Rapport d’Activité : Comment Rédiger, Structurer et Rendre Visuellement Attrayant l’État d’Avancement d’un Projet

Imaginez la situation : Quelques jours ou quelques semaines après le début d’un projet, votre supérieur vous demande un rapport d’activité.

Selon votre expérience de la rédaction de rapports d’activité, vous pouvez réagir avec empressement, anxiété ou confusion. Par où commencer ? Comment savoir si vous avez produit un rapport final satisfaisant, voire extraordinaire ? N’ayez crainte, l’équipe d’experts de Piktochart est là pour vous aider.

Dans ce guide sur les rapports d’activité, nous vous donnerons non seulement des conseils sur la manière de rédiger un rapport réussi, mais nous vous fournirons également des modèles de rapports d’activité et des listes de contrôle pour que vous puissiez vous concentrer sur l’essentiel.

Nous commençons, bien sûr, par la question essentielle que tout le monde, du débutant au professionnel chevronné, peut se poser : « Qu’est-ce qu’un rapport d’activité ? »

• Qu’est-ce qu’un rapport d’activité ?
• Pourquoi un rapport d’activité est-il important ?
• Comment rédiger un rapport d’activité
• Comment structurer un rapport d’activité
• Modèles gratuits de rapports d’activité à modifier immédiatement
• Liste de contrôle du rapport d’activité

Si vous préférez regarder plutôt que lire, n’hésitez pas à consulter le résumé vidéo de ce billet de blog :

Comme son nom l’indique, un rapport d’activité est un document rédigé dans un langage simple et direct qui explique en détail ce qui a été réalisé et ce qu’il reste à faire pour boucler le projet. Ce document est essentiellement une mise à jour de l’état d’avancement du projet avant le rapport final. Il décrit les tâches accomplies par un membre de l’équipe, un chef de projet ou une équipe, ainsi que ce qui reste à faire.

Qu’il s’agisse de rapports d’activité quotidiens ou même trimestriels, ce document décrit les activités réalisées, les tâches accomplies et les étapes franchies par rapport à votre plan de projet.

En fonction de l’ampleur et de la complexité du projet, il peut être nécessaire de fournir un rapport d’activité hebdomadaire ou mensuel, ou à chaque étape du projet (25 %).

En termes de public, un rapport d’activité est généralement rédigé à l’intention d’un superviseur, d’un collègue ou d’un client. Les rapports d’activité peuvent être rédigés du point de vue d’une personne ou de celui d’une équipe ou d’un service entier.

Tout au long de votre carrière, il est probable que vous créiez plus de rapports que vous ne pouvez en compter (défi pour vous : comptez-les et trouvez combien de ressources vous utilisez !)

Peut-être passez-vous plus de temps à compiler des données et à insérer des chiffres dans des graphiques qu’à travailler réellement.

Nous avons également fait appel au talent de Kevan Lee de Buffer pour cette expérience de contenu interactif afin de vous aider dans vos projets de rapports d’activité.

Plongez ici, et apprenez de Kevan quelques astuces pour vos rapports.

Il peut parfois sembler superflu d’écrire en détail sur vos progrès, en particulier lorsque vous avez régulièrement communiqué avec votre superviseur, vos coéquipiers et votre client tout au long du projet. Comme tout chef de projet, vous pensez probablement qu’il y a des choses plus importantes à faire.

Ce type de rapport professionnel est pourtant très utile pour plusieurs raisons.

Chaque personne qui recevra une copie du rapport saura ce qui a été accompli et ce qui reste à faire. Cela permet d’éviter toute confusion sur ce qui a été fait ou ce qui reste à faire. En outre, il fournit des preuves et des données sur le projet concerné qui peuvent être citées et sourcées si des questions se posent à l’avenir.

Ceci est particulièrement important lorsque différentes équipes ou différents départements travaillent ensemble. Savoir quelles sont les priorités d’une autre équipe permet d’éviter le travail en silo et de réduire la redondance des tâches. En outre, les rapports d’activité aident l’équipe à identifier les domaines dans lesquels elle peut apporter son aide ou collaborer avec d’autres.

Lorsque les équipes peuvent suivre les progrès réalisés par les autres équipes sur le calendrier du projet, les chefs de projet ont une meilleure idée de l’état d’avancement du projet. Ils peuvent réaffecter des ressources pour s’assurer que tout le monde est sur la bonne voie pour respecter la date limite du projet en cours, ce qui peut s’avérer délicat si vous gérez des équipes à distance.

