Imagínate esto: Días o semanas después de empezar un proyecto, tu supervisor te pide un informe de progreso.
Dependiendo de tu experiencia con la redacción de informes de progreso, puede que respondas con disposición, ansiedad o confusión. ¿Por dónde empiezas? ¿Cómo sabes que has creado un informe final satisfactorio o incluso asombroso? No te preocupes: el equipo de expertos de Piktochart está aquí para ayudarte.
En esta guía de informes de progreso, no sólo te daremos los mejores consejos sobre cómo redactar un informe con éxito, sino que además te proporcionaremos plantillas de informes de progreso y listas de comprobación para que te centres en lo importante.
Empezamos, por supuesto, con la importantísima pregunta que puede hacerse cualquier persona, desde un novato hasta incluso un profesional experimentado: “¿Qué es un informe de progreso?”
Índice de contenidos:
Si prefieres ver antes que leer, no dudes en consultar el vídeo resumen de esta entrada del blog:
¿Qué es un informe de progreso?
Un informe de progreso es exactamente lo que parece: un documento con un lenguaje sencillo y directo que explica detalladamente lo que se ha conseguido y qué más se necesita para completar el proyecto. Básicamente, este documento es una actualización de la situación antes del informe final, en la que se describen las tareas realizadas por un miembro del equipo, el director del proyecto o el equipo, junto con lo que queda por hacer.
Tanto si necesitas proporcionar informes de progreso diarios como trimestrales, este activo describe las actividades que has llevado a cabo, las tareas que has completado y los hitos que has alcanzado con respecto a tu plan de proyecto.
Según el alcance y la complejidad del proyecto, puede que tengas que dar un informe de progreso semanal o mensual, o por cada 25% de hitos del proyecto.
En términos de audiencia, un informe de progreso suele redactarse para un supervisor, un colega o un cliente. Los informes de progreso pueden redactarse desde la perspectiva de una persona, así como de todo un equipo o departamento.
A lo largo de tu carrera, es probable que crees más informes de los que puedas contar (reto para ti: ¡cuéntalos y averigua cuántos recursos utilizas!).
Quizá pases más tiempo procesando datos e introduciendo cifras en gráficos que trabajando de verdad.
Los informes no tienen por qué llevar tanto tiempo como a menudo. ¡Las plantillas de informes de progreso te ahorran tiempo!
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Sumérgete aquí y aprende de Kevan algunos trucos para informar.
¿Por qué es importante un informe de progreso?
A veces puede parecer que escribir detalladamente sobre tu progreso es redundante, sobre todo cuando te has comunicado regularmente con tu supervisor, tus compañeros de equipo y el cliente a lo largo del proyecto. Como cualquier gestor de proyectos, probablemente pienses que hay cosas más importantes en las que trabajar.
Pero este tipo de informe profesional es en realidad muy útil por varias razones.
1. Hace que todos tengan perspectivas similares
Cada persona que reciba una copia del informe sabrá lo que se ha realizado y lo que queda por hacer. Esto evita confusiones sobre lo que se ha hecho o lo que queda por hacer. Además, proporciona pruebas y datos sobre el respectivo proyecto que pueden citarse y obtenerse si surgen preguntas en el futuro.
2. Redactar informes de progreso facilita la colaboración
Esto es especialmente importante cuando diferentes equipos o departamentos trabajan juntos. Saber qué está priorizando otro equipo ayuda a evitar el trabajo en silos y también reduce la redundancia de tareas. Además, los informes de progreso ayudan a un equipo a identificar las áreas en las que puede ofrecer ayuda o colaborar con otros.
Cuando los equipos pueden hacer un seguimiento del progreso de otros equipos en la línea de tiempo del proyecto, los directores de proyecto tienen una mejor idea del estado actual. Pueden reasignar recursos para asegurarse de que todo el mundo está en el buen camino para cumplir el plazo del proyecto actual, lo que puede ser complicado si gestionas equipos remotos.
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3. Mejora la transparencia y la rendición de cuentas al proporcionar un documento en papel
Cuando presentas tu informe, dejas constancia de que has realizado una tarea o explicas por qué los resultados han sido diferentes de lo esperado. Una vez aceptado el documento, pasa a formar parte de la documentación oficial del proyecto.
Así, por si acaso alguien te acusa en el futuro de no cumplir una tarea o de no informar de un problema, puedes señalar el informe de progreso como prueba de que lo hiciste.
Por otro lado, si alguna vez tu proyecto es nominado para un premio, puedes estar seguro de que los validadores vendrán buscando documentos que expliquen cómo se llevó a cabo todo.
