O que é um relatório de negócios? (Exemplos, dicas e como fazer um)

De acordo com uma pesquisa recente da Zapier, 76% dos inquiridos afirmaram que passam 1-3 horas por dia simplesmente movendo dados de um local para outro. Além disso, 73% dos trabalhadores passam de 1 a 3 horas tentando encontrar dados relevantes ou um determinado documento. Outra pesquisa da TrackVia revelou que 44% dos trabalhadores gastam mais de um dia por semana em tarefas manuais e administrativas, como a criação de relatórios.

Felizmente, existem ferramentas disponíveis para automatizar o processo de criação de relatórios e produzir relatórios de alta qualidade de forma eficiente. No entanto, é essencial compreender os fatores principais que tornam um relatório eficaz e o distinguem dos restantes, sem depender de ferramentas simples do Excel/PowerPoint.

Você está pronto para levar as suas habilidades de escrita de relatórios para o nível seguinte?

Um relatório de atividade é um documento que apresenta informações num formato estruturado, normalmente redigido para um público ou objetivo específico. Os relatórios empresariais são utilizados para transmitir dados, resultados de investigação, recomendações e outros tipos de informação de forma clara, concisa e organizada.

Os relatórios comerciais podem ser redigidos para uma variedade de contextos. eles podem variar em extensão e complexidade, consoante o tipo de informação apresentada e o público a que se destinam.

Você também pode começar a criar relatórios de negócios selecionando um modelo e seguindo este guia, ou criar um relatório usando nosso criador de relatórios com tecnologia de IA gratuitamente hoje mesmo.

• Modelos de relatórios comerciais gerais
• Exemplos de relatórios comerciais especializados
• Outros relatórios
• O que faz um excelente formato de relatório de atividade?
• Quais são as cinco partes principais de um relatório de atividade?
• Como apresentar o relatório de uma forma mais visual?
• E agora, é com você!

1. Relatórios de progresso: Estes relatórios são utilizados para acompanhar facilmente o progresso de um determinado projeto ou atividade e podem ser divididos em relatórios de progresso diários, semanais, mensais ou trimestrais.

2. Relatórios de viabilidade: Trata-se de relatórios que avaliam a viabilidade de um determinado projeto ou iniciativa, como um novo produto ou serviço.

3. Relatórios de resumo executivo: Estes relatórios apresentam um breve resumo de um relatório mais extenso no domínio da gestão empresarial. São normalmente utilizados para fornecer aos principais decisores uma visão rápida do tópico do relatório.

1. Relatórios financeiros: Trata-se de relatórios que apresentam informações financeiras, tais como balanços, demonstrações de resultados e demonstrações de fluxos de caixa, que medem o desempenho da empresa.

2. Relatórios anuais: Trata-se de relatórios que fornecem uma visão geral do desempenho de uma organização ao longo de um ano, incluindo os objetivos da empresa, novas perspectivas e receitas médias.

3. Relatórios de vendas e marketing: Estes relatórios fornecem informações relevantes sobre as atividades de vendas e de marketing, tais como previsões de vendas, dados demográficos sobre os clientes, relatórios de marketing e estudos de mercado, normalmente criados por representantes de vendas.

4. Relatórios de recursos humanos: Estes relatórios fornecem informações sobre questões relacionadas com os trabalhadores, tais como recrutamento, formação e gestão do desempenho.

5. Relatórios de incidentes: Estes relatórios documentam incidentes no local de trabalho, tais como acidentes, ferimentos ou violações de segurança. Eles podem ser utilizados para fins legais ou de seguros.
6. Relatórios ambientais: Estes relatórios avaliam o impacto ambiental das atividades de uma empresa. Eles podem incluir informações sobre o consumo de energia, a gestão de resíduos e as emissões de carbono.

7. Relatórios de investigação: Trata-se de relatórios que investigam uma questão específica, como um incidente ou acidente no local de trabalho.

1. Relatórios acadêmicos: Trata-se de um relatório analítico utilizado em contextos acadêmicos para transmitir resultados de investigação, tais como relatórios de laboratório, relatórios de pesquisa e estudos de caso.

2. Relatórios técnicos: Trata-se de relatórios que comunicam informações técnicas, tais como relatórios de engenharia, relatórios científicos e relatórios de projetos. Pode conter todos os relatórios explicativos e métodos de pesquisa pertinentes.

Há vários elementos que fazem um excelente relatório formal de negócios, incluindo:

Um relatório pode conter muita informação, mas é importante não perder a visão geral. Deve ser fácil acessar os pontos principais do relatório através de um índice na introdução.

Definir o objetivo e o âmbito de todo o relatório: Determinar os objetivos do relatório e as informações que devem ser recolhidas para atingir esses objetivos.

Identifique as fontes de informação: Determine onde podem ser encontradas as informações críticas. As fontes podem incluir fontes primárias, como pesquisas, entrevistas e experiências, ou fontes secundárias, como livros, artigos e bases de dados em linha.

