Tips van ex-Googler voor het schrijven van OKR’s [+ OKR voorbeelden & sjablonen]

In 2008 hoorde ik voor het eerst over doelstellingen en belangrijke resultaten (OKR’s).

Ik was net bij Google begonnen als accountstrategist in het Ads-team. Het was mijn eerste serieuze baan na mijn afstuderen.

Tijdens mijn studie economie heb ik wel wat theorie geleerd over key performance indicators (KPI’s), maar het concept van een OKR, en hoe je OKR’s schrijft, was helemaal nieuw voor mij.

Van de beginmaanden van mijn nieuwe functie kan ik me nog herinneren dat mijn manager me voor het eerst vroeg om persoonlijke kernresultaten op te stellen en OKR’s te schrijven.

Elke werknemer voegde ze toe onder hun profiel in Moma (Google’s intranet).

Op deze manier worden individuele doelen voor iedereen en elk teamlid zichtbaar in het bedrijf, en vervolgens worden ze in een OKR-raamwerk geplaatst dat is afgestemd op de bedrijfsdoelen om succes te meten.

Zoals ik later leerde, is transparantie een noodzakelijk aspect van het OKR-raamwerk (meer daarover verderop in deze post).

Maar ik wist hier toen nog niets van en was in eerste instantie een beetje geschokt.

“Iedereen zal zien en weten waar ik aan zit te werken?”

Ik zal nooit vergeten hoe onzeker ik me daardoor voelde.

Jaren later realiseerde ik me dat ik er niet bang voor was dat anderen mijn OKR’s of geplande belangrijke resultaten zouden zien. Eigenlijk wist ik gewoon niet hoe ik OKR’s moest schrijven, en ik wilde niet dat het duidelijk zou worden voor mijn marketingteam.

En hoewel ik na jaren dan toch OKR’s heb geschreven, zó veel zelfs dat ik mezelf nu een OKR-prof kan noemen, weet ik dat het voor veel individuele medewerkers en leiders nog steeds een ware strijd is om doelstellingen en belangrijke resultaten te bepalen.

Of je nu werkt in Marketing, HR, Sales, Klantondersteuning, Product of Finance, de kans is groot dat je niet weet hoe je OKR’s moet schrijven om ze vervolgens te kunnen gebruiken om op een consistente en efficiënte manier de voortgang bij te houden.

Daarom deel ik in dit artikel het volgende met je:

• Een beproefde formule voor het schrijven van goede OKR’s
• De best practices voor het definiëren en op papier zetten van OKR’s per kwartaal
• OKR-voorbeelden voor Marketing, Verkoop, Financiën, Personeelszaken, Klantenservice, Product, Gezondheidszorg
• Gebruiksklare OKR-sjablonen

Als je klaar bent om de OKR’s van je bedrijf te plannen of een voortgangsrapport op te stellen, onthoud dan dat je dit gratis kunt doen met Piktochart.

Ik raad je aan zoveel mogelijk van deze post of zelfs helemaal te lezen, zodat je volledig kunt leren hoe je goede OKR’s schrijft. Als je echter geen tijd hebt om de hele post te lezen, spring dan gerust direct naar het gedeelte waarin je het meest geïnteresseerd bent.

• Wat is een OKR en waarom is dit framework zo populair geworden?
• Een eenvoudige regel voor het schrijven van goede OKR’s
• Voor en na: van een slecht OKR een goed OKR maken
• OKR-voorbeelden per organisatorische functie
  • Marketing OKR voorbeeld
  • Verkoop OKR voorbeeld
  • Finance OKR voorbeeld
  • HR OKR-voorbeeld
  • Klantondersteuning OKR voorbeeld
  • Product OKR voorbeeld
  • OKR-voorbeeld gezondheidszorg
• Voortgangsrapporten met behulp van effectieve OKR-sjablonen

Volgens de Deloitte Review uit 2015“heeft geen enkele factor een grotere impact op werknemersbetrokkenheid dan duidelijk gedefinieerde doelen die worden opgeschreven en vrijelijk worden gedeeld”.

Bovendien bevestigt, zoals gepubliceerd door de American Psychological Association, 90% van de veldstudies dat uitdagende doelen de prestaties en productiviteit stimuleren.

