Como criar um relatório anual em 2024

Os relatórios anuais ajudam-no a resumir e a analisar o desempenho da sua empresa no final de um exercício financeiro. Se for uma empresa cotada na bolsa, você é obrigada por lei a publicar um. Muitas das pequenas empresas declarantes têm também diretores que optam por elaborar um relatório anual que descreva em detalhes as atividades da sua empresa, apesar de não haver qualquer obrigação legal de o fazer.

Isto porque os relatórios anuais são úteis para compartilhar uma versão mais detalhada das suas realizações e desafios a nível interno com outros diretores e acionistas. A nível externo, eles são úteis para investidores atuais e potenciais, empregados, o público, os meios de comunicação social e qualquer pessoa interessada na sua entidade empresarial e nas suas operações.

Além de descreverem oficialmente a situação financeira, as operações e as atividades recentes da empresa, os relatórios anuais são uma excelente forma de documentar e comunicar a identidade da sua marca. A nível interno, eles o ajudam a avaliar a situação e a planejar o futuro.

Neste guia 2024, vamos lhe mostrar como criar um relatório anual que preencha todos os requisitos e constitua uma vitrine adequada para a sua empresa.

Embora seja importante conhecer as noções básicas de como criar relatórios anuais e o que deve ser incluído, o documento pode e deve ser mais do que um simples resumo. Se você conseguir tornar os seus relatórios anuais mais cativantes, eles inspirarão os investidores e farão com que os empregados se sintam orgulhosos de trabalhar para a sua empresa.

Os relatórios anuais bem sucedidos também servem como ferramenta de marketing para a maioria das empresas públicas, mostrando aos potenciais clientes que as empresas estão indo bem e empenhadas em melhorar ainda mais. Uma vez que os relatórios anuais são compartilhados com um grupo diversificado de pessoas pelas empresas que os publicam, devem ser acessíveis e orientados para a narrativa, com muitos recursos visuais.

A forma e o conteúdo exatos dos relatórios anuais dependerão do tipo e da dimensão das empresas declarantes, dos seus serviços e do seu volume de negócios. Mas é essencial criar um documento claro e bem redigido que possa ser facilmente compreendido por todos, desde os diretores aos acionistas. Isto também será útil se tiver de fazer uma apresentação durante as reuniões anuais ou enviá-la às partes interessadas.

Os relatórios anuais necessitam de uma página de rosto com impacto e de um índice para ajudar as pessoas a navegarem neles. Eles frequentemente começam com uma carta do presidente, dos administradores, do proprietário ou do diretor executivo aos acionistas.

Agora que já abordamos os aspectos básicos da criação de um relatório anual, eis algumas outras dicas para o melhorar.

As pessoas que lêem o seu relatório precisam de alguma informação básicas sobre as suas operações e a empresa como um todo. Este resumo será uma recapitulação para as partes interessadas existentes, mas também funciona como uma introdução para aqueles que precisam saber mais sobre a empresa e os seus serviços.

Para começar, descreva a visão e a declaração de missão da sua empresa. Em seguida, adicione uma seção de governança da empresa que descreva em detalhes os seus administradores, diretores e membros importantes, tais como chefes de departamento e chefes de equipe. Indique os endereços das suas operações registradas e da sua empresa e trace o perfil dos seus investidores atuais.

Não se esqueça de incluir aqui informações básicas como o seu número de telefone e o endereço de e-mail atual da sua entidade.

Além disso, descreva sucintamente os seus produtos e serviços, incluindo os que geram mais receitas e lucros, para mostrar o desempenho financeiro da sua empresa. É igualmente útil fornecer alguns pormenores gerais sobre as atividades e o setor de atividade da sua empresa, bem como um perfil da sua entidade comercial e dos seus principais concorrentes.

Dica de bônus: mencione as oportunidades e os fatores de risco no próximo ano, pois esses detalhes aumentarão a confiança do seu público.

Esta seção deve ser breve e direta e definir o tom para o resto do relatório anual. De um modo geral, a conceção do relatório anual deve ser simples, privilegiando a legibilidade, utilizando uma linguagem simples e sem jargão, marcadores e elementos visuais para dividir o relatório.

Uma vez que um dos principais objetivos do relatório é incentivar o financiamento por parte dos investidores, as demonstrações financeiras são um componente essencial do relatório. A inclusão da situação financeira da sua empresa prova o compromisso da sua empresa com a transparência e a responsabilidade.

Neste caso, você pode apresentar um relatório sobre a forma como a sua empresa está gerindo receitas e a obter lucros, mantendo as despesas a um nível mínimo e conseguindo pagar as dívidas em tempo útil. Você pode também provar que possui demonstrações financeiras exatas e informações actualizadas sobre as suas operações. Estas demonstrações financeiras e relatórios são úteis para o planejamento do próximo exercício financeiro.

