Fortschrittsbericht erstellen: So schreiben, strukturieren und gestalten Sie einen Fortschrittsbericht

Stellen Sie sich Folgendes vor: Ihr Vorgesetzter bittet Sie nach Tagen oder Wochen eines Projekts um einen Fortschrittsbericht.

Je nachdem, wie viel Erfahrung Sie mit dem Verfassen von Fortschrittsberichten haben, reagieren Sie vielleicht motiviert, verängstigt oder gar verwirrt. Wo soll Sie nur anfangen? Woher wissen Sie, dass Sie einen guten Abschlussbericht erstellt haben? Keine Angst – das Expertenteam von Piktochart hilft Ihnen gerne.

In diesem Leitfaden für Fortschrittsberichte geben wir Ihnen nicht nur Tipps, wie Sie einen erfolgreichen Bericht schreiben, sondern stellen Ihnen auch Vorlagen für Fortschrittsberichte und Checklisten zur Verfügung, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

Wir beginnen natürlich mit der alles entscheidenden Frage, die sich sowohl Neulinge als auch Profis stellen: „Was ist ein Fortschrittsbericht?“

• Was ist ein Fortschrittsbericht?
• Warum ist ein Fortschrittsbericht wichtig?
• Wie man einen Fortschrittsbericht schreibt
• Wie man einen Fortschrittsbericht strukturiert
• Kostenlose Vorlagen für Fortschrittsberichte, die Sie sofort bearbeiten können
• Checkliste für den Fortschrittsbericht

Falls Sie lieber zusehen als lesen, können Sie sich die Videozusammenfassung dieses Blogbeitrags ansehen:

Ein Fortschrittsbericht ist genau das, wonach es klingt – ein Dokument, das in einfacher und klarer Sprache detailliert erklärt, was erreicht wurde und was noch für den Abschluss des Projekts erforderlich ist. Im Wesentlichen handelt es sich bei diesem Dokument um ein Status-Update vor dem Abschlussbericht, in dem die von einem Teammitglied, einem Projektmanager oder einem Team erledigten Aufgaben sowie die noch zu erledigenden Aufgaben aufgeführt sind.

Ganz gleich, ob Sie tägliche oder vierteljährliche Fortschrittsberichte vorlegen müssen: Dieses Asset gibt Aufschluss über die durchgeführten Aktivitäten, die erledigten Aufgaben und die erreichten Meilensteine im Vergleich zu Ihrem Projektplan.

Je nach Umfang und Komplexität des Projekts müssen Sie möglicherweise wöchentlich oder monatlich oder bei jedem 25%-igen Projektmeilenstein einen Fortschrittsbericht vorlegen.

Was die Zielgruppe betrifft, so ist ein Fortschrittsbericht in der Regel für einen Vorgesetzten, einen Kollegen oder einen Kunden bestimmt. Fortschrittsberichte können sowohl aus der Perspektive einer einzelnen Person als auch aus der eines ganzen Teams oder einer Abteilung verfasst werden.

Im Laufe Ihrer Karriere werden Sie wahrscheinlich mehr Berichte erstellen, als Sie zählen können (Herausforderung für Sie: Zählen Sie sie und finden Sie heraus, wie viele Ressourcen Sie verwenden!)

Vielleicht verbringen Sie mehr Zeit mit dem Auswerten von Daten und dem Einfügen von Zahlen in Diagramme als mit der eigentlichen Arbeit.

In diesem interaktiven Erlebnis haben wir die Brillanz von Kevan Lee von Buffer als Inspiration verwendet, um Ihnen bei Ihren Fortschrittsberichten zu helfen.

Tauchen Sie hier ein und lernen Sie von Kevan ein paar Tipps für die Berichterstattung.

Manchmal hat man das Gefühl, dass es überflüssig ist, detailliert über Ihre Fortschritte zu schreiben, vor allem, wenn Sie während des gesamten Projektverlaufs regelmäßig mit Ihrem Vorgesetzten, Ihren Teamkollegen und dem Kunden kommuniziert haben. Wie jeder Projektleiter denken auch Sie wahrscheinlich, dass es wichtigere Dinge zu tun gibt.

Diese Art von professionellem Bericht ist jedoch aus mehreren Gründen sehr nützlich.

