25 Presentasi Laporan yang Kuat dan Cara Membuat Laporanmu Sendiri

Jika kita adalah apa yang kita lakukan berulang kali, maka konsultan adalah presentasi laporan. Menurut konsultan veteran John Kim, “Jika Anda tidak dapat menyusun presentasi yang terstruktur dengan baik, persuasif, dan visual… Anda tidak akan menjadi konsultan manajemen untuk waktu yang lama.”

Sayangnya, lebih dari 90% presentasi laporan konsultan gagal memberikan impact, baik karena tidak memiliki konten yang cukup, terlalu banyak konten, tidak terstruktur, kurang persuasif, atau sejujurnya, membosankan.

Anda dapat mengetahui data Anda luar dalam, dan Anda tidak dapat memiliki pemahaman yang lebih kuat tentang industri ini, tetapi tidak peduli seberapa siap atau baik penelitian Anda – bahkan satu slide yang buruk pun dapat merusak konten yang bagus. Belum lagi, presentasi yang dirancang dengan buruk dapat membuat departemen dan organisasi Anda kehilangan lebih dari $100.000 per tahun (sebaliknya, presentasi yang dirancang dengan baik memberi Anda keuntungan yang signifikan).

Jadi, meskipun prinsip piramida tetap menjadi salah satu cara terbaik untuk menyusun konten presentasi Anda, dalam artikel ini kami memberikan tips dan insight terbaik lainnya yang dapat Anda gunakan untuk membuat slide yang kuat yang berbicara kepada audiens melalui 25 contoh praktik terbaik.

Deck ini memenuhi banyak hal dalam hal memberikan kiat-kiat untuk presentasi yang kuat. Laporan ini terdiri dari penggunaan visualisasi data yang sangat brilian, “progress bar” di bagian atas yang mengingatkan audiens pada bagian mana mereka berada, dan rangkuman ringkas yang menyertai setiap infografik. Di sini, di Piktochart, ini tentu saja merupakan salah satu presentasi laporan terbaik yang pernah kami lihat.

Ada banyak sekali data di sini, tetapi McKinsey melakukan pekerjaan yang patut dipuji untuk membuatnya tetap menarik dengan rangkuman yang jelas dan infografik yang menarik (slide 30 & 42). Beberapa slide mungkin terasa sedikit lebih sempit daripada yang lain (slide 41-49), tetapi ketika membuat laporan Anda sendiri, Anda harus mencoba untuk menyimpan potongan data yang sangat besar ini untuk sebuah artikel atau whitepaper yang dapat diunduh dan dibaca dengan teliti oleh klien di waktu luang mereka. Presentasi Anda seharusnya hanya berisi hal-hal yang penting.

Anda akan semakin menghargai kecemerlangan presentasi ini apabila Anda melihat aslinya. Alih-alih hanya memasukkan data dalam bentuk mentah sebagai grafik atau tabel, Stinson mengubah temuan mereka menjadi sesuatu yang lebih grafis dan menarik. Sisa dari laporan ini juga mengambil prinsip less-is-more, hanya menyaring poin-poin terpenting yang penting bagi klien – bukan presenter.

Leanplum hanya menyajikan satu poin per slide, membuat presentasi mereka sangat mudah diikuti (meskipun memiliki 105 slide!). Meskipun mereka menggunakan grafik garis dan diagram batang tradisional, mereka juga menemukan cara-cara yang tidak biasa untuk mengilustrasikan data mereka (slide 71-77) atau menyelipkan bongkahan data yang tidak mengurangi poin utama (slide 52-53) – mereka menggunakan data untuk mendukung insight mereka, daripada menjadikan data sebagai fokus slide.

Manfaatkan ruang putih dan grafik yang bersih untuk menyampaikan maksud Anda secara lebih efektif. Deck konsultasi ini melakukan apa yang diabaikan oleh sebagian besar presentasi laporan, yaitu menyoroti poin-poin penting (dan menebalkan poin-poin penting) untuk menghindari kebingungan audiens dengan terlalu banyak informasi.

Bersih dan sederhana, setiap slide dalam presentasi ini memiliki fokus yang jelas, disempurnakan dengan penggunaan satu pertanyaan per slide dan ikon bergaya minimalis yang menyertainya. Ini adalah salah satu gaya yang paling mudah untuk ditiru, dan dapat digunakan secara strategis pada bagian tertentu dari presentasi Anda, di mana Anda ingin menghilangkan gangguan dan memberikan penekanan pada pesan tertentu.

