Wat is een bedrijfsrapport? (Voorbeelden, tips en hoe je er een maakt)

Volgens een recente enquête van Zapier zegt 76% van de respondenten dat ze 1-3 uur per dag besteden aan het verplaatsen van gegevens van de ene plek naar de andere. Daarnaast besteedt 73% van de werknemers 1-3 uur aan het vinden van relevante gegevens of een bepaald document. Uit een ander onderzoek van TrackVia blijkt dat 44% van de werknemers meer dan een dag per week besteedt aan handmatige, administratieve taken zoals het genereren van rapporten.

Gelukkig zijn er hulpmiddelen beschikbaar om het rapportcreatieproces te automatiseren en efficiënt rapporten van hoge kwaliteit te produceren. Het is echter essentieel om de sleutelfactoren te begrijpen die een rapport effectief maken en je rapport onderscheiden van de rest, zonder te vertrouwen op gewone Excel/PowerPoint-tools.

Ben je klaar om je vaardigheden in het schrijven van rapporten naar een hoger niveau te tillen?

Een zakelijk rapport is een document dat informatie presenteert in een gestructureerde vorm, meestal geschreven voor een specifiek publiek of doel. Bedrijfsrapporten worden gebruikt om gegevens, onderzoeksresultaten, aanbevelingen en andere soorten informatie op een duidelijke, beknopte en georganiseerde manier over te brengen.

Zakelijke rapporten kunnen voor verschillende contexten worden geschreven. Ze kunnen variëren in lengte en complexiteit, afhankelijk van het type informatie dat wordt gepresenteerd en het beoogde publiek.

Je kunt ook meteen beginnen met het maken van zakelijke rapporten door een sjabloon te kiezen en deze handleiding te volgen, of vandaag nog gratis een rapport maken met onze AI-gebaseerde rapportmaker.

• Algemene sjablonen voor bedrijfsrapportage
• Gespecialiseerde bedrijfsrapportage voorbeelden
• Andere rapporten
• Wat maakt een goed format voor een zakelijk rapport?
• Wat zijn de vijf belangrijkste onderdelen van een bedrijfsrapport?
• Hoe kan ik het rapport op een meer visuele manier presenteren?
• En nu, over naar jullie!

1. Voortgangsrapporten: Dit zijn rapporten die worden gebruikt om eenvoudig de voortgang van een bepaald project of activiteit bij te houden, en kunnen worden onderverdeeld in dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse of driemaandelijkse voortgangsrapporten.

2. Haalbaarheidsrapporten: Dit zijn rapporten die de haalbaarheid van een bepaald project of initiatief beoordelen, zoals een nieuw product of een nieuwe dienst.

3. Samenvattende rapporten: Deze rapporten geven een korte samenvatting van een groter rapport in bedrijfsbeheer. Ze worden meestal gebruikt om belangrijke besluitvormers een snel overzicht te geven van het onderwerp van het rapport.

1. Financiële rapporten: Dit zijn rapporten die financiële informatie presenteren, zoals balansen, winst-en-verliesrekeningen en kasstroomoverzichten, die de prestaties van het bedrijf meten.

2. Jaarverslagen: Dit zijn rapporten die een overzicht geven van de prestaties van een organisatie in de loop van een jaar, inclusief bedrijfsdoelen, nieuwe inzichten en gemiddelde inkomsten.

3. Verkoop- en marketingrapporten: Deze rapporten geven relevante informatie over verkoop- en marketingactiviteiten, zoals verkoopprognoses, demografische gegevens van klantenoverzichten, marketingrapporten en marktonderzoeken, meestal gemaakt door vertegenwoordigers.

4. Rapporten over personeelszaken: Deze rapporten geven informatie over personeelsgerelateerde zaken, zoals werving, training en prestatiemanagement.

5. Incidentenrapporten: Deze rapporten documenteren incidenten op de werkplek, zoals ongevallen, verwondingen of inbreuken op de beveiliging. Ze kunnen worden gebruikt voor juridische of verzekeringsdoeleinden.
6. Milieurapporten: Deze rapporten beoordelen de milieueffecten van de activiteiten van een bedrijf. Ze kunnen informatie bevatten over energieverbruik, afvalbeheer en koolstofemissies.

