Come scrivere una relazione (Guida 2024 e modelli gratuiti)

Avete una relazione da consegnare tra pochi giorni, ma continuate a procrastinare come dei professionisti.

Vi suona familiare?

Se state fissando una pagina bianca, chiedendovi come scrivere una relazione nel miglior modo possibile, non siete i soli. Per molti, scrivere una relazione, soprattutto per la prima volta, può sembrare di rotolare un enorme macigno in salita.

La buona notizia è che da una prima bozza alla creare rapporti che la gente ama leggere è un’abilità che si può sviluppare e perfezionare nel tempo.

Che siate studenti, professionisti o persone che desiderano migliorare la loro capacità di scrivere relazioni, continuate a leggere la guida 2023 e le istruzioni passo-passo su come scrivere una relazione. Inoltre, imparate a conoscere il formato di base dei report.

Avrete inoltre accesso a modelli di report che potrete modificare e personalizzare immediatamente e conoscerete uno strumento per creare rapporti online (senza bisogno di scaricare software!). È inoltre possibile iniziare subito a personalizzare i modelli creando un account gratuito.

La scrittura di una relazione è un modo di comunicare informazioni, dati, intuizioni o analisi. Si tratta di un ‘abilità essenziale che si rivelerà utile in vari contesti, dalla ricerca accademica all’immersione in eventi storici, fino alle riunioni di lavoro.

Ma la creazione di un report può essere un po’ difficile all’inizio.

Nella sua forma più semplice, la stesura di un report inizia con la ricerca e la raccolta di tutte le informazioni, l’analisi dei risultati e la presentazione in un modo che sia facile da capire per il pubblico.

Sembra abbastanza facile, vero?

Beh, c’è qualcosa di più. Nella prossima sezione vi guideremo attraverso tutte le fasi del processo di stesura di un intero report a partire da una bozza e dai dati.

Ma prima di tutto, conosciamo i diversi tipi di relazione.

Le relazioni sono di tutte le forme e dimensioni e il tipo di relazione da scrivere dipende dagli obiettivi specifici e dal pubblico. Ogni tipo di relazione ha uno scopo, un formato e uno stile unici.

I tipi di report più comuni sono:

• Relazione accademica – Si tratta di relazioni scolastiche, relazioni di libri, relazioni di tesi o relazioni analitiche tra due idee opposte.
• Report aziendali – I report aziendali vanno dai report annuali a analisi SWOT. L’obiettivo dei resoconti aziendali è quello di comunicare idee, informazioni o intuizioni in un contesto aziendale.
• Report di ricerca – I report di ricerca sono spesso di natura più scientifica o metodologica. Possono assumere la forma di studi di caso o di documenti di ricerca.

Per saperne di più: 20 tipi di report e quando usarli (e modelli)

Suddividere il processo di stesura del report in tre fasi può renderlo molto più gestibile, soprattutto se è la prima volta che lo si crea.

Queste tre fasi sono:

• Fase di pre-scrittura
• Fase di scrittura
• Fase di post-scrittura

Vediamo i passaggi per ogni fase e come scrivere una buona relazione nel 2023 di cui essere orgogliosi.

La fase di pre-scrittura è tutta una questione di preparazione. Prendetevi un po’ di tempo per raccogliere i pensieri e organizzare l’idea principale. Scrivete prima un riassunto.

Ecco alcuni passi importanti che vi aiuteranno ad affrontare la fatica di creare un report accurato.

Conoscere il vostro scopo vi aiuterà a concentrarvi e a rimanere in carreggiata durante tutto il processo. Cercare di capire il perché della vostra relazione attraverso queste domande:

• Chi è il lettore a cui si rivolge? Conoscete il linguaggio del vostro pubblico e il suo modo di pensare?
• Che cosa state cercando di ottenere con la vostra relazione? State cercando di informare, persuadere o consigliare una linea d’azione al lettore?

È il momento di raccogliere quante più informazioni possibili sul vostro argomento. Questo potrebbe comportare la lettura di libri, articoli e altre relazioni. Potrebbe anche essere necessario condurre interviste con esperti in materia.