Inclua os seguintes elementos nas demonstrações financeiras:

• Uma declaração de rendimentos/demonstração de resultados (rendimentos e despesas no decurso normal, mais investimentos e alterações nos passivos financeiros)
• Um mapa de fluxos de caixa (o dinheiro que entrou e saiu durante o ano)
• Um balanço (ativos e passivos; um retrato da sua situação financeira)
• Uma declaração aos acionistas (incluindo o preço de mercado das ações da empresa e os dividendos pagos).

É importante utilizar muitos elementos visuais coloridos e infográficos, como gráficos e quadros, para ajudar os leitores a compreender e a envolver-se. Se você publicar o relatório anual online, você pode tornar estes elementos visuais interativos. Cada declaração apresentada necessita de notas adicionais para ajudar a clarificar os fatos e os números.

Por exemplo, declare seus princípios contábeis, explique os itens de seu balanço patrimonial e demonstração de resultados e adicione isenções de responsabilidade sobre receitas e despesas previstas. As suas demonstrações financeiras devem ter sido objeto de uma auditoria profissional antes de serem apresentadas publicamente aos administradores, acionistas ou instituições financeiras. Inclua também quaisquer comentários feitos sobre as demonstrações financeiras pelos auditores.

Na seção seguinte do relatório anual (por vezes referida em finanças como “discussão e análise da gestão”), pode entrar em mais detalhes sobre o desempenho operacional e financeiro da sua empresa. Utilize as suas demonstrações financeiras como um guia para comunicar e analisar as suas margens de lucro, vendas e a taxa de crescimento dos seus lucros e receitas.

Este é também o local para analisar e comunicar as atividades da sua empresa, como novas contratações, contratos importantes, aquisições e fusões. Descreva as suas atividades de investigação e desenvolvimento de produtos ou serviços lançados no ano passado. Mencione as novas instalações em que você investiu e comunique quaisquer acontecimentos extraordinários. Inclua detalhes sobre as avaliações de risco e as perspectivas futuras.

Além disso, certifique-se de que todas as transações financeiras relevantes associadas a estas atividades são registadas com precisão no seu sistema de faturamento para documentação e análise adequadas.

Para completar esta parte do relatório anual, é necessário recolher informações sobre as operações de todas as equipes e departamentos. Se você tem um sistema ERP, deve ser rápido e fácil encontrar relatórios confiáveis relativos a todos os seus processos e operações. Também é possível utilizar estes relatórios de operações como informações para o planejamento futuro e para destacar áreas a melhorar.

Esta síntese deve continuar o tema narrativo do seu relatório, respondendo a questões essenciais sobre as suas operações, mas mantendo-se concisa. Se um leitor quiser mais informações, pode sempre fornecê-las numa versão e num formato mais detalhado. Você pode começar com marcadores e depois desenvolvê-los, e utilizar negrito e painéis de cores para destacar pontos principais.

Como já foi mencionado, o seu relatório anual é uma questão de honestidade e transparência. Em vez de você se limitar a falar de si próprio, você deve apresentar uma imagem justa e imparcial do desempenho e da situação da sua empresa durante o ano passado. Isto significa que você tem de reconhecer os pontos fracos ou os problemas que a empresa enfrenta.

Se foi um ano difícil para a empresa, seja franco sobre isso. Explique o que aconteceu e informe como atenuou ou resolveu esses problemas. É igualmente necessário comunicar os desafios que se colocam no início do novo exercício, quer os fatores que os influenciam sejam internos ou externos.

Por exemplo, você precisa de descobrir como cumprir novas leis ou regulamentos? Está se familiarizando com um novo sistema de software ou com um modelo de trabalho híbrido? Existe algum alerta de segurança emergente no mercado? Mais importante ainda, que estratégias você implementou para enfrentar estes desafios e atingir os seus objetivos?

A maioria das empresas públicas opta por incluir os seus desafios sob a forma de uma carta aos seus administradores e acionistas eleitos no início do relatório anual. No entanto, é preferível ter uma seção separada onde você possa apresentar um relatório com mais detalhes. Este fato confere autenticidade ao relatório anual. Mais uma vez, você pode utilizar a visualização de dados para tornar o relatório mais atrativo.

Atualmente, os clientes esperam que as marcas levem a sério as suas responsabilidades éticas e sociais, por isso é importante demonstrar no seu relatório anual as credenciais da sua empresa nesta área. Isto também melhorará a reputação da sua empresa junto dos diretores, investidores, empregados e potenciais candidatos a emprego.

Se você está no início da sua jornada, não há problema em admitir que ainda há mais a fazer, desde que você explique como a sua empresa está trabalhando continuamente para melhorar. Quando você realizar reuniões anuais, você pode apresentar esta informação sob a forma de uma cronologia visual dos seus progressos, incluindo marcos significativos.