4. Mejora la evaluación y revisión de los proyectos
La próxima vez que planifiques un proyecto, tu equipo puede examinar los documentos, incluidos los informes de progreso, de proyectos anteriores para averiguar qué se hizo bien, qué salió mal y qué se puede mejorar.
Los informes anteriores pueden arrojar luz sobre cuestiones sistémicas, lagunas y otras causas de retraso o fracaso -tanto internas como externas- que deben evitarse o resolverse.
5. Proporciona información para la planificación futura
Cuando el supervisor sabe qué tareas se han realizado, puede centrarse en controlar el progreso hacia las siguientes fases del proyecto.
Cuando un informe muestra que se han producido retrasos, el supervisor puede investigar los problemas que obstaculizaron el progreso y tomar medidas para evitar que vuelvan a ocurrir en el futuro.
El supervisor también podrá ajustar el calendario del proyecto si es absolutamente necesario o dar instrucciones a los equipos para que redoblen sus esfuerzos.
En última instancia, todas las valiosas percepciones de la documentación del proyecto pueden aumentar las posibilidades de éxito de futuros proyectos.
Aquí tienes un ejemplo de formato de informe de progreso:
Cómo redactar informes de progreso
¿Alguna vez te has quedado atascado dando golpecitos con el bolígrafo o mirando fijamente un cursor parpadeante, incapaz de empezar a escribir?
El bloqueo del escritor no es una experiencia inusual a la hora de crear informes de progreso, especialmente para aquellos cuyos trabajos no suelen implicar la redacción de un documento largo o la creación de un informe formal.
Una de las razones por las que a la gente le puede resultar difícil escribir estos informes es la idea de que no son “escritores”. Sin embargo, esto no es más que una mentalidad negativa.
Los informes no requieren un lenguaje sofisticado; de hecho, cuanto más sencillos, mejor.
Aquí tienes algunos consejos de redacción sobre los informes de progreso:
“Piktochart es la herramienta a la que acudo cuando busco una forma de resumir datos que sea fácil de revisar para nuestros altos directivos. Piktochart me proporciona las herramientas para mostrar los datos de forma creativa y visualmente atractiva.” – Erica Barto, Especialista en Selección, Pruebas y Evaluación de Valero Energy Corporation
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1. Piensa en ello como una sesión de preguntas y respuestas
Antes de empezar a preocuparte por la frecuencia de tus informes y por si debes proporcionar informes mensuales o semanales, da un paso atrás y céntrate en la finalidad del propio informe.
En esencia, el proceso de elaboración de informes se reduce a preguntas y respuestas; estás respondiendo a preguntas clave sobre tu progreso. Imagina a tu jefe, compañeros o cliente haciéndote sus preguntas más importantes, y tú simplemente dándoles respuestas sobre el estado del proyecto.
Por ejemplo, supongamos que estás organizando una feria de fin de semana con puestos de comida y música y que te encargan las concesiones de comida.
El plan del proyecto puede requerir que hayas conseguido cartas de intención (LOI) de al menos 10 empresas al final del primer mes.
A continuación, tu informe de situación describiría las empresas o empresarios que han enviado cartas de intenciones, incluida una descripción de sus negocios y planes para sus puestos de comida. Si hay conversaciones en curso con otras empresas que aún no han enviado cartas de intenciones, puedes incluirlo y explicar cuándo se espera que envíen sus cartas.
Por otra parte, si no has alcanzado tu objetivo, tendrías que explicar por qué, pero también narrar los esfuerzos que has realizado y el plazo previsto para lograr los resultados deseados.
2. Utiliza un lenguaje sencillo y directo
Esto no significa que no puedas utilizar jerga técnica.
Por ejemplo, si te dedicas a la construcción, no tienes por qué evitar utilizar términos como “licitación”, “variación” o “gestión de riesgos”.
Por lo demás, habla claro. Utiliza un lenguaje claro y conciso.
Un concepto erróneo en la redacción empresarial es que la complejidad impresiona. En realidad, sólo causa confusión. El hecho es que ser capaz de hablar con claridad sobre tu tema indica que lo entiendes al dedillo.
Concretemos. Una cosa que hace que los documentos empresariales sean monótonos es la transformación de verbos en sustantivos, como he hecho yo ahí.
Si tuviéramos que reformularlo para mantener el verbo, escribiríamos “transformar verbos en sustantivos”. Suena más sencillo y va al grano.
3. Evita utilizar la voz pasiva siempre que sea posible
A veces, no puedes evitar utilizar la voz pasiva en documentos formales que prohíben el punto de vista en primera persona. Pero cuando se hace bien, ayuda a que tus informes de progreso sean más cercanos.