Jeder, der den Bericht erhält, weiß ganz genau, was erreicht wurde und was noch zu tun ist. So wird vermieden, dass Verwirrung darüber entsteht, was bereits getan wurde oder noch zu tun ist. Darüber hinaus liefert der Bericht Beweise und Daten über das jeweilige Projekt, die bei künftigen Fragen zitiert und als Quellen angegeben werden können.

Dies ist besonders wichtig, wenn verschiedene Teams oder Abteilungen zusammenarbeiten. Zu wissen, welche Prioritäten ein anderes Team setzt, hilft, Siloarbeit zu vermeiden und Aufgabenredundanz zu reduzieren. Darüber hinaus hilft die Fortschrittsberichterstattung einem Team, Bereiche zu identifizieren, in denen es Hilfe anbieten oder mit anderen zusammenarbeiten kann.

Wenn Teams den Fortschritt anderer Teams auf der Projektzeitachse verfolgen können, erhalten die Projektmanager einen besseren Überblick über den aktuellen Status. Sie können Ressourcen neu zuweisen, damit alle Mitarbeiter den Zeitplan für das aktuelle Projekt einhalten, was bei der Verwaltung von Remote-Teams schwierig sein kann.

Wenn Sie Ihren Bericht einreichen, haben Sie zu Protokoll gegeben, dass Sie eine Aufgabe erfüllt haben oder erklärt, warum Ihre Ergebnisse anders als erwartet ausgefallen sind. Sobald das Dokument angenommen wurde, wird es Teil der offiziellen Projektdokumentation.

Falls Ihnen in Zukunft jemand vorwirft, eine Aufgabe nicht erledigt oder ein Problem nicht gemeldet zu haben, können Sie den Fortschrittsbericht als Beweis dafür anführen, dass Sie dies getan haben.

Sollte Ihr Projekt jemals für einen Preis nominiert werden, können Sie sicher sein, dass die Prüfer nach Dokumenten suchen werden, die erklären, wie das Ganze zustande gekommen ist.

Wenn Sie das nächste Mal ein Projekt planen, kann Ihr Team Dokumente, einschließlich Fortschrittsberichte, von früheren Projekten prüfen, um herauszufinden, was richtig gemacht wurde, was schief gelaufen ist und was verbessert werden kann.

Frühere Berichte können Aufschluss über systemische Probleme, Schlupflöcher und andere Ursachen für Verzögerungen oder Misserfolge – sowohl intern als auch extern – geben, die vermieden oder behoben werden müssen.

Wenn der Vorgesetzte weiß, welche Aufgaben erledigt wurden, kann er sich auf die Überwachung des Fortschritts in den nächsten Phasen des Projekts konzentrieren.

Wenn ein Bericht zeigt, dass Verzögerungen aufgetreten sind, kann die Aufsichtsbehörde die Probleme untersuchen, die den Fortschritt behindert haben, und Maßnahmen ergreifen, um sie in Zukunft zu vermeiden.

Die Aufsichtsperson kann auch den Zeitplan des Projekts anpassen, wenn dies unbedingt erforderlich ist, oder die Teams anweisen, ihre Arbeit zu verdoppeln.

Letztlich können alle wertvollen Erkenntnisse aus der Projektdokumentation die Erfolgschancen künftiger Projekte erhöhen.

Hier finden Sie ein Beispiel für einen Fortschrittsbericht:

Haben Sie sich schon einmal dabei ertappt, wie Sie auf Ihren Stift getippt oder auf einen blinkenden Cursor gestarrt haben, unfähig, mit dem Schreiben zu beginnen?

Eine Schreibblockade ist bei der Erstellung von Fortschrittsberichten nichts Ungewöhnliches, vor allem nicht für diejenigen, die in der Regel kein langes Dokument oder einen formellen Bericht verfassen müssen.

Ein Grund, warum es Menschen schwer fällt, diese Berichte zu schreiben, ist der Gedanke, dass sie keine „Schreiber“ sind. Dies ist jedoch schlicht ein negativer Grundgedanke.

Berichte brauchen keine komplizierte Sprache – je einfacher, desto besser.

Hier finden Sie einige Tipps zum Verfassen von Fortschrittsberichten:

Bevor Sie sich Gedanken über die Häufigkeit der Berichterstattung machen und darüber, ob Sie monatliche oder wöchentliche Berichte erstellen sollten, sollten Sie einen Schritt zurücktreten und sich auf den Zweck des Berichts selbst konzentrieren.

