20 soorten rapporten en wanneer ze te gebruiken (plus sjablonen)

Als de vele soorten bedrijfsrapporten je enorm afschrikken, ben je niet de enige.

Het kan nogal overweldigend zijn – van interne rapporten over verkoopactiviteiten tot rapporten die je moet indienen voor externe medewerkers.

De realiteit van moderne bedrijven is echter dat ze verschillende soorten bedrijfsrapporten nodig hebben om succesvol te zijn.

Uit een Unito-rapport blijkt meer dan 75% van de respondenten aan te geven dat rapporten bijna altijd waardevolle inzichten opleveren.

De kans is groot dat je wel eens een rapport hebt moeten schrijven, of je je dat nu realiseert of niet. Ongeacht je functie zul je waarschijnlijk wel eens een rapport moeten schrijven.

En om ervoor te zorgen dat je het juiste rapport schrijft voor specifieke situaties, moet je de verschillende soorten rapporten herkennen en weten hoe je ze schrijft.

Hieronder vind je een volledige lijst van de soorten bedrijfsrapporten, wat ze doen en wanneer je ze nodig hebt, plus voorbeelden en sjablonen.

Laten we beginnen.

• Wat voor soort rapporten worden er geschreven?
• 1. Formeel verslag
• 2. Informeel verslag
• 3. Auditverslag
• 4. Marketingrapport
• 5. Voortgangsverslag of periodiek verslag
• 6. Trendrapport
• 7. Analytisch verslag
• 8. Evaluatieverslag
• 9. Rapport van de klant
• 10. Verkooprapport
• 11. Verslag van het voorstel
• 12. Enquêterapport
• 13. Onderzoeksrapport
• 14. Financieel verslag
• 15. Incidentenrapport
• 16. Projectverslag
• 17. Jaarverslag
• 18. Zijwaarts rapport
• 19. Verticaal rapport
• 20. Evenement verslag

Weet je nog die rapportcijfers die je aan het einde van elke schoolperiode kreeg? De details over hoe goed je academische en andere activiteiten hebt uitgevoerd gedurende het jaar.

Dit is waar rapporten voor zijn.

Rapporten zijn documenten die de resultaten of bevindingen van een proces, project of onderzoek beschrijven. Ook kunnen ze verwijzen naar een goed gedetailleerde analyse van specifieke gegevenssets of situaties.

In bedrijfscommunicatie is het schrijven van rapporten het proces van het voorbereiden van formele documenten die dieper ingaan op een specifiek onderwerp. Bij het schrijven van een verslag worden vaak feiten, tabellen, grafieken, diagrammen, enz. gebruikt om de bevindingen uit te leggen zodat ze gemakkelijk te begrijpen zijn.

Aangezien elk rapport tot doel heeft om te onderwijzen en te informeren door middel van wetenschappelijk onderzoek, is het belangrijk om het perfecte rapport voor te bereiden op de doelgroep. Sommige rapporten presenteren ook beschikbare opties en aanbevelingen op basis van hun bevindingen.

Hoewel bedrijven vele soorten rapporten gebruiken, zijn dit de meest voorkomende die we bijna dagelijks zien.

Formele rapporten bevatten vaak objectieve informatie die diepgaand is en direct ter zake komt, zonder persoonlijke referenties. Deze rapporten moeten zorgvuldig worden gestructureerd op basis van de stijl en het doel van de organisatie.

De classificatie van formele rapporten omvat boekhoudkundige rapporten, functionele rapporten en andere lange rapporten.

Informele rapporten zijn het tegenovergestelde van formele rapporten. Het heeft geen strikte structuur, bevat korte berichten en gebruikt informeel taalgebruik.

Bedrijven die op vlugge wijze kritieke informatie willen doorgeven, gebruiken vaak informele rapporten. Informele rapporten besteden meer aandacht aan snelle en effectieve communicatie dan formele structurering.

Nogmaals, andere soorten informele rapporten vallen in deze categorie, waaronder digitale postings, e-mails, memo’s en sommige vormen van interne rapporten.

Een auditrapport is een formeel rapport dat wordt opgesteld door een accountant over de financiële status van een organisatie. Controleverslagen worden geschreven volgens algemeen aanvaarde controlenormen.

Deze indelingen kunnen echter enigszins afwijken, afhankelijk van de omstandigheden van de audit. Een voorbeeld is een auditrapport aan het einde van het jaar voor een organisatie.

Marketingrapporten bieden gedetailleerde informatie over marketingcampagnes, van campagnes ter plaatse tot campagnes via social media. Ze worden gebruikt om marketingactiviteiten te monitoren en te informeren over marketingstrategieën die werken of verbeterd moeten worden.

Voortgangsrapporten, ook wel periodieke rapporten genoemd, worden met specifieke tussenpozen gegenereerd. Afhankelijk van de behoeften voor de prestatierapporten, kunnen het dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse, driemaandelijkse en jaarlijkse rapporten zijn. Ook kunnen ze regelmatig geplande data gebruiken.