Recolher os dados históricos: Recolher os dados necessários através de entrevistas, pesquisas, experiências, relatórios analíticos ou outros meios. Certifique-se de registrar e organizar os dados de forma sistemática e organizada.

A coleta de dados relevantes é muitas vezes demorada. Seria bom colaborar neste processo e atribuir a várias partes interessadas diferentes partes do relatório, de modo a que a coleta de informações não seja gasta em relatórios analíticos por apenas uma pessoa. O Piktochart tem a capacidade de o ajudar a colaborar em equipes especificamente para este fim.

Analise os dados: Uma vez recolhidos os dados, efetue uma análise aprofundada para identificar padrões, tendências e relações. Utilize ferramentas estatísticas, software ou outros métodos de análise para dar sentido aos dados.

Passe do quadro geral aos pequenos pormenores. É uma boa prática criar um esboço do relatório e do que deve ser comunicado no documento oficial antes de passar à elaboração efetiva do relatório.

Divida a análise em várias páginas. Utilize uma página para transmitir um ponto principal, em vez de encher com vários gráficos e figuras.

Interprete e apresente os resultados: Tire conclusões com base nos dados e apresentar os resultados de forma clara e organizada. Utilize quadros, tabelas, gráficos e outros recursos visuais para ajudar a transmitir a informação fatual.

Por exemplo, pode optar-se pela utilização de marcadores de forma moderada e optar por frases mais curtas e sem jargão. Nalguns casos, uma apresentação visual de duas colunas também pode ajudar.

A report can be consumed digitally or via print. If it’s consumed digitally e.g. in a single dashboard, you can provide a TLDR summary or explanatory report for the readers via email so that they would know what to expect.

A melhor opção é utilizar diagramas, imagens, tabelas e gráficos que ajudem a transmitir o ponto principal de uma determinada página.

Se o relatório estiver online, também é possível incluir outros vídeos ou conteúdos áudio para despertar o interesse dos leitores.

Reveja e finalize o relatório: Analise e reveja o relatório para garantir que esteja exato, completo e bem organizado. Certifique-se de que você reveja os erros ortográficos, gramaticais e de pontuação.

É importante abordar as preocupações que o decisor principal tem sobre o relatório de progresso e ajudar o processo de tomada de decisão. A linguagem e o tom do relatório devem ser sempre positivos e virados para o futuro. Para tal, é necessário equilibrar os riscos potenciais e as principais áreas de oportunidade.

Procure utilizar as cores e os tipos de letra da marca em toda a apresentação. Estes sinais “minúsculos” dão a impressão de que o relatório foi concebido de forma profissional.

Os relatórios de atividade normalmente incluem:

• Introdução que fornece informações básicas. O título e o índice podem ser colocados aqui. Ocasionalmente, inclui também algumas breves observações da equipa de liderança.

• Corpo principal que apresenta os dados ou as conclusões. Esta pode ser dividida em várias páginas e é preferível apresentar uma informação importante por página. O objetivo não é reduzir o número de páginas, mas optar por uma escrita concisa, de modo a que a mensagem seja forte em cada página.

• Conclusão que resume os pontos principais.

Uma parte importante da conclusão é a recomendação de novas ações. Um relatório estará incompleto se não contiver quaisquer mensagens futuras para a empresa/atividade.

• Apêndices

Embora não exista um formato específico que deva ser seguido, o Piktochart tem alguns ótimos exemplos de relatórios de negócios para você começar. Inscreva-se para acessar modelos de apresentações, infográficos, gráficos de mídia social com design mais profissional e muito mais.

Os recursos visuais, como gráficos de pizza, gráficos de barras e gráficos de linhas, podem ajudar a transmitir informações complexas de forma clara e concisa.

Existem muitos tipos diferentes de gráficos e diagramas disponíveis, incluindo gráficos de barras, gráficos de pizza, gráficos de linhas, gráficos de dispersão, fluxogramas e muito mais. Escolha o tipo de gráfico ou diagrama que melhor representa os dados que você está apresentando e que é mais adequado para o seu público.

Embora os gráficos e diagramas possam ser úteis para apresentar informações complexas, é importante mantê-las simples e fáceis de compreender. Evite encher o seu gráfico ou diagrama com demasiada informação e utilize etiquetas e títulos claros e concisos.

Ao criar um gráfico ou diagrama, é importante utilizar a escala adequada para garantir que os dados sejam representados com exatidão. Certifique-se de que a escala do gráfico ou diagrama seja adequada ao valor real dos dados que você está apresentando e evite distorcer os dados utilizando escalas desiguais.

Os gráficos e diagramas podem ser difíceis de interpretar sem um contexto adequado. Certifique-se de que você forneça contexto para os seus dados, incluindo explicações claras e concisas sobre o que o gráfico ou diagrama representa e como ele se relaciona com o resto do relatório.