Im Grunde läuft der Berichtsprozess auf Fragen und Antworten hinaus: Sie beantworten wichtige Fragen zu Ihrem Fortschritt. Stellen Sie sich Ihren Vorgesetzten, Ihre Kollegen vor, oder Kunden, die Ihnen ihre wichtigsten Fragen stellen, und Sie geben ihnen einfach Antworten zum Projektstatus.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie organisieren ein Wochenendfest mit Essensständen und Musik und sind für die Lebensmittelkonzessionen zuständig.

Der Projektplan könnte vorsehen, dass Sie bis zum Ende des ersten Monats Absichtserklärungen von mindestens 10 Unternehmen eingeholt haben müssen.

In Ihrem Fortschrittsbericht würden Sie dann die Unternehmen nennen, die eine Absichtserklärung abgegeben haben, einschließlich einer Beschreibung ihrer Geschäftstätigkeit und der Pläne für ihre Imbissstände. Wenn Gespräche mit anderen Unternehmen laufen, die noch keine Absichtserklärungen geschickt haben, können Sie dies erwähnen und erklären, wann sie ihre Schreiben einreichen sollen.

Wenn Sie hingegen Ihr Ziel nicht erreicht haben, müssen Sie nicht nur erklären, warum, sondern auch die Anstrengungen, die Sie unternommen haben, und den voraussichtlichen Zeitrahmen für das Erreichen der gewünschten Ergebnisse nennen.

Das heißt aber nicht, dass Sie keinen Fachjargon verwenden dürfen.

Wenn Sie zum Beispiel im Baugewerbe tätig sind, müssen Sie Begriffe wie „Ausschreibung“, „Variation“ oder „Risikomanagement“ nicht vermeiden.

Aber ansonsten sprechen Sie Klartext. Verwenden Sie eine klare und prägnante Sprache.

Ein Irrglaube bei Geschäftsberichten ist, dass Komplexität beeindruckt. In Wahrheit stiftet sie nur Verwirrung. Wenn Sie in der Lage sind, klar und deutlich über Ihr Thema zu sprechen, zeigt das, dass Sie Ihr Fachgebiet in- und auswendig kennen.

Wenn wir das umformulieren müssten, um das Verb beizubehalten, würden wir schreiben: „Verben in Substantive umwandeln“. Das klingt einfacher und bringt es auf den Punkt.

Manchmal lässt sich die Verwendung des Passivs in formellen Dokumenten, die die Ich-Perspektive verbieten, nicht vermeiden. Aber wenn es gut gemacht ist, trägt es dazu bei, dass Ihre Fortschrittsberichte nachvollziehbar sind.

Um auf das Beispiel mit der Lebensmittelkonzession zurückzukommen, würde ein Passivsatz lauten: „Es wurden Nachforschungen über potenzielle Lebensmittelkonzessionäre angestellt.“

Um diesen Satz aktiv zu machen, geben Sie ihm einen Akteur (in diesem Fall das Team), wie in: „Das Team recherchierte über potenzielle Lebensmittelkonzessionäre.“

Eine Studie, die in der Zeitschrift Journal of Cognitive Neuroscience veröffentlicht wurde, fand heraus, dass bei der Verwendung konkreter Wörter sowohl der linke als auch der rechte Teil des Gehirns angesprochen wird, während die rechte Region bei abstrakten Wörtern eher nicht stimuliert wird.

Auch wenn noch nicht genau geklärt ist, wie Wortbedeutungen im Kopf repräsentiert werden, können wir uns darauf einigen, dass der Ausdruck „ein fröhlicher Klang“ die Fantasie nicht so sehr anregt wie „Glockengeläut“.

„Ein heißer Tag“ aktiviert die visuelle Vorstellungskraft nicht so sehr wie „ein schmelzendes Eis am Stiel“. Wenn der Geist des Lesers durch Worte angeregt wird, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass er abschweift.

Um das vorherige Beispiel aufzugreifen: „Recherchen über potenzielle Lebensmittelkonzessionäre“ rufen kein visuelles Bild hervor. In der Zwischenzeit ist „eine Liste von 50 potenziellen Lebensmittelkonzessionären erstellen“ konkreter, vor allem, wenn man Einzelheiten über die zu verkaufenden Lebensmittel hinzufügt.

