Si les nombreux types de rapports d’activité vous donnent envie de hurler, sachez que vous n’êtes pas le seul.
Les rapports internes sur les activités de vente et les rapports que vous devez soumettre à des collaborateurs externes peuvent être nombreux au point d’en devenir intimidants.
Cependant, la réalité des entreprises modernes est qu’elles ont besoin de plusieurs types de rapports d’activité pour réussir.
Un rapport d’Unito a révélé que plus de 75 % des personnes interrogées ont déclaré que les rapports fournissaient presque toujours des informations précieuses.
Il y a de fortes chances que vous ayez eu à rédiger certains types de rapports, que vous en soyez conscient ou non. Quelle que soit votre poste, vous devrez probablement rédiger des rapports, que ce soit occasionnellement ou de temps en temps.
Et pour vous assurer que vous rédigez le rapport approprié à des situations spécifiques, vous devez connaître les différents types de rapports et la manière de les rédiger.
Vous trouverez ci-dessous une liste exhaustive des types de rapports d’activité, de leur fonction et du contexte dans lequel ils sont nécessaires, ainsi que des exemples et des modèles.
Entrons dans le vif du sujet.
Table des matières
- Qu’est-ce que la rédaction d’un rapport ?
- 1. Rapport formel
- 2. Rapport informel
- 3. Rapport d’audit
- 4. Rapport de marketing
- 5. Rapport d’avancement ou rapport périodique
- 6. Rapport sur les tendances
- 7. Rapport d’analyse
- 8. Rapport d’évaluation
- 9. Rapport client
- 10. Rapport de ventes
- 11. Rapport de proposition
- 12. Rapport d’enquête
- 13. Rapport de recherche
- 14. Rapport financier
- 15. Rapport d’incident
- 16. Rapport de projet
- 17. Rapport annuel
- 18. Rapport latéral
- 19. Rapport vertical
- 20. Rapport d’événement
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Qu’est-ce que la rédaction d’un rapport ?
Vous souvenez-vous des bulletins de notes que vous receviez à la fin de chaque session scolaire ? Les détails de vos résultats scolaires et périscolaires au cours de l’année.
C’est ce que font les rapports.
Les rapports sont des documents détaillant les résultats ou les conclusions d’un processus, d’un projet ou d’une enquête. Ils peuvent également faire référence à une analyse bien détaillée d’ensembles de données ou de situations spécifiques.
Dans le domaine de la communication d’entreprise, la rédaction de rapports est le processus de préparation de documents formels qui traitent d’un sujet spécifique. La rédaction d’un rapport utilise souvent des faits, des tableaux, des graphiques, des diagrammes, etc. pour expliquer ses conclusions afin d’en faciliter la compréhension.
Comme tout rapport vise à éduquer et à informer par le biais de la recherche scientifique, il est essentiel de préparer le rapport parfait en se concentrant sur le public cible. Certains rapports présentent également des options et des recommandations basées sur leurs résultats.
20 types de rapports, exemples et modèles
Les entreprises utilisent de nombreux types de rapports mais voici les plus courants, utilisés quasi-quotidiennement.
1. Rapport formel
Les rapports formels contiennent souvent des informations objectives, approfondies et directes, sans références personnelles. Ces rapports doivent être soigneusement structurés en fonction du style et de l’objectif de l’entreprise.
La classification des rapports formels comprend les rapports comptables, les rapports fonctionnels et d’autres rapports longs.
2. Rapport informel
Les rapports informels sont le contraire des rapports formels. Ils ne sont pas structurés de manière stricte, contiennent des messages courts et utilisent un langage courant.
Les entreprises qui souhaitent transmettre rapidement des informations critiques utilisent souvent les rapports informels. Les rapports informels accordent plus d’attention à une communication rapide et efficace qu’à une structuration formelle.
Là encore, d’autres types de rapports informels entrent dans cette catégorie, notamment les publications numériques, les e-mails, les rapports de notes de service et certaines formes de rapports internes.
3. Rapport d’audit
Un rapport d’audit est un rapport formel établi par un auditeur sur la situation financière d’une organisation. Les rapports d’audit sont rédigés selon les normes d’audit communément admises.
Toutefois, ces formats peuvent varier légèrement en fonction des circonstances de l’audit. Le rapport d’audit de fin d’année d’une organisation en est un exemple.
4. Rapport de marketing
Les rapports de marketing fournissent des informations détaillées sur les campagnes de marketing, des campagnes sur le terrain aux campagnes sur les réseaux sociaux. Ils servent à contrôler les activités de marketing et à informer sur les stratégies de marketing qui fonctionnent ou qui doivent être améliorées.
5. Rapport d’avancement ou rapport périodique
Les rapports d’avancement, ou rapports périodiques, sont générés à des intervalles spécifiques. En fonction des besoins, les rapports de performance peuvent être quotidiens, hebdomadaires, mensuels, trimestriels et annuels, ou peuvent même utiliser des dates régulières.