A cor pode ser uma ferramenta poderosa para destacar pontos principais de dados ou chamar a atenção para informações importantes. No entanto, é importante utilizar a cor de forma estratégica e moderada para evitar sobrecarregar o seu público.

A cor pode ajudar a realçar informações importantes e tornar o relatório mais atrativo do ponto de vista visual.

Embora a cor possa ser uma ferramenta poderosa para realçar informações importantes, a utilização de varias cores pode ser muito intensa e distrair. Utilize a cor estrategicamente para chamar a atenção para pontos principais de dados, títulos ou outros elementos que você queira enfatizar.

Ao selecionar as cores, tenha em conta o público-alvo e o objetivo do relatório.

Mantenha um esquema de cores que seja adequado ao tema e esteja de acordo com a marca da empresa. Evite utilizar várias cores vivas ou arrojadas, que podem ser chocantes para o leitor.

Uma das formas mais eficazes de utilizar a cor num relatório de atividade é criar contraste entre diferentes elementos. Por exemplo, utilize uma cor em negrito nos títulos ou subtítulos para os fazer sobressair do texto circundante.

A cor pode ser uma ferramenta útil para organizar a informação e facilitar a sua leitura. Considere a utilização de cores para criar seções ou categorias no relatório, ou para distinguir entre diferentes tipos de dados.

Para evitar confusões, é importante ser coerente na utilização da cor em todo o relatório. Utilize as mesmas cores para os mesmos tipos de informação e certifique-se de que as cores que você utiliza sejam consistentes com o formato interno da empresa ou com as diretrizes da marca.

A utilização de um esquema coerente em todo o relatório, dividido por títulos e subtítulos, pode ajudar a torná-lo mais atrativo visualmente e mais fácil de seguir.

O formato de coluna simples é frequentemente utilizado porque é mais fácil de ler e permite um fluxo de informação mais lógico. Isso também permite a utilização de tipos de letra maiores e mais espaço em branco, o que pode ajudar a melhorar a legibilidade.

Em algumas exceções, alguns relatórios podem utilizar um esquema de várias colunas, normalmente com duas colunas, se contiverem uma grande quantidade de dados ou se o relatório se destinar a ser lido num dispositivo digital, como um tablet ou uma tela de computador. Um formato com várias colunas pode ajudar a melhorar a organização dos dados e facilitar a comparação de informações entre diferentes seções.

Não coloque demasiada informação numa única página. Aqui estão mais algumas dicas úteis sobre a linguagem que você pode utilizar nos relatórios de atividades.

A voz ativa torna a sua escrita mais clara e concisa, e pode ajudá-lo a comunicar as suas ideias de forma mais eficaz.

Por exemplo, em vez de escrever “O relatório foi analisado”, escreva “Analisamos tal relatório”.

Embora possa ser necessária alguma linguagem técnica, evite utilizar jargão ou termos técnicos com os quais os seus leitores possam não estar familiarizados. Se você tiver que utilizar termos técnicos, forneça definições ou explicações claras.

Evite frases longas e complicadas que sejam difíceis de compreender. Em vez disso, utilize frases simples e diretas que comuniquem claramente as suas ideias.

Não utilize mais palavras do que as necessárias para transmitir a sua mensagem. Uma frase não deve conter mais de 20-30 palavras (a menos que esteja a escrever um relatório técnico ou acadêmico).

A extensão média de um relatório anual é de 10.000 palavras (50 páginas) para uma empresa menor e de 50.000 palavras (mais de 150 páginas) para uma empresa grande. Normalmente, nem todas as páginas contêm texto, pois algumas podem ter mais gráficos/tabelas.

Utilize marcadores, tabelas e gráficos para ajudar a transmitir as suas ideias de forma concisa.

O tom do seu relatório deve ser profissional e objetivo. Evite utilizar uma linguagem emocional ou muito informal.

Por exemplo, “Estou muito entusiasmado por anunciar que o nosso novo produto vai arrasar a concorrência! É absolutamente fantástico e os clientes vão adorá-lo.”

Esta frase utiliza uma linguagem informal (“totalmente entusiasmado”) e uma linguagem emotiva (“vai arrasar a concorrência”, “absolutamente fantástico”, “os clientes vão adorar”) que pode não ser apropriada para um relatório de atividade.

Em última análise, a linguagem utilizada nos relatórios de atividades deve ser adaptada ao seu público e ao objetivo do próprio relatório de atividade mais profissional. Pense em quem vai ler o relatório de atividades formal e quais as informações que eles precisam saber, e ajuste a sua linguagem em conformidade.

Para obter mais informações, você pode verificar um guia passo a passo para criar seu exemplo de relatório de negócios. Você também pode navegar em nossa galeria de modelos e selecionar um modelo para começar.

CTA: Veja a galeria de modelos de relatórios de atividades do Piktochart para começar! http://pikto.wpstaging.uk/templates/reports/