Geen wonder dat enkele van ‘s werelds best presterende bedrijven zoals Google, Netflix, Twitter en Dropbox OKR’s op bedrijfs- en teamniveau gebruiken en instellen. Goede OKR’s hebben deze succesvolle bedrijven voortdurend geholpen om verre doelen te behalen.

Maar wat zijn OKR’s? Hoeveel belangrijke resultaten moeten worden bijgehouden? En hoe is deze methodiek de afgelopen jaren zo populair geworden?

OKR staat voor Objectives and Key Results. Het is een raamwerk voor gezamenlijk doelenstellen voor bedrijven, teams en individuen om uitdagende, ambitieuze doelen te stellen met meetbare kernresultaten.

OKR’s werken hetzelfde ongeacht of ze worden gebruikt door een team, een leiderschapsteam, een afdeling binnen het bedrijf of de hele organisatie. Ook kunnen ze effectief zijn voor persoonlijke doelen en voor individuen om dingen voor elkaar te krijgen bij organisaties (met hun eigen doelen met behulp van hun eigen OKR’s) waar bedrijfsdoelen of vastgestelde OKR’s niet officieel worden gebruikt of bijgehouden.

OKR’s werden meer dan 40 jaar geleden geïntroduceerd door Andy Groove, die ze gebruikte bij Intel. Ze werden populairder dankzij John Doerr, die Google in 1999 hielp om het framework te implementeren. Maar ze werden voor het eerst bekend en op grote schaal toegepast nadat John Doerr in 2017 zijn boek publiceerde “Measure What Matters: How Google, Bono, and the Gates Foundation Rock the World with OKRs“.

Zoals beschreven door John Doerr in zijn boek, helpen OKR’s om:

• Plan wat individuen binnen het bedrijf gaan produceren.
• Meet de vooruitgang van individuen en teams door ze te vergelijken met een plan.
• Coördineer prioriteiten en mijlpalen tussen mensen en teams.
• Verbeter de focus op de belangrijkste doelen; verminder afleiding door dringende maar minder belangrijke doelen.
• Breng transparantie in het bedrijf.
• Je kunt ambitieuze doelen behalen door ze op te splitsen.

Op de whatmatter.com website kun je meer te weten komen over hoe OKR’s bedrijven hebben geholpen bij het stimuleren van innovatie, het mogelijk maken van hun “big hairy audacious goal” (BHAG) en het opzetten van een wereldwijde samenwerkingscultuur.

Bekijk deze Ted Talk met John Doerr waarin hij het heeft over “waarom doelen stellen het succesgeheim is”.

Nu we weten wat OKR’s zijn, gaan we naar het meest belangrijke deel.

Hoe schrijf ik een goede OKR? Welke schrijfdoelen moet ik overwegen af te stemmen op de belangrijkste benodigde resultaten?

Het is niet zo ingewikkeld als je denkt als je deze eenvoudige formule volgt:

OKR = (Objective = “Wat”) + 3 x (Key Results = “Hoe”)

Het betekent dat je eerst een doel opstelt. Het is gewoon een beschrijving van “wat” je wilt bereiken – een uitdrukking van je doel.

Zorg er bij het schrijven van je doelstelling voor dat deze aan de volgende eisen voldoet:

• Het is ambitieus en inspirerend
• Het is concreet
• Het is actiegericht
• Het is niet wazig

Aan het einde van het kwartaal moet het voor iedereen duidelijk zijn of een doelstelling of belangrijk resultaat is behaald.

Belangrijke resultaten moeten meetbare mijlpalen zijn die beschrijven “hoe” de doelstelling kan worden bereikt. Vergelijk ze met deze criteria om er zeker van te zijn dat ze correct zijn gedefinieerd:

• Beschrijf de resultaten, niet de activiteiten. Een eenvoudige controle is om te kijken of je KR’s woorden bevatten als “raadplegen”, “helpen”, “analyseren” of “deelnemen”. Zo ja, dan beschrijven ze activiteiten. Leg in plaats daarvan de impact uit van deze activiteiten op de eindgebruiker.
• Ze zijn tijdgebonden, agressief maar realistisch.
• Ze zijn meetbaar. Of je behaalt een key result, of je doet het niet. Er is geen ruimte voor twijfel. Het moet mogelijk zijn om het belangrijkste resultaat te beoordelen zodra de tijdsperiode voor het bereiken is verstreken.