Les rapports d’avancement sont utilisés pour fournir des informations sur les progrès ou les performances. D’autres types de rapports d’activité peuvent également être considérés comme des rapports périodiques s’ils sont mis à disposition à intervalles réguliers.
Les rapports analytiques, les rapports d’analyse Google et les rapports d’inventaire sont des exemples de rapports d’avancement.
6. Rapport sur les tendances
Parfois appelés rapports d’analyse des tendances, les rapports d’analyse des tendances analysent les opérations commerciales quotidiennes et les comparent aux prévisions.
Ces rapports aident les entreprises à découvrir les tendances récentes du secteur et la manière dont elles peuvent bénéficier aux organisations. Ils révèlent également des détails importants sur les campagnes de marketing et vous indiquent la portée de vos messages et leur influence en termes de marketing.
Il s’agit par exemple de rapports Google Analytics, d’enquêtes et de rapports statistiques.
7. Rapport d’analyse
Les rapports analytiques ont gagné en importance ces dernières années en raison de l’importance croissante de l’analyse des données commerciales.
Ces dernières années, l’analyse des données est devenue partie intégrante des pratiques commerciales courantes, et le secteur devrait atteindre un chiffre d’affaires annuel de 68 milliards de dollars d’ici à 2025.
Les organisations s’appuient sur des données qui font des rapports analytiques l’un des types de rapports les plus couramment utilisés. Les rapports analytiques peuvent suggérer des recommandations pour améliorer les entreprises en tirant parti des données pour évaluer les performances.
8. Rapport d’évaluation
Lorsqu’une organisation lance des produits, des services, des campagnes ou des processus, elle doit en évaluer le succès périodiquement ou à l’issue du programme.
Un rapport d’évaluation documente l’efficacité d’un produit, si un service répond aux attentes ou si une campagne est réussie.
Les rapports d’évaluation mettent également en évidence les résultats et formulent des recommandations basées sur les performances. Il s’agit d’un type de rapport formel et approfondi, comprenant parfois des informations générales, des définitions, des résultats, des prévisions et des recommandations.
Ce type de rapport peut faciliter le processus décisionnel et faire preuve de transparence à l’égard des parties prenantes.
9. Rapport client
Comme les entreprises traitent avec les clients, elles ont besoin d’un rapport sur les clients détaillant leur relation avec chaque client et leurs activités professionnelles. Les rapports clients précisent l’état d’avancement des projets et aident l’entreprise à prendre des décisions de gestion.
Les rapports clients sont créés et livrés dans les délais convenus. Par exemple, à échéance hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, etc. Il s’agit donc d’un rapport périodique.
Des réunions et des discussions avec les clients peuvent également l’accompagner pour en expliquer le contenu. Par conséquent, les rapports clients aident l’entreprise à instaurer un climat de confiance.
10. Rapport de ventes
Le service des ventes rend compte des performances commerciales de l’entreprise aux dirigeants et au conseil d’administration par le biais de rapports de vente. Les membres de l’équipe de vente peuvent également rédiger un rapport de vente à l’intention des autres membres du groupe ou du chef d’équipe.
Un rapport de ventes détaille les performances d’une entreprise sur une période donnée. Il peut également révéler les événements survenus sur le terrain afin d’éclairer les décisions.
Ce type de rapport met en évidence le volume des ventes, le produit des ventes, les clients potentiels, etc. Il peut servir à définir des indicateurs de performance clés ou à formuler un objectif commercial global.
Parmi les exemples de rapports de vente, on peut citer les rapports périodiques qui suivent les performances de vente pour une période donnée. Par exemple, un rapport de vente hebdomadaire ou mensuel détaillera les ventes, le chiffre d’affaires, les prospects et d’autres paramètres pour les périodes spécifiées.
11. Rapport de proposition
Les entreprises s’engagent dans des partenariats et d’autres formes de relations commerciales. Mais avant cela, elles établissent les spécificités de la relation par le biais d’un rapport de proposition.
Les rapports de proposition sont des documents officiels qui mettent en évidence la manière dont une entreprise entend aider une autre.
Les rapports de proposition sont envoyés en réponse à un appel d’offres. Ils contiennent des mesures spécifiques que l’entreprise entreprendra pour aider l’entreprise bénéficiaire.
Étant donné qu’une entreprise reçoit généralement des propositions commerciales de la part de nombreuses entreprises, il convient d’établir des rapports de proposition complets et précis.
12. Rapport d’enquête
Les rapports d’enquête sont des documents qui aident une entreprise à mettre en évidence les résultats d’une enquête. Il s’efforce de résumer les réponses d’une enquête et de présenter objectivement les informations en utilisant des éléments visuels tels que des tableaux, des graphiques, des diagrammes et des infographies pour rendre les rapports faciles à lire.
13. Rapport de recherche
Les rapports de recherche sont des documents créés pour communiquer les résultats de la recherche – qu’elle soit commerciale ou scientifique – liée à l’entreprise. Les experts en la matière s’en chargent généralement. Parfois, un rapport de recherche peut révéler des informations nécessitant une attention urgente.