Un consiglio su come scrivere una relazione: Scegliete fonti affidabili come articoli di ricerca, libri di recente pubblicazione e casi di studio di autori affidabili.

Una traccia è una tabella di marcia per la vostra relazione. Comprende il titolo, l’introduzione, la tesi, i punti principali e la conclusione. Organizzare i pensieri in questo modo vi aiuterà a mantenere la concentrazione e ad assicurarvi di coprire tutte le informazioni necessarie.

Sebbene sia possibile creare una relazione senza creare una scaletta, è possibile scrivere una relazione migliore con una scaletta. Uno schema aiuta a organizzare i fatti e i punti importanti sulla carta.

Una volta completata la fase di pre-scrittura, è il momento di scrivere la relazione.

A questo punto sentirete molta resistenza, perché è qui che si svolge la maggior parte del noioso lavoro di stesura del report. Tuttavia, il processo può essere semplice se si segue una struttura e un formato di scrittura adeguati.

La struttura del rapporto può variare a seconda del tipo di rapporto che si sta creando, ma il formato di scrittura di seguito riportato può servire da guida per chiunque.

• Frontespizio. Questa è la prima pagina del rapporto e deve includere il titolo del report, il nome dell’autore, la data di presentazione o di invio e qualsiasi altra informazione rilevante, come il vostro nome o il nome dell’organizzazione.
• Indice dei contenuti (TOC). Questa sezione contiene le sottosezioni della relazione e la corrispondente numerazione delle pagine. Una TOC ben scritta aiuterà i lettori a navigare facilmente nel vostro rapporto e a trovare le informazioni di cui hanno bisogno.
• Breve sintesi. Questa parte fornisce una panoramica dello scopo specifico del relazione, dell’argomento, della metodologia, dei risultati principali e delle raccomandazioni. Nei rapporti aziendali questa sezione viene spesso chiamata “sintesi”.
• Introduzione. L’introduzione deve fornire informazioni di base sull’argomento e spiegare il motivo per cui è stata redatta la relazione. Dovrebbe inoltre indicare gli scopi e gli obiettivi della relazione e fornire una panoramica della metodologia utilizzata per raccogliere e analizzare i dati. Assicuratevi di includere un’efficace frase d’argomento.
• Corpo principale. Il corpo principale della relazione deve essere suddiviso in sottosezioni, ognuna delle quali si occupa di un aspetto specifico dell’argomento. Queste sezioni devono essere chiaramente etichettate e organizzate in un ordine logico. Nella maggior parte dei report, questa è anche la parte in cui si spiegano e si presentano i risultati, le analisi e le raccomandazioni.
• Conclusione. Riassumere i punti principali della relazione e fornire una sintesi finale, una riflessione o un suggerimento. Rivedete la vostra dichiarazione di tesi. La conclusione include anche i limiti dello studio e le aree per ulteriori ricerche o azioni future.
• Riferimenti. Questa sezione deve includere un elenco di tutte le fonti citate nella relazione, come libri, articoli di giornale, siti web e qualsiasi altra fonte utilizzata per raccogliere informazioni sull’argomento.
• Appendici. Nella sezione delle appendici, è necessario includere qualsiasi informazione aggiuntiva rilevante per la relazione, ma non per il corpo principale dell’articolo. Può trattarsi di dati grezzi, dettagli di eventi, grafici, diagrammi o tabelle.

Con tutti questi elementi chiave, i lettori possono aspettarsi un rapporto informativo, ben organizzato e di facile lettura.

Suggerimenti per i professionisti: Ricordate di usare un linguaggio chiaro e conciso nel vostro saggio. È inoltre necessario seguire un tipo specifico di formattazione stabilito dall’organizzazione o dall’istruttore.

Inoltre, usate la voce attiva quando potete, perché aiuta a migliorare la chiarezza. Scrivere un saggio di relazione con voce passiva lo fa sembrare meno conciso.

Le relazioni devono essere scritte in terza persona.

