van verschijning (Figuur 1, Figuur 2, Tabel 1, enz.) en geef elk een beschrijvende titel.
3. Plaats de visual dicht bij de relevante tekst op de pagina.
4. Documenteer de bron van de visual en vermeld deze indien nodig in zowel het bijschrift als in het referentiesectie.
5. Laat de afbeelding opvallen met kleuren, randen, vakken, witte ruimtes en kaders.

Verslagen maken vanaf nul kan erg tijdrovend zijn. Het goede nieuws is dat je verslagen niet vanaf nul hoeft te maken, zoals vroeger in de jaren 90 en begin 2000. Organisaties van alle soorten en maten begrijpen nu dat je ook het perfecte verslag kunt opstellen met behulp van sjablonen.

Zo biedt Piktochart bijvoorbeeld een breed scala aan volledig aanpasbare sjablonen, waarmee je gemakkelijk je merk, kleuren en tekst kunt toevoegen in de online editor. In minder dan een uur kun je je scriptie en eerste ontwerp visualiseren. Ook is het mogelijk om direct in de tool te beginnen met schrijven en om pagina voor pagina afbeeldingen toe te voegen.

Deze sjablonen variëren van rapporten voor schoolpresentaties tot verkoopverslagen. Door ze te bewerken, kun je professioneel ogende verslagen maken zonder gedoe met opmaak en ontwerp.

Hier zijn enkele voorbeelden van professioneel ontworpen sjablonen van Piktochart. Als je er geen kunt vinden die bij de indeling en behoeften van je verslag, maak dan een gratis Piktochart-account aan voor toegang tot extra sjablonen.

Deze sjabloon voor onderzoeksrapporten bevat duidelijke visualisaties, waardoor de bevindingen in je verslag gemakkelijker te begrijpen zijn. Van klantonderzoeken tot werknemerstevredenheid rapporten, deze sjabloon is heel veelzijdig.

Deze sjabloon voor onderzoeksrapporten is perfect voor iedereen die een grondig en professioneel onderzoeksrapport wil maken. De sjabloon bevat alle noodzakelijke secties om je te helpen je onderzoek gemakkelijk te organiseren en je bevindingen in een beknopt document te presenteren.

Op zoek naar een sjabloon voor een bedrijfsrapport met een bewerkbare inhoudsopgave en voorwoord? Deze sjabloon is perfect!

Of je nu een presentatie geeft aan investeerders of informatie deelt met je team, deze sjabloon voor bedrijfsrapporten helpt je bij het maken van een nette en informatieve samenvatting voor elke bedrijfsorganisatie.

Of je nu een zakelijke of academische casestudy uitvoert, deze sjabloon voor een casestudy kan je helpen het vertrouwen van je lezers te winnen. Deze sjabloon is speciaal ontworpen met mode als hoofdthema, maar je kunt de foto’s en details bewerken om het meer bij je niche te laten passen.

Gebruik deze sjabloon om uitgebreide marketingrapporten te maken. De sjabloon bevat bewerkbare secties voor social media, gegevens van zoekmachines, e-mailmarketing en betaalde advertenties.

Met deze aanpasbare sjabloon voor financiële rapporten hoef je geen financieel rapport vanaf nul te maken. Zodra je je inhoud hebt geschreven, sla je je rapport op in PDF- of PNG-formaat.

Deze sjabloon voor jaarverslagen is de geschikte sjabloon als je een professionele en informatieve samenvatting wilt maken van de bedrijfsprestaties van het afgelopen jaar. Deze sjabloon is ontworpen voor HR-jaarverslagen, maar je kunt hem ook gebruiken voor andere soorten jaarverslagen.

Voordat je je verslag indient of presenteert, moet je de onderstaande checklist gebruiken om ervoor te zorgen dat je rapport goed gestructureerd, nauwkeurig en duidelijk is en de juiste citaten bevat. Bovenal moet je ervoor zorgen dat je rapport aan de verwachtingen van je publiek voldoet en dat het alle informatie en details bevat die ze nodig hebben.

Doel en publiek

• Maakt het verslag het doel duidelijk en voldoet het aan de behoeften van het beoogde publiek?

Structuur en organisatie

• Is het materiaal goed geordend in secties?
• Zijn irrelevante details verwijderd?

Nauwkeurigheid en analyse

• Is al het materiaal gecontroleerd op nauwkeurigheid?
• Zijn grafieken en tabellen duidelijk gelabeld? Controleer ook de paginanummers.
• Worden de gegevens in grafieken of tabellen geanalyseerd en in woorden uitgelegd?
• Laat de discussie of conclusie zien hoe de resultaten zich verhouden tot de doelstellingen die in de inleiding zijn genoemd?
• Zijn de resultaten vergeleken met bestaand onderzoek uit het literatuuronderzoek?

Schrijfstijl en duidelijkheid

• Is het rapport geschreven met een toon die wordt aangegeven in de branding gids (voor zakelijke rapporten)? Worden spreektaal en samentrekkingen vermeden?
• Volgt het de specifieke richtlijnen voor de schrijfstijl van de organisatie?
• Is het jargonvrij en duidelijk geschreven? Heb je technische termen vertaald in eenvoudigere woorden?
• Gebruik zoveel mogelijk de actieve stem, want dit is duidelijker. Een geschreven verslag met een passieve stem kan minder beknopt overkomen.

Erkenning en citaat

• Zijn alle ideeën en gegevens die zijn overgenomen uit – of geïnspireerd door – het werk van iemand anders vermeld met een referentie?
• Zijn alle illustraties en figuren uit het werk van iemand anders correct geciteerd?

Proeflezen

• Is het rapport zorgvuldig nagelezen op typefouten, spelfouten en grammaticale fouten?

Het schrijven van een verslag is een belangrijke vaardigheid voor iedereen die effectiever wil communiceren in zijn persoonlijke en professionele leven.

Met de stappen die we in deze gids geven, kan iedereen leren hoe je een informatief, boeiend en uitgebreid verslag schrijft.

Bovendien zijn de gratis sjablonen die we hebben uitgelicht erg waardevol voor iedereen die snel en efficiënt een verslag wil maken. Ze kunnen ook worden gebruikt om een langer verslag vol tekst om te zetten in iets dat boeiender en gemakkelijker te verteren is.

Meld je vandaag nog aan voor een gratis Piktochart-account en schrijf verslagen met onze bibliotheek aan moderne, aanpasbare verslag sjablonen.