Lorsque vous soumettez votre rapport, vous indiquez que vous avez accompli une tâche ou que vous avez expliqué pourquoi vos résultats étaient différents de ceux escomptés. Une fois accepté, le document fait partie de la documentation officielle du projet.

Ainsi, si quelqu’un vous accuse à l’avenir de ne pas avoir accompli une tâche ou de ne pas avoir signalé un problème, vous pouvez citer le rapport d’activité comme preuve que vous l’avez fait.

D’autre part, si votre projet est nommé pour un prix, vous pouvez être sûr que les validateurs viendront chercher des documents expliquant comment l’ensemble du projet a été réalisé.

La prochaine fois que vous planifierez un projet, votre équipe pourra examiner les documents, y compris les rapports d’activité des projets précédents afin de déterminer ce qui a été bien fait, ce qui n’a pas fonctionné et ce qui peut être amélioré.

Les rapports précédents peuvent mettre en lumière des problèmes systémiques, des lacunes et d’autres causes de retard ou d’échec – tant internes qu’externes – qui doivent être évités ou résolus.

Lorsque le superviseur sait quelles tâches ont été accomplies, il peut se concentrer sur le suivi de l’avancement des prochaines étapes du projet.

Lorsqu’un rapport fait état de retards, le superviseur est en mesure d’enquêter sur les problèmes qui ont entravé les progrès et de prendre des mesures pour éviter qu’ils ne se reproduisent à l’avenir.

Le superviseur sera également en mesure d’ajuster le calendrier du projet si cela s’avère absolument nécessaire ou de demander aux équipes de redoubler d’efforts.

En fin de compte, toutes les informations précieuses tirées de la documentation du projet peuvent augmenter les chances de réussite des projets futurs.

Voici un exemple de format de rapport d’activité :

Vous est-il déjà arrivé de rester bloqué sur votre stylo ou de fixer un curseur clignotant, incapable de commencer à écrire ?

Le syndrome de la page blanche n’est pas inhabituel lorsqu’il s’agit de rédiger des rapports d’activité, en particulier pour les personnes dont le travail n’implique généralement pas la rédaction d’un long document ou la création d’un rapport formel.

L’une des raisons pour lesquelles les gens peuvent éprouver des difficultés à rédiger ces rapports est qu’ils pensent qu’ils ne sont pas bons « écrivains ». Or, il s’agit simplement d’un état d’esprit négatif.

Les rapports ne nécessitent pas un langage sophistiqué – en fait, plus ils sont simples, mieux c’est.

Voici quelques conseils de rédaction sur les rapports d’activité :

Avant de vous inquiéter de la fréquence des rapports et de savoir si vous devez fournir des rapports mensuels ou hebdomadaires, prenez un peu de recul et concentrez-vous sur l’objectif du rapport lui-même.

Par essence, le processus d’établissement de rapports se résume à des questions-réponses ; vous répondez à des questions clés sur vos progrès. Imaginez votre responsable, vos collègues, ou le client vous poser ses questions les plus importantes, et vous lui fournissez simplement des réponses sur l’état d’avancement du projet.

Par exemple, imaginons que vous organisiez une kermesse ce week-end avec des stands de nourriture et de musique et que vous soyez chargé des concessions alimentaires.

Le plan du projet peut exiger que vous ayez obtenu des lettres d’intention d’au moins dix entreprises avant la fin du premier mois.

Votre rapport d’activité présentera ensuite les entreprises ou les entrepreneurs qui ont envoyé une lettre d’intention, ainsi qu’une description de leurs activités et de leurs projets de stands de restauration. Si des discussions sont en cours avec d’autres entreprises qui n’ont pas encore envoyé de lettre d’intention, vous pouvez le mentionner et expliquer quand elles sont censées envoyer leur lettre.

En revanche, si vous n’avez pas atteint votre objectif, vous devrez expliquer pourquoi, mais aussi décrire les efforts que vous avez déployés et le calendrier prévu pour atteindre les résultats souhaités.

Cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas utiliser de jargon technique.

Par exemple, si vous travaillez dans le secteur de la construction, vous n’êtes pas obligé d’éviter d’utiliser des termes comme « appel d’offres », « variation » ou « gestion des risques ».

Mais sinon, parlez franchement. Utilisez un langage clair et concis.

L’une des idées fausses en matière de rédaction commerciale est que la complexité impressionne. En réalité, elle ne fait que semer la confusion. Le fait est que la capacité à parler clairement de votre sujet indique que vous le comprenez parfaitement.