Una volta completata la prima bozza del saggio, prendetevi un po’ di tempo per modificare e correggere il vostro lavoro. Cercate gli errori di ortografia e di grammatica, nonché le aree in cui il flusso dell’articolo potrebbe essere migliorato. Rivedete la vostra frase di argomento.

Se non è possibile assumere un redattore professionista, chiedete a un collega o a un’altra persona di leggere la bozza e di fornire un feedback. È inoltre possibile utilizzare strumenti come Grammarly e la App Hemingway.

Ci sei quasi! Questa fase consiste nel finalizzare il rapporto e assicurarsi che sia pronto per essere condiviso.

Assicuratevi che il vostro rapporto sia formattato correttamente, con caratteri, titoli e sottotitoli chiari e di facile lettura.

L’aggiunta di immagini al vostro articolo di report è un altro ottimo modo per aiutare il vostro pubblico a comprendere più facilmente informazioni complesse.

Dai grafici alle illustrazioni, le immagini giuste possono aiutare a evidenziare e spiegare i punti chiave, gli eventi, le tendenze e i modelli dei dati, facilitando l’interpretazione delle informazioni da parte del lettore.

Volete vedere altri modelli? Accedete oggi stesso alla galleria dei modelli.

Tuttavia, è importante usare le immagini con parsimonia e assicurarsi che siano pertinenti e supportino efficacemente i testi. Per saperne di più su come incorporare efficacemente le immagini nel vostro report, scorrete le sezioni successive.

Una volta completato il rapporto, condividetelo con il vostro pubblico. Questo potrebbe comportare la presentazione al vostro capo, la presentazione a un gruppo o la condivisione online.

Aggiungere elementi visivi al vostro rapporto non significa solo inserire un grafico o un diagramma per ogni informazione.

Non ci sono regole ferree, ma utilizzate le indicazioni che seguono come linee guida:

1. Ogni immagine del report deve avere uno scopo. Non aggiungete un grafico a torta o a barre solo per il gusto di farlo. Il visual scelto deve offrire ai lettori una chiarezza impossibile da ottenere con le sole parole. Il report maker di Piktochart consente di cercare immagini e illustrazioni stock gratuite da aggiungere a qualsiasi pagina con un semplice drag and drop.
2. Se possibile, aggiungete didascalie, legende o frecce alle immagini. Per le relazioni più tecniche, i grafici sono tabelle o figure. Numerateli in ordine di apparizione (Figura 1, Figura 2, Tabella 1, ecc.) e date a ciascuno un titolo descrittivo.
3. Posizionate il visual vicino al testo pertinente della pagina.
4. Documentate la fonte dell’immagine, citandola sia nella didascalia che nella sezione dei riferimenti, se necessario.
5. Fate risaltare la grafica con colori, bordi, riquadri, spaziature e cornici.

Per saperne di più: Come migliorare il design della visualizzazione dei dati in 6 passi

La creazione di report da zero può richiedere molto tempo. La grande novità è che non è necessario creare i report da zero come accadeva negli anni ’90 e nei primi anni 2000. Le organizzazioni di ogni forma e dimensione hanno capito che è possibile anche creare il rapporto perfetto con l’aiuto di modelli.

Ad esempio, Piktochart offre una varietà di modelli completamente personalizzabili, che consentono di aggiungere facilmente il proprio marchio, i colori e il testo all’interno dell’editor online. Potete visualizzare la vostra tesi e la prima bozza in meno di un’ora. È anche possibile iniziare a scrivere direttamente nello strumento, aggiungendo la grafica pagina per pagina.

Questi modelli spaziano da report per presentazioni scolastiche ai report di vendita. Modificandoli, è possibile creare report dall’aspetto professionale senza dover ricorrere alla formattazione e alla progettazione.

Ecco alcuni esempi di modelli professionali di Piktochart. Se non riuscite a sceglierne uno che corrisponda al vostro formato e alle vostre esigenze, create un account Piktochart gratuito per avere accesso ad altri modelli.

Questo modello di relazione d’indagine include visualizzazioni chiare, che rendono i risultati della relazione più facili da comprendere. Dalle indagini sui clienti ai report sulla soddisfazione dei dipendenti, questo modello è piuttosto versatile.