Ook raad ik doorgaans aan om niet te veel OKR’s te maken wanneer je belangrijke resultaten schrijft. Dit helpt om prioriteiten te stellen en gefocust te blijven op de belangrijkste deliverables. Een goede gewoonte is om te proberen je belangrijkste resultaten te beperken tot slechts drie per doelstelling.

Laten we nu eens kijken hoe je effectieve OKR’s schrijft en hoe de hierboven besproken formule werkt in de praktijk. Hopelijk maakt dit het wat duidelijker.

Omdat ik in de marketing werk, zullen we aannemen dat ik organisch verkeer naar piktochart.com wil sturen. Hier is mijn eerste OKR:

O: Verbeteren van organisch verkeer naar piktochart.com

• KR 1: Regelmatig meer blogberichten publiceren die zijn afgestemd op SEO
• KR 2: Het verkeer naar bestaande inhoud analyseren om te zien hoe deze kan worden geoptimaliseerd
• KR 3: De laadtijd van de website verbeteren

Deze OKR is in wezen OK, maar het mist een paar elementen die het echt goed zouden kunnen maken.

Ten eerste is de doelstelling niet concreet genoeg en niet inspirerend. Hoe ziet een bevredigende “verbetering” eruit en hoe wordt die gemeten?

De ondersteunende belangrijkste resultaten beschrijven de resultaten niet duidelijk genoeg en zijn niet tijdsgebonden of meetbaar.

Zou de analyse van het verkeer naar bestaande inhoud genoeg zijn om verbeteringen aan te kunnen brengen? Hoe kunnen “meer” en “regelmatig” uit KR 1 op de juiste manier worden gekwantificeerd en gemeten?

Als we dit in overweging nemen, is dit hoe we dit OKR zouden kunnen verbeteren:

O: 5M bezoekers van organisch verkeer naar piktochart.com sturen in Q4 2023

• KR 1: Minstens 2 blogberichten per week publiceren, op maat voor SEO in Q4
• KR 2: 10 blogberichten met minder verkeer optimaliseren voor SEO tegen het einde van Q4
• KR 3: De laadtijd van de website met 50% verkorten, zoals gemeten met Google PageSpeed Insights

We hebben de doelstelling nu concreter gemaakt. We weten precies hoeveel meer verkeer we willen genereren en wanneer we dat willen bereiken. Ook hebben we de belangrijkste resultaten als meetbare mijlpalen geformuleerd, die de “hoe” nauwkeurig beschrijven. Aan het einde van het kwartaal is het eenvoudig vast te stellen of de OKR is behaald of niet.

Als je niet in de marketing werkt, is de eerder beschreven OKR misschien niet zo relevant voor je. Daarom heb ik verschillende OKR-voorbeelden opgesteld en ze opgesplitst in verschillende organisatorische functies.

O: Het aantal marketing-gekwalificeerde leads (MQL’s) verhogen met 2x kwartaal op kwartaal

• K1: 500 MQL’s genereren uit 4 webinars tegen het einde van Q4
• K2: Exit-intent popups beginnen op de startpagina, alsmede een prijzenpagina voor nieuwe bezoekers die de site lijken te gaan verlaten.
• K3: 2 leadgeneratie inbound campagnes gelanceerd tegen midden Q4

O: 3M aan jaarlijks terugkerende inkomsten (ARR) tegen het einde van Q4 2023

• KR 1: Gemiddelde abonnementsgrootte verhogen tot minstens $ 150 per maand
• KR 2: De maandelijkse churn verlagen van 3% naar 1% tegen het einde van Q4 2023
• KR 3: Het aandeel jaarabonnementen versus maandabonnementen verhogen naar 70%.