7. Onderzoeksrapporten: Dit zijn rapporten die een bepaalde kwestie onderzoeken, zoals een incident of ongeval op de werkplek.

1. Academische rapporten: Dit is een analytisch rapport dat wordt gebruikt in academische omgevingen om onderzoeksbevindingen over te brengen, zoals laboratoriumrapporten, onderzoeksrapporten en casestudies.

2. Technische rapporten: Dit zijn rapporten die technische informatie communiceren, zoals technische rapporten, wetenschappelijke rapporten en projectrapporten. Het kan alle relevante verklarende rapporten en onderzoeksmethoden bevatten.

Er zijn verschillende elementen die een goed formeel zakelijk rapport maken, waaronder:

Een rapport kan veel informatie bevatten, het is belangrijk om het grotere geheel niet uit het oog te verliezen. De hoofdpunten van het rapport moeten gemakkelijk toegankelijk zijn via een inhoudsopgave in de inleiding.

Bepaal het doel en de reikwijdte van het hele rapport: Bepaal de doelstellingen van het rapport en de informatie die verzameld moet worden om die doelstellingen te bereiken.

Identificeer de informatiebronnen: Bepaal waar de kritieke informatie te vinden is. Bronnen kunnen primaire bronnen zijn zoals enquêtes, interviews en experimenten, of secundaire bronnen zoals boeken, artikelen en online databases.

Verzamel de historische gegevens: Verzamel de nodige gegevens door interviews, enquêtes, experimenten, analyserapporten of andere middelen uit te voeren. Zorg ervoor dat je de gegevens op een systematische en georganiseerde manier registreert en organiseert.

Het verzamelen van relevante gegevens is vaak tijdrovend. Het zou goed zijn om samen te werken aan dit proces en meerdere belanghebbenden verschillende delen van het rapport toe te wijzen, zodat het verzamelen van informatie niet wordt besteed aan analytische rapporten door slechts één persoon. Piktochart heeft de mogelijkheid om je te helpen samenwerken in teams, speciaal voor dit doel.

Analyseer de gegevens: Als de gegevens verzameld zijn, voer dan een grondige analyse uit om patronen, trends en relaties te identificeren. Gebruik statistische hulpmiddelen, software of andere analysemethoden om de gegevens te begrijpen.

Ga van grote lijnen naar kleine details. Het is een goede gewoonte om een schets te maken van het rapport en wat er gecommuniceerd moet worden in een officieel document, voordat je begint met het opstellen van het rapport.

Splits de analyse op in meerdere pagina’s. Gebruik een pagina om één hoofdpunt over te brengen in plaats van er meerdere grafieken en figuren in te proppen.

De bevindingen interpreteren en presenteren: Trek conclusies op basis van de gegevens en presenteer de bevindingen op een duidelijke en georganiseerde manier. Gebruik grafieken, tabellen, diagrammen en andere visuele hulpmiddelen om de feitelijke informatie over te brengen.

Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor een spaarzaam gebruik van opsommingstekens en voor kortere zinnen zonder jargon. Een visuele lay-out van twee kolommen kan in sommige gevallen ook helpen.

Een rapport kan digitaal of afgedrukt worden geconsumeerd. Als het digitaal wordt geconsumeerd, bijvoorbeeld in een enkel dashboard, kun je de lezers via e-mail een TLDR-samenvatting of verklarend rapport geven, zodat ze weten wat ze kunnen verwachten.

De beste optie hier is om diagrammen, afbeeldingen, tabellen en grafieken te gebruiken die helpen om het belangrijkste punt van een bepaalde pagina over te brengen.

Als het rapport online wordt gehost, is het ook mogelijk om andere video’s of audio-inhoud toe te voegen om de kijkers te interesseren.

Herzien en voltooien van het rapport: Controleer en reviseer het rapport om ervoor te zorgen dat het nauwkeurig, volledig en goed georganiseerd is. Zorg ervoor dat je proefleest op spelfouten, grammaticafouten en interpunctie.

Het is belangrijk om in te gaan op de zorgen die de belangrijkste beslisser heeft over het voortgangsrapport en het besluitvormingsproces te ondersteunen. De taal en toon van het rapport moeten altijd toekomstgericht en positief zijn. Je kunt dit doen door potentiële risico’s en belangrijke kansen tegen elkaar af te wegen.