Tajam dan jelas, pilihan font sans serif membuat laporan Anda terlihat ramping, modern, dan sangat mudah terbaca saat dipresentasikan. Meskipun pilihan font Anda mungkin dibatasi oleh pedoman brand atau gaya internal, terlepas dari itu, aturan praktis yang baik dalam presentasi laporan Anda adalah menggunakan font yang jelas dan bergaya minimal sehingga pesan Anda tidak tersesat dalam jaringan gangguan visual.

Presentasi ini telah ditonton lebih dari 87.500 kali, menjadikannya contoh yang bagus tentang apa yang bisa dilakukan dalam sebuah deck pendidikan. Penggunaan screengrab memberikan pengenalan yang lebih baik kepada klien saat ini dan calon klien atas layanan atau produk Anda. Juga telah terbukti bahwa elemen visual lebih menarik bagi klien.

Penggunaan ilustrasi dan gambar kustom yang cerdas membantu audiens untuk langsung mengidentifikasi setiap titik masalah. Visual yang bagus dan relevan memperkuat pesan Anda karena dapat menimbulkan respons emosional, membantu audiens Anda mengingat poin-poin penting.

Paruh pertama presentasi memiliki kualitas penceritaan yang kuat yang didukung oleh ilustrasi yang bagus untuk membantu menyiapkan paruh kedua – di mana data penting disajikan. Otak kita memproses gambar lebih cepat daripada kata-kata, jadi ini adalah jalan pintas yang bagus untuk menyampaikan pesan secara lebih efektif.

Memiliki daftar isi untuk ditampilkan di sisi slide membantu mencegah kelelahan audiens – sering kali ketika presentasi terlalu panjang, tingkat retensi audiens mulai menurun. Alat “tracking” seperti ini dapat berfungsi sebagai petunjuk visual sehingga audiens Anda tahu di mana mereka berada, dan apa yang dapat mereka harapkan selanjutnya.

Ada alur yang jelas dalam presentasi ini – dimulai dengan memperkenalkan beberapa statistik utama, yang pada akhirnya mengarah pada mengapa statistik ini penting, dan diakhiri dengan solusi yang telah diusulkan. Semuanya sangat terorganisir. Hal hebat lainnya dari presentasi ini adalah bahwa presentasi ini menggunakan grafik untuk memperkuat, bukan mengalihkan perhatian poin-poin utamanya (slide 22-29).

Ini adalah presentasi yang luar biasa, yang menggunakan kalimat aktif (“kami melakukan ini…”, “kami menemukan ini…”, “strategi digital saya adalah…”) untuk lebih terhubung dengan audiens. Penggunaan salinan percakapan, pesan yang lugas, dan tema estetika yang konsisten menjadikannya salah satu presentasi laporan favorit kami untuk dibagikan kepada para pengguna.

Pada titik-titik strategis dalam presentasi yang panjang ini, jajak pendapat dilakukan untuk menjaga agar audiens tetap terlibat dan memberi mereka jeda dari informasi yang berlebihan. Dengan meminta mereka untuk merefleksikan status dan pemikiran mereka saat ini, mereka “siap” untuk menerima apa yang akan dikatakan oleh presenter selanjutnya.

Ini adalah contoh lain untuk menjaga audiens Anda tetap terlibat melalui penggunaan pertanyaan (slide 2, 3 & 7). Nada dan suara pertanyaan juga dibuat secara kreatif dan cerdas karena menggunakan FOMO (fear of missing out) untuk memastikan pelanggan mau mendengarkan.

Judulnya sudah cukup jelas – menguraikan solusi untuk Anda selangkah demi selangkah adalah salah satu cara terbaik untuk membuat presentasi yang efektif. Penggunaan “hit atau mitos?” yang cerdas dalam setiap slide juga membuat penonton merefleksikan pengalaman mereka sendiri dan kesan mereka (yang mungkin salah) tentang industri ini.

Ada banyak hal yang dapat disampaikan dalam presentasi ini mengenai temuan dan dampak IoT pada berbagai industri, namun Deloitte menyajikannya dengan cara yang membuatnya tetap relevan – dengan menggunakan format tanya-jawab yang berfungsi untuk menghubungkan dan bukannya mengasingkan para hadirin.

Ini adalah contoh utama tentang bagaimana Anda bisa memanfaatkan gaya penulisan “listicle” untuk menyajikan poin-poin utama Anda dengan kejelasan dan persuasif yang luar biasa. Perhatikan bahwa masing-masing dari 10 langkah tersebut dilengkapi dengan statistik utama? Itulah cara Anda dapat menambahkan bobot pada apa yang Anda katakan tanpa membebani audiens dengan terlalu banyak grafik dan bagan data.