Si nous devions reformuler cette phrase pour conserver le verbe, nous écririons « transformer les verbes en noms ». C’est une tournure plus simple qui va droit à l’essentiel.

Parfois, vous ne pouvez pas éviter d’utiliser la voix passive dans des documents formels qui interdisent le point de vue à la première personne. Mais lorsqu’elle est bien faite, elle permet de rendre vos rapports d’activité plus compréhensibles.

Pour revenir à l’exemple de la concession alimentaire, une phrase passive se lirait comme suit : « Des recherches sur les concessionnaires alimentaires potentiels ont été effectuées ».

Pour rendre cette phrase active, il faut lui donner un acteur (l’équipe dans ce cas), comme dans le cas suivant : « L’équipe a fait des recherches sur les concessionnaires alimentaires potentiels ».

Une étude publiée dans le Journal of Cognitive Neuroscience a montré que lorsqu’on utilise des mots concrets, on a tendance à solliciter les parties gauche et droite du cerveau, tandis que la région droite reste peu stimulée par les mots abstraits.

Bien que l’on ne sache pas encore exactement comment le sens des mots est représenté dans l’esprit, on peut admettre que l’expression « un son joyeux » n’éveille pas autant l’imagination que « des cloches qui tintent ».

« Une journée chaude » n’active pas l’imagerie visuelle autant qu’une « glace fondante ». Lorsque l’esprit d’un lecteur est stimulé par des mots, il est moins susceptible de s’égarer.

Si l’on reprend l’exemple précédent, « recherche de concessionnaires alimentaires potentiels » n’évoque pas une image visuelle. En revanche, « établir une liste de 50 concessionnaires alimentaires potentiels » est plus concret, surtout si l’on ajoute des détails sur les produits alimentaires qui pourraient être vendus.

Cela dépend des personnes qui liront vos rapports d’activité et si vous utilisez un jargon très spécialisé que seuls les membres de votre équipe connaissent.

Par exemple, dans un rapport rédigé par une équipe de construction et adressé au chef de projet, le jargon de la construction pourrait être utilisé tel que le destinataire le comprend manifestement.

Ne partez pas du principe que chaque personne lisant le rapport comprendra tous les acronymes que vous utilisez sans les expliciter.

Par exemple, dans le secteur de la construction, les EMTS doivent d’abord être définis comme des « énoncés de méthodes de travail sûres ». Le terme « pré-démarrage » devrait être remplacé par « contrôles pré-démarrage ».

Ainsi, dans votre rapport, la mention se présenterait comme suit : « énoncés de méthodes de travail sûres (EMTS) », puis toutes les références ultérieures sont libres de mentionner simplement EMTS.

Évitez de donner votre avis, sauf si cela fait partie du projet.

Par exemple, votre tâche peut consister à analyser des données et à proposer une interprétation et des prévisions. Dans ce cas, vous pouvez faire part de vos spéculations et de votre point de vue, pour autant que vous ayez des preuves à l’appui.

Évitez d’écrire une longue série de chiffres dans une phrase. Essayez d’utiliser différents types de graphiques, de tableaux ou de diagrammes, en particulier lorsqu’il s’agit d’une série de nombres.

Chez Piktochart, nous avons de nombreux modèles de rapports d’activité. Le rapport d’activité des recrutements ci-dessous en est un excellent exemple.

Lorsque vous utilisez des graphiques ou des tableaux, essayez plusieurs types pour déterminer ceux qui présentent le mieux vos données. Vous pouvez utiliser un diagramme à barres, un diagramme circulaire, un diagramme linéaire ou même un nuage de points. Ce faisant, prenez le temps de distinguer les différents ensembles de données les uns des autres en utilisant des étiquettes et des couleurs.

Ne vous inquiétez pas si cela vous semble intimidant : il existe de nombreux logiciels qui peuvent vous aider à visualiser des données, y compris les exemples les plus basiques : MS Excel et Numbers pour Mac.

Vous vous interrogez peut-être encore sur le processus exact de rédaction d’un rapport d’activité.

Armé de tous ces conseils pratiques, comment rédiger le rapport ?

Tout d’abord, cela dépend du type de rapport et du lecteur visé. Un rapport d’activité peut être rédigé quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement. Il peut être rédigé pour un individu ou une équipe.

Comme vous le verrez dans les exemples ci-dessous, les principales parties d’un rapport d’activité sont les suivantes :

Cette partie donne un aperçu du contenu du rapport d’activité. Il est préférable de rédiger cette partie après avoir terminé toutes les autres parties du rapport. Vous serez ainsi en mesure de fournir un résumé précis.