Probeer merkkleuren en lettertypen te gebruiken in de hele presentatie. Deze “kleine” signalen geven de indruk dat het rapport professioneel is ontworpen.

Bedrijfsrapportage omvat meestal:

• Inleiding met achtergrondinformatie. De titel en inhoudsopgave kunnen hier. Af en toe bevat het ook korte openingsopmerkingen van het leiderschapsteam.

• Hoofdgedeelte dat de gegevens of bevindingen presenteert. Dit kan worden opgedeeld in verschillende pagina’s en het is het beste om één opvallend stukje informatie per pagina te presenteren. Het doel is niet om het aantal pagina’s te verminderen, maar om beknopt te schrijven zodat er een sterke boodschap per pagina is.

• Conclusie die de belangrijkste punten samenvat.

Een belangrijk onderdeel van de conclusie zijn aanbevelingen voor verdere actie. Een rapport zou onvolledig zijn als het geen toekomstgerichte berichten bevat voor het bedrijf/de activiteit.

• Bijlagen

Hoewel er geen specifiek formaat is dat gevolgd moet worden, heeft Piktochart een aantal geweldige zakelijke rapportvoorbeelden om mee aan de slag te gaan. Meld je aan om toegang te krijgen tot meer professioneel ontworpen sjablonen van presentaties, infographics, sociale media-afbeeldingen en meer.

Visuele hulpmiddelen zoals taartdiagrammen, staafdiagrammen en lijngrafieken kunnen helpen om complexe informatie op een duidelijke en beknopte manier over te brengen.

Er zijn veel verschillende soorten grafieken en diagrammen beschikbaar, waaronder staafdiagrammen, taartdiagrammen, lijngrafieken, scatterplots, stroomdiagrammen en nog veel meer. Kies het type grafiek of diagram dat het beste de gegevens weergeeft die je presenteert en dat het meest geschikt is voor je publiek.

Hoewel grafieken en diagrammen nuttig kunnen zijn om complexe informatie te presenteren, is het belangrijk om ze eenvoudig en makkelijk te begrijpen te houden. Maak je grafiek of diagram niet te vol met informatie en gebruik duidelijke en beknopte labels en titels.

Bij het maken van een grafiek of diagram is het belangrijk om de juiste schaalverdeling te gebruiken om ervoor te zorgen dat de gegevens nauwkeurig worden weergegeven. Zorg ervoor dat de schaal van de grafiek of het diagram geschikt is voor de werkelijke waarde van de gegevens die je presenteert en vermijd vervorming van de gegevens door ongelijke schalen te gebruiken.

Grafieken en diagrammen kunnen moeilijk te interpreteren zijn zonder de juiste context. Zorg ervoor dat je de gegevens van context voorziet door duidelijke en beknopte uitleg te geven over wat de grafiek of het diagram voorstelt en hoe het verband houdt met de rest van het rapport.

Kleur kan een krachtig hulpmiddel zijn om belangrijke gegevenspunten te benadrukken of de aandacht te vestigen op belangrijke informatie. Het is echter belangrijk om kleur strategisch en spaarzaam te gebruiken om je publiek niet te overweldigen.

Kleur kan helpen om belangrijke informatie te benadrukken en het rapport visueel aantrekkelijker te maken.

Hoewel kleur een krachtig hulpmiddel kan zijn om belangrijke informatie te benadrukken, kan het gebruik van te veel kleur overweldigend en afleidend zijn. Gebruik kleuren strategisch om de aandacht te vestigen op belangrijke gegevenspunten, kopjes of andere elementen die je wilt benadrukken.

Houd bij het kiezen van kleuren rekening met de doelgroep en het doel van het rapport.

Houd je aan een kleurenschema dat past bij het onderwerp en aansluit bij de huisstijl van het bedrijf. Vermijd het gebruik van te veel felle of opvallende kleuren, want die kunnen de lezer afschrikken.

Een van de meest effectieve manieren om kleur te gebruiken in een zakelijk rapport is om contrast te creëren tussen verschillende elementen. Gebruik bijvoorbeeld een vette kleur voor koppen of subkoppen om ze te laten opvallen tussen de omringende tekst.