Voortgangsverslagen worden gebruikt om voortgangs- of prestatie-informatie te tonen. Andere soorten bedrijfsrapporten kunnen ook worden aangemerkt als periodieke rapporten als ze met tussenpozen beschikbaar worden gesteld.

Voorbeelden van voortgangsrapporten zijn analytische rapporten, Google Analytics-rapporten en inventarisatierapporten.

Trendrapporten, ook wel trendanalyserapporten genoemd, analyseren de dagelijkse bedrijfsactiviteiten en vergelijken deze met prognoses.

Dit soort rapport helpt bedrijven om recente trends in de sector te ontdekken en vast te stellen hoe organisaties hiervan kunnen profiteren. Ook onthullen ze belangrijke details over marketingcampagnes en vertellen ze je het bereik van je berichten en hun invloed op marketing.

Voorbeelden zijn Google Analytics-rapporten, enquêtes en statistische rapporten.

Analytische rapporten zijn de laatste jaren belangrijker geworden door het groeiende belang van de analyse van bedrijfsgegevens.

De laatste jaren is data-analyse ingeburgerd geraakt als onderdeel van de standaard bedrijfspraktijken, en de industrie verwacht tegen 2025 een jaarlijkse omzet van $ 68 miljard te bereiken.

Organisaties maken gebruik van gegevensgedreven inzichten waardoor analytische rapporten een van de meest gebruikte rapporten zijn. Analytische rapporten kunnen aanbevelingen doen om bedrijven te verbeteren door inzichten in gegevens te gebruiken om prestaties te evalueren.

Wanneer een organisatie producten, diensten, campagnes of processen uitrolt, moet ze periodiek of na afloop van het programma het succes evalueren.

Een evaluatierapport documenteert de effectiviteit van een product als een service aan de verwachtingen voldoet of als een campagne succesvol is.

Evaluatierapporten belichten tevens de bevindingen en doen aanbevelingen op basis van de prestaties. Het is een formeel, diepgaand rapport, soms met achtergrondinformatie, begrippen, resultaten, voorspellingen en aanbevelingen.

Dit rapport kan helpen bij het besluitvormingsproces en om transparantie te tonen aan belanghebbenden.

Doordat bedrijven te maken hebben met klanten, hebben ze een klantenrapport nodig waarin hun relatie met elke klant en hun werkactiviteiten gedetailleerd worden weergegeven. Klantenrapporten verduidelijken de voortgang van projecten en helpen het bedrijf bij managementbeslissingen.

Klantenrapporten worden gemaakt en geleverd volgens het afgesproken tijdschema. Het kan bijvoorbeeld wekelijks, maandelijks, driemaandelijks, enz. zijn. Dit maakt het rapport tot een periodiek rapport.

Bijeenkomsten en discussies met klanten kunnen er ook bij horen om de inhoud uit te leggen. Als gevolg daarvan helpt klantrapportage een bedrijf vertrouwen op te bouwen.

De verkoopafdeling rapporteert de verkoopprestaties van een bedrijf aan leidinggevenden en het bestuur via de verkooprapporten. Leden van het verkoopteam kunnen ook een verkooprapport maken voor andere groepsleden of de teammanager.

Een verkooprapport geeft een gedetailleerd overzicht van de prestaties van een bedrijf voor een bepaalde periode. Ook kunnen ze gebeurtenissen onthullen om beslissingen te onderbouwen.

Dit type rapport belicht het verkoopvolume, de inkomsten uit de verkoop, leads, enz. Ze kunnen worden gebruikt om belangrijke prestatie-indicatoren vast te stellen of om een volledige bedrijfsdoelstelling te formuleren.

Voorbeelden van verkooprapporten zijn periodieke rapporten die de verkoopprestaties voor een bepaalde periode bijhouden. Een wekelijks of maandelijks verkooprapport geeft bijvoorbeeld gedetailleerde informatie over verkoop, omzet, leads en andere statistieken voor de opgegeven tijdsperioden.

Bedrijven gaan partnerschappen en andere vormen van zakelijke relaties aan. Maar voordat dit gebeurt, stellen ze de specifieke kenmerken van de relatie vast door middel van een voorstelrapport.

Voorstelrapporten zijn officiële documenten waarin wordt uitgelegd hoe een bedrijf van plan is een ander bedrijf te helpen.

Voorstelrapporten worden verstuurd als antwoord op een Request for Proposal of RFP. Ze bevatten specifieke stappen die het bedrijf zal ondernemen om het ontvangende bedrijf te helpen.

Aangezien een bedrijf meestal van vele bedrijven zakelijke voorstellen ontvangt, moet je ernaar streven om grondige en nauwkeurige voorstelrapporten te hebben.

Enquêterapporten zijn documenten die een bedrijf helpen de bevindingen van een enquête te benadrukken. Het is een manier om de antwoorden van een enquête samen te vatten en de informatie objectief te presenteren, terwijl er visuals worden gebruikt zoals tabellen, grafieken, diagrammen en infographics om de rapporten gemakkelijk leesbaar te maken.

Onderzoeksrapporten zijn documenten die worden gemaakt om de bevindingen van het onderzoek – zakelijk of wetenschappelijk – met betrekking tot het bedrijf te communiceren. Experts op dit gebied hanteren dit meestal. Soms kan een onderzoeksrapport informatie aan het licht brengen die dringend aandacht vereist.