Questo modello di report di ricerca è perfetto per chiunque voglia creare un report di ricerca approfondito e professionale. Il modello include tutte le sezioni necessarie per aiutarvi a organizzare facilmente la vostra ricerca e a presentare i risultati in un documento conciso.

Cercate un modello di relazione aziendale con indice e prefazione modificabili? Questo modello è perfetto!

Sia che dobbiate presentarvi agli investitori o condividere le informazioni con il vostro team, questo modello di relazione aziendale vi aiuterà a creare una sintesi lucida e informativa per qualsiasi organizzazione aziendale.

Che si tratti di uno studio di caso aziendale o accademico, questo modello di relazione di studio di caso può aiutarvi a guadagnare la fiducia dei vostri lettori. Questo modello è stato progettato specificamente con la moda come tema principale, ma è possibile modificare le foto e i dettagli per renderlo più in linea con la propria nicchia.

Utilizzate questo modello per creare relazioni di marketing complete. Il modello include sezioni modificabili per i social media, i dati dei motori di ricerca, l’email marketing e gli annunci a pagamento.

Con questo modello di report finanziario personalizzabile, non è necessario creare un rapporto finanziario da zero. Una volta scritto il contenuto, salvate il rapporto in formato PDF o PNG.

Questo modello di relazione annuale è il modello giusto per creare una sintesi professionale e informativa delle prestazioni della vostra organizzazione nell’ultimo anno. Questo modello è stato progettato per i rapporti annuali sulle risorse umane, ma può essere utilizzato anche per altri tipi di rapporti annuali.

Prima di inviare o presentare il vostro report, utilizzate la rapida lista di controllo qui sotto per assicurarvi che il vostro report sia ben strutturato, accurato, chiaro e correttamente citato. Soprattutto, dovete assicurarvi che la vostra relazione soddisfi le aspettative del pubblico e contenga tutte le informazioni e i dettagli di cui ha bisogno.

Scopo e pubblico

• Il report risponde allo scopo e alle esigenze del pubblico a cui è destinato?

Struttura e organizzazione

• Il materiale è organizzato in modo appropriato in sezioni?
• Sono stati rimossi i dettagli irrilevanti?

Precisione e analisi

• Tutto il materiale è stato controllato per verificarne l’accuratezza?
• Grafici e tabelle sono chiaramente etichettati? Controllate anche i numeri di pagina.
• I dati contenuti nei grafici o nelle tabelle sono analizzati e spiegati a parole?
• La discussione o la conclusione mostrano come i risultati si riferiscono agli obiettivi citati nell’introduzione?
• I risultati sono stati confrontati con le ricerche esistenti della letteratura?

Stile e chiarezza di scrittura

• La relazione è scritta con il tono indicato nella guida di stile del marchio (per le relazioni aziendali)? Evita i colloquialismi o le contrazioni?
• Segue le linee guida specifiche dell’organizzazione per lo stile di scrittura?
• È privo di gergo e scritto in modo chiaro? Avete tradotto termini tecnici in parole più semplici?
• Usate la voce attiva quando potete, perché aiuta a migliorare la chiarezza. Una relazione scritta con voce passiva può sembrare meno concisa.

Riconoscimento e citazione

• Tutte le idee e i dati degli eventi tratti o ispirati dal lavoro di qualcun altro sono stati citati con un riferimento?
• Tutte le illustrazioni e le figure tratte da un lavoro altrui sono state citate correttamente?

Correzione di bozze

• Il report è stato accuratamente riletto per evitare errori di battitura, ortografia e grammatica?

Scrivere una relazione è un’abilità indispensabile per chiunque voglia comunicare in modo più efficace nella propria vita personale e professionale.

Con i passi che abbiamo fornito in questa guida, chiunque può imparare a scrivere una relazione che sia informativa, coinvolgente e completa.

Inoltre, i modelli gratuiti che abbiamo evidenziato sono preziosi per chi vuole creare report in modo rapido ed efficiente. Possono anche essere utilizzati per trasformare una relazione più lunga e piena di testi in qualcosa di più accattivante e facile da digerire.

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