Apa yang membuat seorang konsultan hebat adalah kemampuannya untuk melampaui data permukaan untuk memberikan insight yang nyata dan dapat ditindaklanjuti kepada pelanggan. Presentasi oleh PwC ini tidak hanya memberikan rekomendasi langkah demi langkah (slide 15-18), tetapi juga menggunakan studi kasus dan testimoni nyata untuk meningkatkan kredibilitas dan mengilustrasikan nilai.

Mengidentifikasi sebuah masalah? Bagus. Berhasil menemukan solusi? Bahkan lebih baik lagi. Presentasi ini menguraikan solusi yang diusulkan melalui satu pesan per slide, diselingi dengan grafik yang relevan yang memperkuat poin utamanya. Bersih, jernih, dan efektif.

Personalisasi berhasil di setiap industri. Pada saat Anda mempersiapkan presentasi berikutnya, pikirkan tentang bagaimana Anda dapat memberikan saran yang sesuai dengan pemangku kepentingan yang terlibat (slide 30-33).

Ada alasan mengapa TED talks hanya berdurasi 18 menit atau kurang dari itu – lebih lama lagi dan pembicara akan kehilangan perhatian audiens. Mengambil saran ini, sedapat mungkin buatlah presentasi laporan Anda menjadi singkat. Contoh dari Deloitte ini menggambarkan cara cerdas untuk membuat segala sesuatunya tetap padat dan berisi, dan juga mempublikasikan semua white paper dan artikel Anda di satu tempat.

Presentasi ringkas ini adalah contoh yang bagus tentang cara meringkas semua temuan utama Anda dalam waktu kurang dari 10 slide. Apabila Anda memaksakan diri untuk mengurangi kekacauan, Anda akan mulai lebih cermat mengenai apa yang Anda sertakan. Ingatlah, apa yang Anda anggap menarik mungkin tidak sama dengan apa yang dianggap relevan oleh audiens. Jangan terlalu terikat, dan bersiaplah untuk mengeditnya.

Coba gunakan presentasi laporan sebagai “pratinjau” untuk rangkaian lengkap layanan bisnis Anda. Dengan cara ini, Anda meringkas poin-poin terbaik Anda kepada calon klien, dan jika apa yang Anda katakan cukup menarik minat mereka, mereka akan lebih tertarik untuk melakukan pertemuan lanjutan.

Kunci untuk melakukan hal ini dengan sukses, bagaimanapun juga, adalah bahwa beberapa poin yang Anda pilih untuk dipresentasikan harus disertai dengan suatu bentuk solusi bisnis yang disesuaikan atau wawasan tentang kebutuhan spesifik mereka.

Kelihatannya sudah jelas, namun Anda akan terkejut betapa seringnya konsultan lalai dalam mencantumkan gambar profil dan informasi kontak bisnis profesional mereka di akhir setiap laporan.

Ada banyak alasan untuk melakukannya, tetapi yang paling penting, hal ini membantu calon klien bisnis Anda mengingat Anda dengan lebih baik. Kenyataannya, kita mengingat wajah lebih baik daripada nama, dan menambahkan informasi ini memungkinkan mereka untuk menghubungi kita jika mereka tertarik dengan kesempatan berikutnya.

Kejernihan pemikiran diterjemahkan secara langsung ke dalam presentasi Anda yang ringkas. Tips desain presentasi yang penting adalah bahwa slide deck Anda harus selalu menjadi hal terakhir yang Anda kerjakan – struktur dan cerita adalah yang utama. Mungkin tidak terlalu mengejutkan jika kami memberitahukannya kepada Anda: Elemen-elemen yang membuat presentasi laporan konsultan bisnis menjadi hebat hampir sama dengan elemen-elemen yang membuat presentasi apa pun menjadi hebat.

Pada akhirnya, jadikan audiens Anda sebagai pusat perhatian, jadilah kreatif dan penuh perhatian terhadap kebutuhan mereka; gunakan desain dan visual untuk keuntungan Anda dan integrasikan sejak awal, bukan sebagai renungan. Dan ingat: Bahkan dengan lebih banyak pilihan, terkadang, lebih sedikit lebih baik.

Sekarang setelah Anda terinspirasi dan berpengalaman dalam pembuatan presentasi laporan, sekarang saatnya untuk membuat presentasi Anda sendiri dengan menggunakan kiat-kiat dari artikel ini. Di Piktochart, kami memiliki beberapa template yang apik dan sangat mudah disesuaikan untuk membantu Anda membuat presentasi laporan yang penuh impact. Cukup cari di basis data template laporan dan presentasi kami dan lihat beberapa contoh di bawah ini.