Dies hängt davon ab, wer Ihre Fortschrittsberichte lesen wird und ob Sie einen sehr speziellen Fachjargon verwenden, mit dem nur Mitglieder Ihres Teams vertraut sind.

So könnte beispielsweise in einem Bericht, der von einem Bauteam an den Projektleiter geschrieben wird, Baujargon verwendet werden, den der Empfänger offensichtlich versteht.

Gehen Sie nicht davon aus, dass jede Person, die den Bericht liest, alle von Ihnen verwendeten Abkürzungen versteht, ohne dass Sie sie ausschreiben.

Bei Bauarbeiten beispielsweise sollte SWMS zunächst als „Erklärung zu sicheren Arbeitsverfahren“ bezeichnet werden. Pre-Starts“ sollte als „Pre-Start-Kontrollen“ ausgeschrieben werden.

In Ihrem Bericht würde es also so aussehen: „Erklärung zu sicheren Arbeitsverfahren (SWMS)“, dann können alle nachfolgenden Verweise einfach SWMS lauten.

Vermeiden Sie es, eine Stellungnahme abzugeben, es sei denn, sie ist Teil des Projekts.

Ihre Aufgabe könnte zum Beispiel darin bestehen, Daten zu analysieren und Ihre Interpretation und Vorhersage anzubieten. In diesem Fall können Sie Ihre Spekulationen und Ihren Standpunkt darlegen, solange Sie Beweise dafür vorlegen können.

Vermeiden Sie es, eine lange Reihe von Zahlen in einem Satz aufzuschreiben. Versuchen Sie, verschiedene Arten von Schaubildern, Tabellen oder Diagrammen zu verwenden, insbesondere wenn es sich um Zahlenreihen handelt.

Hier bei Piktochart haben wir viele Vorlagen für Fortschrittsberichte, und der unten stehende Fortschrittsbericht für die Einstellung ist ein großartiges Beispiel.

Wenn Sie Diagramme oder Tabellen verwenden, probieren Sie verschiedene Arten aus, um festzustellen, welche Ihre Daten am besten darstellen. Sie können ein Balkendiagramm, ein Kreisdiagramm, ein Liniendiagramm oder sogar eine Punktwolke verwenden. Nehmen Sie sich dabei jedoch die Zeit, die verschiedenen Datensätze mit Hilfe von Beschriftungen und Farben voneinander zu unterscheiden.

Machen Sie sich keine Sorgen, wenn dies entmutigend klingt – es gibt eine Menge Software, die Ihnen helfen kann, Daten zu visualisieren. Dazu gehören die einfachsten Beispiele wie MS Excel und Numbers für Mac.

Vielleicht fragen Sie sich immer noch, wie genau Sie einen Fortschrittsbericht schreiben sollen.

Wie stellen Sie mit all diesen praktischen Tipps den Bericht zusammen?

Erstens hängt es von der Art des Berichts und dem beabsichtigten Leser ab. Ein Fortschrittsbericht kann täglich, wöchentlich oder monatlich verfasst werden. Er kann für eine Einzelperson oder ein Team geschrieben werden.

Wie Sie in den folgenden Beispielen sehen, sind die wichtigsten Bestandteile eines Fortschrittsberichts:

Dieser Teil gibt einen Überblick über den Inhalt des Fortschrittsberichts. Am besten schreiben Sie dies, nachdem Sie alle anderen Teile des Berichts abgeschlossen haben. Auf diese Weise sind Sie in der Lage, eine genaue Zusammenfassung zu erstellen.

Machen Sie es kurz und einfach. Ein oder zwei Absätze sind ausreichend.

Zahlen und Details sind Ihre Freunde, vor allem wenn Sie diesen Abschnitt des Fortschrittsberichts schreiben. Die Leistungen, die Sie schreiben, sollten mit Ihren Zielen übereinstimmen.

Was waren Ihre Ziele für den Berichtszeitraum?

Dies kann ein Ziel für den Tag, die Woche, den Monat oder das Quartal sein. Andererseits könnte es auch ein Teamziel sein.

Seien Sie bei der Formulierung von Zielen konkret. Zum Beispiel:

Vermeiden Sie es, zu viele detaillierte Informationen zu geben. Je einfacher dieser Abschnitt ist, desto leichter ist es für die Beteiligten und das Projektteam, die Projektprioritäten zu erkennen.