Soyez bref et simple. Un ou deux paragraphes suffisent.

Les chiffres et les détails sont vos amis, surtout lorsque vous rédigez cette section du rapport d’activité. Les réalisations que vous écrivez doivent correspondre à vos objectifs.

Quels étaient vos objectifs pour la période couverte par le rapport ?

Il peut s’agir d’un objectif pour la journée, la semaine, le mois ou le trimestre. D’un autre côté, il peut aussi s’agir d’un objectif d’équipe.

Soyez concret lorsque vous rédigez vos objectifs. Par exemple :

Évitez de fournir trop d’informations détaillées. Plus cette section est simple, plus il est facile pour les parties prenantes et l’équipe de projet de voir les priorités du projet.

Expliquez quelles situations, le cas échéant, vous ont empêché d’atteindre vos objectifs ou ont pu entraver l’avancement du projet.

Mais ne vous arrêtez pas là. Soyez proactif et présentez un plan d’action et un calendrier pour lever les obstacles. Incluez des détails, tels que les fonds, le matériel et les ressources humaines dont vous pourriez avoir besoin pour mettre en œuvre la solution.

Pour mieux vous guider, voici des exemples de modèles de rapports d’activité visuellement attrayants et très lisibles.

Un rapport d’activité quotidien comprend vos objectifs pour la journée, ainsi que vos réalisations de la veille. Il explique également les difficultés rencontrées dans l’accomplissement des tâches et la réalisation des objectifs.

Une autre section du rapport quotidien est consacrée aux « enseignements tirés ». Ceux-ci doivent être directement liés aux tâches et aux défis de la journée, ainsi qu’aux réalisations de la veille.

Les rapports d’activité hebdomadaires fournissent un résumé, semaine par semaine, de ce qui a été accompli et des tâches qui restent à accomplir.

Tout comme le rapport quotidien, le rapport d’activité hebdomadaire peut faire mention des défis et des leçons apprises. Des exemples sont inclus dans les modèles ci-dessous.

Pour en avoir une meilleure idée, revenons à l’exemple des événements :

• De nombreux vendeurs potentiels participaient à une convention industrielle d’une semaine et n’ont pas pu prendre de rendez-vous.
• Les vendeurs potentiels n’ont pas lu l’intégralité de l’e-mail.

• Tenir compte des événements du secteur lors de l’établissement d’un calendrier pour contacter les clients.
• Les courriels d’introduction doivent être courts et leur formatage lisible.

Un rapport mensuel est nécessaire pour les projets de longue durée. Le rapport peut fournir des données mensuelles et trimestrielles sur l’avancement du projet.

Les rapports d’activité d’équipe fournissent des informations sur les étapes et l’état d’avancement de votre équipe et des individus.

Ceux-ci sont plus compliqués, tout simplement parce qu’ils impliquent plusieurs personnes qui peuvent avoir travaillé sur des tâches différentes.

Il ne suffit pas de laisser une seule personne faire le rapport. Bien sûr, une seule personne peut taper à la machine, mais tout le monde doit apporter sa contribution et ses commentaires.

L’un des moyens de conserver une trace des contributions des différents membres de l’équipe est de suivre les modifications qu’ils ont apportées.

Pour ce faire, il suffit d’activer le suivi des modifications dans un document Word, ou dans Pages pour les utilisateurs de Mac.

Lorsque vous travaillez sur un outil collaboratif tel que Google Docs cliquez sur l’icône en forme de crayon dans la partie supérieure droite de la fenêtre et choisissez « Les modifications deviennent des suggestions » dans le menu déroulant. Voici à quoi cela ressemble :

D’autre part, les membres de l’équipe peuvent insérer des commentaires ou des questions. Là encore, vous pouvez le faire facilement sur un document Word, ainsi que sur des logiciels qui permettent de commenter des documents partagés, tels que Google Docs et Piktochart..

Voici à quoi cela ressemble dans Piktochart (pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, consultez notre guide sur les commentaires annotés pour les équipes) :

Voici un exemple des nombreux modèles de rapport de projet d’équipe proposés par Piktochart.

Une dernière chose… Vous avez enfin terminé de rédiger votre rapport – poussez un soupir de soulagement, mais n’appuyez pas encore sur « envoyer » !

Passez-la en revue au moins une fois (il vaut mieux le faire plusieurs fois, surtout s’il s’agit d’un rapport d’équipe). Relisez l’article, modifiez le contenu si nécessaire, puis demandez à un coéquipier de le relire avec un regard neuf.