Le contenu d’un rapport de recherche comprend le processus de recherche, les résultats, les conclusions, les recommandations et les limites.
Il informe l’entreprise sur les besoins essentiels du marché auxquels elle doit répondre et sur l’impact de ses produits ou services sur le public. Par exemple, certaines plateformes de réseaux sociaux s’interrogent sur l’influence qu’elles exercent sur les jeunes.
14. Rapport financier
Les rapports financiers et les rapports budgétaires sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais ils ne sont pas nécessairement identiques.
Les départements de la production et des finances sont généralement chargés de ces rapports. Les rapports financiers sont des documents formels qui expliquent la situation financière et les performances d’une entreprise. Parmi les exemples de rapports budgétaires, on peut citer les rapports financiers hebdomadaires ou mensuels qui détaillent les activités économiques pour la période spécifiée.
D’autre part, les rapports budgétaires s’intéressent aux conditions budgétaires prédéfinies et à leur comparaison avec la situation financière de l’entreprise. Ils aident les entreprises à prendre des décisions financières appropriées et peuvent être utilisés pour comparer les étapes franchies au cours d’une période donnée.
15. Rapport d’incident
Bien que les entreprises prennent des mesures pour prévenir les accidents et autres incidents indésirables, ceux-ci peuvent toujours se produire sur le lieu de travail. Et lorsque ces incidents se produisent, des mesures supplémentaires peuvent être nécessaires pour éviter qu’ils ne se reproduisent. Un rapport d’incident est un rapport d’information qui détaille les faits d’un incident.
Les rapports d’incidents peuvent également révéler des événements inhabituels, des problèmes de santé et de sécurité, des failles de sécurité, des accidents évités de justesse, des dommages, etc.
Ils mettent en évidence la cause, l’événement exact et les moyens de prévenir les incidents à l’avenir. Des secteurs spécifiques tels que les compagnies d’assurance et les agences de sécurité peuvent également en avoir besoin.
16. Rapport de projet
Également connus sous le nom de rapport sur l’état de santé du projet (project health report), les rapports de projet aident l’organisation à fournir des informations sur des projets spécifiques.
Les entreprises se lancent généralement dans des projets et l’établissement de rapports sur chacun d’entre eux leur permet de suivre l’avancement des travaux et d’évaluer les performances de manière efficace.
Les rapports de projet contiennent les objectifs, ce qui peut contribuer à garantir le respect des règles par toutes les personnes qui supervisent le projet. Ces rapports permettent également aux parties prenantes de donner leur avis, d’apporter des modifications, d’évaluer les besoins financiers et de mettre en œuvre les actions nécessaires.
17. Rapport annuel
Les rapports annuels sont des rapports complets et plus longs qui donnent des informations détaillées sur une entreprise au cours de l’année précédente. Ce type de rapport détaille les états financiers et les réalisations de l’année concernée.
On peut considérer ces rapports comme des rapports externes puisque de nombreuses organisations publient leurs rapports annuels. Dans certains cas, la publication de rapports annuels peut être une obligation pour certaines entreprises.
Cependant, les entreprises conçoivent principalement des rapports annuels pour faire le point sur leurs activités au cours de l’année. Ils aident les parties prenantes à prendre conscience de la performance et informent les actionnaires et d’autres personnes de la performance financière.
18. Rapport latéral
Les rapports verticaux et latéraux sont des termes utilisés pour désigner la direction d’un rapport. Par rapport aux autres rapports, les rapports latéraux décrivent ceux qui circulent entre les membres d’un même niveau organisationnel.
Les rapports informatifs échangés entre les chefs d’équipe, les rapports succincts entre les membres d’une équipe ou les rapports complets entre les départements sont des exemples de ces types de rapports.
19. Rapport vertical
Les rapports verticaux comprennent un document préparé sous la forme d’un rapport partagé entre différentes hiérarchies organisationnelles. Il peut s’agir d’un niveau supérieur à un niveau inférieur ou vice versa.
Il peut s’agir, par exemple, de rapports d’activité rédigés par des employés membres d’une équipe de direction ou par des cadres à l’intention des membres de leur équipe.
20. Rapport d’événement
Les entreprises organisent de nombreux événements et les rapports d’événements analysent le succès de chacun d’entre eux,
Les gestionnaires d’événements préparent ces rapports succincts et travaillent en comparant les résultats de l’événement aux objectifs fixés. Ils déterminent le succès d’un événement et servent de modèle pour les événements futurs.
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Il est essentiel de comprendre les différents types de rapports pour les utiliser dans le cadre de la croissance et de l’organisation de votre entreprise.
Non seulement les rapports sont vitaux, mais ils peuvent également aider une entreprise à identifier les points faibles et à prévoir les événements futurs lorsqu’ils sont utilisés de manière appropriée.
Cependant, ce n’est pas toujours le cas, car de nombreux types de rapports d’activité confondent souvent les employés et les propriétaires.
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