Volviendo al ejemplo de la concesión de comida, una frase pasiva sería “Se llevó a cabo una investigación sobre posibles concesionarios de comida”.
Para que esa frase sea activa, dale un actor (que en este caso es el equipo), como en “El equipo investigó sobre posibles concesionarios de comida”.
4. Sé concreto
Un estudio publicado en el Revista de Neurociencia Cognitiva descubrió que cuando utilizas palabras concretas, tiendes a activar tanto la parte izquierda como la derecha del cerebro, mientras que la región derecha tiende a permanecer sin estimular por las palabras abstractas.
Aunque el jurado aún no ha decidido cómo se representan exactamente los significados de las palabras en la mente, podemos estar de acuerdo en que la frase “un sonido alegre” no despierta la imaginación tanto como “tintinear de campanas”.
“Un día caluroso” no activa las imágenes visuales tanto como “un polo derritiéndose”. Cuando se estimula la mente del lector con palabras, es menos probable que se distraiga.
Tomando el ejemplo anterior, “investigó sobre posibles concesionarios de comida” no evoca una imagen visual. En cambio, “elaboró una lista de 50 posibles concesionarios de comida” es más concreto, sobre todo si añades detalles sobre qué alimentos podrían venderse.
5. Explica la jerga si es necesario
Esto depende de quién vaya a leer tus informes de progreso, y de si utilizas una jerga muy especializada con la que sólo estén familiarizados los miembros de tu equipo.
Por ejemplo, en un informe redactado por un equipo de construcción dirigido al director del proyecto, podría utilizarse la jerga de la construcción tal y como el destinatario obviamente la entiende.
6. Deletrea las siglas cuando aparezcan por primera vez en el documento
No des por sentado que todas las personas que lean el informe entenderán todos los acrónimos que utilices sin que tú se los expliques.
Por ejemplo, en los trabajos de construcción, el SWMS debe deletrearse primero como “declaración de método de trabajo seguro”. Las “comprobaciones previas a la puesta en marcha” deben deletrearse como “comprobaciones previas a la puesta en marcha”.
Así, en tu informe, quedaría así “declaración de método de trabajo seguro (SWMS)”, entonces todas las referencias posteriores son libres de ser simplemente SWMS.
7. Cíñete a los hechos
Evita dar tu opinión, a menos que forme parte del proyecto.
Por ejemplo, tu tarea podría consistir en analizar datos y ofrecer tu interpretación y predicción. En ese caso, puedes ofrecer tu especulación y punto de vista, siempre que tengas pruebas que te respalden.
8. Utiliza gráficos para complementar el texto
Evita escribir una larga serie de números en una frase. Intenta utilizar distintos tipos de gráficos, tablas o cuadros, sobre todo cuando se trate de una serie de números.
Aquí en Piktochart, tenemos muchas plantillas de informes de progreso, y el informe de progreso de contratación que aparece a continuación es un gran ejemplo.
Cuando utilices gráficos o diagramas, prueba varios tipos para determinar cuáles presentan mejor tus datos. Puedes utilizar un gráfico de barras, un gráfico circular, un gráfico lineal o incluso un diagrama de dispersión. Al hacerlo, dedica tiempo a distinguir los distintos conjuntos de datos de los demás mediante etiquetas y colores.
No te preocupes si esto te parece desalentador: hay muchos programas que pueden ayudarte a visualizar datos como MS Excel y Numbers para Mac.
¿Crees que tienes suficiente información para empezar? Puedes crear un informe en cuestión de minutos con nuestro generador de informes de IA. Sólo tienes que indicar qué tipo de informe quieres, y nuestra herramienta de IA te sugerirá varias plantillas entre las que elegir. Puedes elegir la más adecuada y luego personalizarla en nuestro editor.
Cómo estructurar los informes de progreso
Puede que aún te estés preguntando cuál es el proceso exacto para redactar un informe de progreso.
Con todos estos consejos prácticos, ¿cómo se elabora el informe?
En primer lugar, depende del tipo de informe, así como del lector previsto. Un informe de progreso puede redactarse diaria, semanal o mensualmente. Puede redactarse para un individuo o para un equipo.
Como verás en los ejemplos siguientes, las partes principales de un informe de progreso son:
1. Introducción
Esta parte proporciona una visión general del contenido del informe de progreso. Es mejor escribirla después de haber completado todas las demás partes del informe. De ese modo, podrás ofrecer un resumen preciso.