O: De winstgevendheid van het bedrijf met 30% jaar-op-jaar verhogen

• KR 1: PayPal en Google Wallet als nieuwe betaalmethoden lanceren tegen het einde van Q4 2023
• KR 2: Gemiddelde abonnementsgrootte verhogen naar minstens $ 150 per maand
• KR 3: Brutowinstmarge verhogen van 23% naar 54%

O: Net promoter score van interne medewerkers met 5 punten verbeteren

• KR 1: Een nieuw intern portaal voor carrièregroei lanceren
• KR 2: 20 werknemers interviewen over hun behoeften om onze werkcultuur en arbeidsvoorwaarden te verbeteren
• KR 3: Een actieplan ontwikkelen en presenteren met 5 verbeteringen om de medewerkerstevredenheid te verhogen in 2024

O: De algemene klanttevredenheid beoordelen tegen het einde van Q4 2023

• KR 1: 1.000 reacties krijgen op de jaarlijkse CSAT-enquête
• KR 2: 5 klantinterviews per week houden en tegen het einde van Q4 2023 een samenvattend feedback document afleveren
• KR 3: Ontwikkelen en presenteren van een actieplan met 10 verbeteringen voor het verhogen van de klanttevredenheid met 20% in 2024

O: 20% meer gebruikers aantrekken tegen het einde van Q4 2023

• KR 1: 100% gelanceerd en live onboarding flow optimalisaties vereenvoudigen het onboarding-proces van 5 naar 2 stappen
• KR 2: Lancering gepersonaliseerde product walk-through, afgestemd op gebruikersdoelen
• KR 3: De top 3 van meest gewaardeerde functieverzoeken uit gebruikersfeedback lanceren

O: Griepvaccinatiegraad onder patiënten ouder dan 60 met 50% verhogen jaar-op-jaar

• KR 1: Informatiefolders over griepvaccins ontwerpen, publiceren en verspreiden
• KR 2: Een bewustmakingsvideo over griep produceren en op de website zetten
• KR 3: 100% van het personeel training geven over grieprisico’s en vaccins en ervoor zorgen dat ze het bespreken tijdens vergaderingen met senior patiënten

Weekdone, een interne communicatiedienst voor teams, heeft een database waarin je veel voorbeelden van OKR’s kunt vinden, opgesplitst naar afdeling en bedrijfsniveau. Het zou je extra inspiratie moeten geven.

Nu je je OKR’s hebt opgesteld en bijgeschaafd, is het tijd om ervoor te zorgen dat je ze effectief kunt gebruiken.

OKR’s zijn zinloos als je ze niet regelmatig controleert. Daarom is het heel belangrijk om je vooruitgang visueel bij te houden en minstens één keer, tegen het einde van het kwartaal, een update te geven over het daadwerkelijk bereiken van de OKR.

Bij Piktochart geef ik elke maand een update over de OKR’s van het marketingteam. Ik presenteer de voortgang in het behalen van de kwartaal KR’s, laat OKR-gerelateerde initiatieven zien en bespreek waar we staan wat betreft onze OKR-rangschikking.

Omdat ik al lang met dit framework werk, heb ik samengewerkt met ons Design team bij Piktochart aan de ontwikkeling van OKR Templates.

We hebben onlangs twee van deze sjablonen gelanceerd in een infographic en presentatieformaat, zodat iedereen de sjabloon kan kiezen die het beste bij zijn of haar behoeften past.

Deze sjablonen helpen je om iedereen op de hoogte te houden van je voortgang, en ze maken het voor je stakeholders makkelijker om te begrijpen waar je staat met je OKR’s.

Meld je aan voor een gratis Piktochart account en maak visuals zoals infographics, presentaties, posters, brochures en meer om je boodschap over te brengen.

Je kunt ze openen door op de onderstaande afbeeldingen te klikken:

Ik hoop dat deze tips en best practices je zullen helpen om een OKR ninja te worden.

OKR’s zijn een geweldig kader om doelstellingen en belangrijke resultaten te schetsen die gamification toevoegen aan je dagelijkse werk.

Deze belangrijke resultaten kunnen zowel leuk als motiverend zijn. Bovenal stellen goede OKR’s mensen in staat om groots te dromen. En grote dromen zijn wat ons vooruithelpt en wat belangrijke resultaten oplevert.

Als je meer wilt weten over OKR’s: ik heb gesproken in een webinar om meer te weten te komen over hoe je OKR’s effectief kunt gebruiken, plannen en instellen om je teamdoelen, bedrijfsdoelen of bredere organisatiedoelen te behalen.