Kleur kan een handig hulpmiddel zijn om informatie te organiseren en gemakkelijker te scannen. Overweeg om kleur te gebruiken om secties of categorieën binnen het rapport te maken, of om onderscheid te maken tussen verschillende soorten gegevens.

Om verwarring te voorkomen, is het belangrijk om consistent te zijn in het gebruik van kleuren in het rapport. Gebruik dezelfde kleuren voor dezelfde soorten informatie en zorg ervoor dat de kleuren die je gebruikt overeenkomen met de huisstijl of merkrichtlijnen van het bedrijf.

Het gebruik van een consistente lay-out in het rapport, onderverdeeld in koppen en subkoppen, kan helpen om het visueel aantrekkelijker en gemakkelijker te volgen te maken.

Een indeling in één kolom wordt vaak gebruikt omdat deze makkelijker te lezen is en een logischere informatiestroom mogelijk maakt. Er kunnen ook grotere lettertypen en meer witruimte worden gebruikt, wat de leesbaarheid ten goede komt.

In sommige uitzonderingen kunnen sommige rapporten een indeling met meerdere kolommen gebruiken, meestal met twee kolommen, als ze een grote hoeveelheid gegevens bevatten of als het rapport bedoeld is om gelezen te worden op een digitaal apparaat, zoals een tablet of computerscherm. Een indeling met meerdere kolommen kan de organisatie van de gegevens verbeteren en het gemakkelijker maken om informatie te vergelijken tussen verschillende secties.

Stop niet te veel informatie op één pagina. Hier volgen nog wat handige tips over de taal die je kunt gebruiken voor zakelijke rapporten.

Actieve stem maakt je schrijven duidelijker en beknopter, en het kan je helpen om je ideeën effectiever over te brengen.

Bijvoorbeeld, in plaats van “Het rapport werd geanalyseerd”, schrijf je “We hebben zo’n rapport geanalyseerd”.

Hoewel sommige technische termen nodig kunnen zijn, moet je het gebruik van jargon of technische termen waarmee je lezers misschien niet vertrouwd zijn vermijden. Als je technische termen moet gebruiken, geef dan duidelijke definities of uitleg.

Vermijd lange, ingewikkelde zinnen die moeilijk te begrijpen zijn. Gebruik in plaats daarvan eenvoudige, rechttoe rechtaan zinnen die je ideeën duidelijk overbrengen.

Gebruik niet meer woorden dan nodig om je boodschap over te brengen. Een zin mag niet meer dan 20-30 woorden bevatten (tenzij je een technisch of academisch verslag schrijft).

De gemiddelde lengte van een jaarverslag is 10.000 woorden (50 pagina’s) voor een kleiner bedrijf en 50.000 (150 pagina’s+) woorden voor een onderneming. Gewoonlijk bevat niet elke pagina tekst, omdat sommige meer grafieken/tabellen bevatten.

Gebruik opsommingstekens, tabellen en grafieken om je ideeën beknopt over te brengen.

De toon van je rapport moet professioneel en objectief zijn. Vermijd emotioneel taalgebruik of taalgebruik dat te informeel is.

Bijvoorbeeld: “Ik ben helemaal opgewonden om aan te kondigen dat ons nieuwe product de concurrentie uit het water gaat blazen! Het is absoluut geweldig en klanten zullen er dol op zijn.”

Deze zin gebruikt informele taal (“helemaal te gek”) en emotioneel geladen taal (“blaast de concurrentie omver”, “absoluut geweldig”, “klanten zullen het geweldig vinden”) die misschien niet gepast is voor een zakelijk rapport.

Uiteindelijk moet de taal die je gebruikt in je zakelijke rapporten afgestemd zijn op je publiek en het doel van het meest professionele zakelijke rapport zelf. Bedenk wie het formele zakelijke rapport zal lezen en welke informatie zij moeten weten, en pas je taalgebruik daarop aan.

Voor meer informatie kun je een stap-voor-stap handleiding bekijken voor het maken van een voorbeeld van een bedrijfsrapport. Je kunt ook door onze sjablonengalerij bladeren en een sjabloon kiezen om aan de slag te gaan.

CTA: Bekijk de sjablonengalerij voor zakelijke rapporten van Piktochart om aan de slag te gaan! http://pikto.wpstaging.uk/templates/reports/