Hazlo breve y sencillo. Uno o dos párrafos bastarán.
2. Realizaciones
Los números y los detalles son tus amigos, sobre todo al redactar esta sección del informe de progreso. Los logros que escribas deben corresponderse con tus objetivos.
3. Objetivos
¿Cuáles eran tus objetivos para el periodo cubierto por el informe?
Podría ser un objetivo para el día, la semana, el mes o el trimestre. Por otra parte, también podría ser un objetivo de equipo.
Sé concreto al escribir los objetivos. Por ejemplo
Evita proporcionar información demasiado detallada. Cuanto más sencilla sea esta sección, más fácil será que las partes interesadas y el equipo del proyecto vean las prioridades del proyecto.
4. Obstáculos
Explica qué situaciones, si las hubo, te impidieron alcanzar tus objetivos, o pueden haber obstaculizado el progreso del proyecto.
Pero no te detengas ahí. Sé proactivo y presenta un plan de acción y un calendario para resolver los obstáculos. Incluye detalles, como fondos, materiales y recursos humanos que puedas necesitar para poner en práctica la solución.
Plantillas de informes de progreso que puedes editar inmediatamente
Para guiarte mejor, aquí tienes ejemplos de plantillas de informes de progreso que son visualmente atractivas y muy legibles.
Estas plantillas están disponibles si te registras en una cuenta gratuita de Piktochart. Una vez que te hayas registrado, utiliza cualquiera de las plantillas que aparecen a continuación y edita los elementos y el texto para hacerla tuya.
1. Informes de progreso diarios
Un informe de progreso diario incluye tus objetivos del día, así como tus logros del día anterior. También explica los retos encontrados al realizar las tareas y alcanzar los objetivos.
Otra sección del informe diario son las “lecciones aprendidas”. Éstas deben estar directamente relacionadas con las tareas y retos del día, así como con los logros del día anterior.
2. Informe semanal de progreso
Informes de progreso semanales proporcionan un desglose semana a semana de lo que se ha logrado y de las tareas que quedan por completar.
Al igual que un informe diario, un informe de progreso semanal puede incluir retos y lecciones aprendidas. En las plantillas siguientes se incluyen ejemplos.
Para entenderlo mejor, volvamos al ejemplo de los eventos:
Desafíos
- Muchos vendedores potenciales estaban asistiendo a una convención del sector de una semana de duración; no podían concertar reuniones.
- Los posibles vendedores no leyeron todo el correo electrónico.
Lecciones aprendidas
- Ten en cuenta los acontecimientos del sector al planificar un calendario para contactar con los clientes
- Los correos electrónicos introductorios deben ser breves y tener un formato legible
3. Informes mensuales de progreso
Un informe mensual es necesario para proyectos de mayor duración. El informe puede proporcionar datos mensuales y trimestrales sobre el progreso del proyecto.
4. Informes de progreso del equipo
Los informes de progreso del equipo proporcionan información sobre los hitos y el estado de avance, tanto del equipo como individuales.
Ahora bien, ésta es más complicada, simplemente porque implica a varias personas que pueden haber trabajado en tareas diferentes.
No basta con dejar que una sola persona haga el informe. Por supuesto, una persona puede mecanografiarlo, pero todos deben hacer aportaciones y comentarios.
Una forma de mantener un registro de las aportaciones de los distintos miembros del equipo es llevar un registro de las ediciones que han realizado.
Para ello, basta con activar el seguimiento de cambios en un documento de Word, o en Pages para los usuarios de Mac.
Cuando trabajas en una herramienta colaborativa como Google Docs, haz clic en el icono del lápiz en la parte superior derecha de la ventana, y elige “Las ediciones se convierten en sugerencias” en el menú desplegable. Esto es lo que aparece:
Por otro lado, los miembros del equipo pueden insertar comentarios o preguntas. De nuevo, puedes hacerlo fácilmente en un documento de Word, así como en programas que te permiten comentar documentos compartidos, como Google Docs y Piktochart.
Así es como se ve en Piktochart (aprende más sobre esta función en nuestra guía de comentarios anotados para equipos):
He aquí un ejemplo de las muchas plantillas de informes de proyectos de equipo de Piktochart.
Lista de control del informe de progreso
Una última cosa… Por fin has terminado de escribir tu informe: respira aliviado, pero no pulses “enviar” todavía.
Repásalo al menos una vez (mejor hacerlo más de una vez, sobre todo si se trata de un informe de equipo). Vuelve a leer el artículo, edita el contenido si es necesario y luego pide a un compañero de equipo que lo revise. Cuatro ojos ven más que dos.
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