Erläutern Sie, welche Situationen Sie gegebenenfalls daran gehindert haben, Ihre Ziele zu erreichen, oder die den Fortschritt des Projekts behindert haben.

Aber das ist noch nicht alles. Seien Sie proaktiv und legen Sie einen Aktionsplan und einen Zeitplan für die Beseitigung der Hindernisse vor. Fügen Sie Details hinzu, z. B. Geldmittel, Materialien und Personal, die Sie für die Umsetzung der Lösung benötigen.

Damit Sie sich besser orientieren können, finden Sie hier Beispiele für Fortschrittsberichte, die optisch ansprechend und gut lesbar sind.

A täglicher Fortschrittsbericht enthält Ihre Ziele für den Tag sowie Ihre Leistungen vom Vortag. Außerdem werden die Herausforderungen erläutert, die sich bei der Durchführung von Aufgaben und der Erreichung von Zielen ergeben.

Ein weiterer Abschnitt des Tagesberichts ist „Lessons Learned“. Diese müssen in direktem Zusammenhang mit den Aufgaben und Herausforderungen des Tages sowie mit den Erfolgen des Vortages stehen.

Wöchentliche Fortschrittsberichte enthalten eine wöchentliche Aufschlüsselung dessen, was bereits erreicht wurde und welche Aufgaben noch zu erledigen sind.

Genau wie ein Tagesbericht kann ein wöchentlicher Fortschrittsbericht auch Herausforderungen und gelernte Lektionen enthalten. Beispiele finden Sie in den unten stehenden Vorlagen.

Um eine bessere Vorstellung davon zu bekommen, kehren wir zum Beispiel zu den Ereignissen zurück:

• Viele potenzielle Anbieter nahmen an einem einwöchigen Branchenkongress teil und konnten keine Termine vereinbaren.
• Potenzielle Verkäufer haben die E-Mail nicht vollständig gelesen.

• Berücksichtigung von Branchenereignissen bei der Planung eines Zeitplans für die Kontaktaufnahme mit Kunden
• Einleitende E-Mails müssen kurz sein und eine lesbare Formatierung aufweisen

Ein monatlicher Bericht ist für Projekte mit längerer Laufzeit erforderlich. Der Bericht kann sowohl monatliche als auch vierteljährliche Daten zum Projektfortschritt enthalten.

Die Fortschrittsberichte des Teams enthalten Informationen über die Meilensteine und den Stand der Arbeiten des Teams und der einzelnen Personen.

Dieser Fall ist komplizierter, weil er mehrere Personen betrifft, die möglicherweise an verschiedenen Aufgaben gearbeitet haben.

Es reicht nicht aus, nur eine Person den Bericht erstellen zu lassen. Natürlich kann eine Person die Schreibarbeiten übernehmen, aber alle müssen ihren Beitrag leisten und Feedback geben.

Eine Möglichkeit, die Beiträge der verschiedenen Teammitglieder zu erfassen, ist die Aufzeichnung der von ihnen vorgenommenen Änderungen.

Aktivieren Sie dazu einfach die Nachverfolgung von Änderungen in einem Word-Dokument bzw. in Pages für Mac-Benutzer.

Bei der Arbeit mit einem kollaborativen Tool wie Google Text & Tabellen. Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol oben rechts im Fenster und wählen Sie im Dropdown-Menü die Option „Bearbeitungen werden zu Vorschlägen“. Das sieht folgendermaßen aus:

Andererseits können die Teammitglieder Kommentare oder Fragen einfügen. Auch dies können Sie ganz einfach in einem Word-Dokument oder in einer Software wie Google Docs und Piktochart tun, mit der Sie gemeinsame Dokumente kommentieren können..

So sieht es in Piktochart aus (mehr über diese Funktion erfahren Sie in unserem Leitfaden zu kommentierten Kommentaren für Teams):

Hier ist ein Beispiel für die vielen Vorlagen für Projektberichte von Piktochart.

Eine letzte Sache noch… Sie haben Ihren Bericht endlich fertig getippt – atmen Sie erleichtert auf, aber drücken Sie noch nicht auf „Senden“.

Überprüfen Sie ihn mindestens einmal (besser mehrmals, besonders wenn es sich um einen Teambericht handelt). Lesen Sie den Artikel noch einmal durch, bearbeiten Sie den Inhalt nach Bedarf und bitten Sie dann einen Teamkollegen, mit anderen Augen Korrektur zu lesen.