Dentro da própria empresa, você pode ver que as empresas que comunicam o seu compromisso com iniciativas sob a forma de diversidade no local de trabalho, desenvolvimento pessoal e bem-estar dos trabalhadores. Algumas empresas oferecem práticas de trabalho flexíveis para um melhor equilíbrio entre vida profissional e familiar. Forneça pormenores sobre estes programas e as atividades da empresa e descreva os seus objetivos para o ano seguinte.

No seu relatório anual, informe os leitores sobre os seus progressos em matéria de sustentabilidade ambiental. Talvez você tenha mudado para embalagens ecológicas ou para um escritório sem papel, tenha realizado reuniões por videoconferência em vez de viajar longas distâncias ou tenha começado a servir alimentos à base de plantas no seu refeitório. Utilize gráficos para ilustrar a redução da sua pegada de carbono.

Inclua informações pormenorizadas sobre as causas que apoia e as suas atividades de beneficência e de sensibilização da comunidade. Por exemplo, você pode angariar fundos para uma instituição de caridade específica, patrocinar um evento local ou estabelecer parcerias com escolas para oportunidades de experiência profissional e dias de abertura de carreiras.

A maioria das empresas públicas e das sociedades de responsabilidade limitada incluiu esta informação no seu relatório anual para aumentar a confiança do público nas empresas.

Finalmente, é hora de apresentar as suas realizações do ano passado. Esta parte do relatório anual pode sobrepor-se um pouco às seções sobre operações, desempenho financeiro e responsabilidade da empresa, mas não faz mal – especialmente se você mantiver a informação concisa e engajante.

Explique como você atingiu os objetivos e metas definidas no ano anterior, tais como aumentar as receitas num determinado montante, aumentar o tráfego do site ou reduzir a rotatividade dos clientes. Talvez você tenha contratado novos talentos ou aumentado a produtividade com ferramentas automatizadas.

Utilize o seu sistema ERP na nuvem para acessar dados de todos os seus departamentos, de modo a apresentar um relatório completo sobre as suas realizações e realçar os seus êxitos. Em vez de uma seção inteiramente baseada em texto, você pode utilizar painéis coloridos ou um gráfico de linha cronológica para destacar as suas principais realizações.

Incluiafotografias e breves descrições de projetos importantes também no relatório anual. Se a empresa tiver se expandido para novas regiões, considere a utilização de um mapa. Você pode também adicionar capturas de tela de críticas de clientes e testemunhos de sites de empresas ou de reportagens dos meios de comunicação social sobre as atividades da sua empresa.

Relate o impacto que estas realizações tiveram na posição financeira da empresa, relacionando-as com a declaração de missão original da sua empresa. Você pode também incluir previsões e prognósticos positivos para o próximo ano com base no seu sucesso até o momento.

Não se esqueça de que o relatório anual se destina a retratar a sua empresa de forma honesta. Da mesma forma que você não deve esconder as suas fraquezas, é importante não exagerar nas suas realizações. Seja humilde e deixe que os fatos falem por si.

A elaboração de um relatório anual não é uma tarefa rápida ou simples. Trata-se de um trabalho de equipa, que exige a colaboração de vários departamentos. As informações devem ser exatas, especialmente as demonstrações financeiras, e o relatório deve dar uma impressão positiva das operações da sua empresa.

Por isso, não deixe o seu relatório anual para a última hora. Uma vez que ainda tem de ser feito anualmente, será mais fácil se implementar um sistema adequado, mantendo registos detalhados ao longo do processo. Preste atenção ao design e assegure-se de que o estilo do documento é coerente com a marca da sua empresa.

O seu relatório deve apresentar um quadro positivo, mas não deve ignorar os problemas e desafios. O objetivo é convencer os investidores (e potenciais clientes e empregados) de que a sua empresa é rentável, socialmente responsável e empenhada em crescer. As pessoas que lêem querem conhecer os aspectos humanos da sua empresa e os aspectos econômicos.

A maioria das empresas públicas não só envia os relatórios anuais por via eletrónica às partes interessadas, como também os publica online nos sites das empresas, o que significa que é mais fácil compartilhá-los com uma vasta audiência e incluir formulários de feedback ou de resposta rápida. Você pode também aproveitar a oportunidade para tornar as suas imagens interativas. Dê aos leitores a opção de selecionar os gráficos ou métricas que pretendem ver ou de clicar no site para obter mais informações.

Além de apresentarem a situação financeira da sua empresa, os relatórios anuais são úteis para orientar a tomada de decisões e mostrar o rumo a seguir. Agora que você já sabe como criar um relatório anual com as dicas mais recentes para 2024, você pode fazer com que este se destaque e apresente a sua empresa da melhor forma.

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