De inhoud van een onderzoeksrapport omvat het onderzoeksproces, de bevindingen, conclusies, aanbevelingen en beperkingen.

Het zal een bedrijf informeren over essentiële marktbehoeften waaraan ze moeten voldoen en hoe hun producten of diensten van invloed zijn op het publiek. Sommige social media platforms onderzoeken bijvoorbeeld wat voor effect ze hebben op jongeren.

Financiële rapporten en budgetrapporten worden vaak door elkaar gebruikt, maar ze zijn niet per se hetzelfde.

Productie- en financiële afdelingen zijn meestal verantwoordelijk voor deze rapporten. Financiële rapporten zijn formele documenten die de financiële status en prestaties van een bedrijf uitleggen. Voorbeelden van budgetrapporten zijn wekelijkse of maandelijkse financiële rapporten die de economische activiteiten voor de opgegeven periode gedetailleerd weergeven.

Aan de andere kant houden budgetrapporten zich bezig met de vooraf vastgestelde budgetvoorwaarden en hoe deze zich verhouden tot de financiële situatie van het bedrijf. Ze helpen bedrijven om de juiste financiële beslissingen te nemen en kunnen worden gebruikt om mijlpalen over een bepaalde periode te vergelijken.

Hoewel bedrijven maatregelen nemen om ongelukken en andere ongewenste incidenten te voorkomen, kunnen ze alsnog voorvallen op de werkplek. En wanneer deze incidenten zich voordoen, kunnen er extra stappen nodig zijn om herhaling te voorkomen. Een incidentenrapport is een informatief rapport dat de feiten van een incident beschrijft.

Incidentenrapporten kunnen ook ongewone voorvallen, veiligheids- en gezondheidsproblemen, inbreuken op de beveiliging, bijna-ongevallen, schade, enz. onthullen.

Het legt de nadruk op de oorzaak, de precieze gebeurtenis en manieren om incidenten in de toekomst te voorkomen. Specifieke industrieën zoals verzekeringsmaatschappijen en beveiligingsbureaus kunnen ze ook nodig hebben.

Projectrapporten, ook wel bekend als een projectrapport, helpen de organisatie om informatie over specifieke projecten te verstrekken.

Over het algemeen zijn bedrijven bezig met projecten, en door rapporten over elk project te maken, kunnen ze de voortgang bijhouden en prestaties effectief beoordelen.

Projectrapporten bevatten de doelstellingen, wat kan helpen ervoor te zorgen dat elke toezichthouder van het project zich aan de doelstellingen houdt. Dergelijke rapporten maken het ook gemakkelijk voor belanghebbenden om feedback te geven, wijzigingen aan te brengen, financiële vereisten te beoordelen en noodzakelijke acties te implementeren.

Jaarverslagen zijn uitgebreide, langere rapporten die diepgaande details geven over een bedrijf in het voorgaande jaar. Het geeft een gedetailleerd overzicht van de financiën en prestaties van het betreffende jaar.

Ze kunnen ook worden aangemerkt als externe rapporten, aangezien veel organisaties hun jaarverslagen openbaar maken. In sommige gevallen kan het uitbrengen van jaarverslagen een verplichting zijn voor sommige bedrijven.

Bedrijven ontwerpen hun jaarverslagen echter vooral om een overzicht te geven van de activiteiten van het bedrijf in de loop van het jaar. Ze helpen belanghebbenden zich bewust te worden van de prestaties, en informeren aandeelhouders en anderen over de financiële prestaties.

Verticale en laterale rapporten zijn termen die worden gebruikt om te verwijzen naar de richting van een rapport. Vergeleken met andere rapporten, beschrijven laterale rapporten degene die tussen leden op hetzelfde organisatieniveau bewegen.

Voorbeelden van dit soort rapporten zijn informatieve rapporten die worden uitgewisseld tussen teammanagers, korte rapporten tussen teamleden of uitgebreide rapporten tussen afdelingen.

Verticale rapporten bestaan uit een document dat is opgesteld in een rapportvorm die wordt gedeeld tussen verschillende organisatorische hiërarchieën. Het kan van een hoger naar een lager niveau of omgekeerd.

Voorbeelden hiervan zijn zakelijke rapporten van medewerkers van een executive team of managers aan hun teamleden.

Bedrijven organiseren vele evenementen, en evenementrapporten analyseren het succes van elk evenement.

Eventmanagers bereiden deze korte rapporten voor en vergelijken de resultaten van het evenement met de gestelde doelen. Het bepaalt het succes van een evenement en dient als blauwdruk voor toekomstige evenementen.

Inzicht in de verschillende soorten rapporten is belangrijk om ze te kunnen gebruiken voor de groei en organisatie van je bedrijf.

Ze rapporteren niet alleen op efficiënte wijze, maar kunnen een bedrijf ook helpen pijnpunten te identificeren en toekomstige gebeurtenissen te voorspellen als ze op de juiste manier worden gebruikt.

Dit is echter niet altijd het geval, omdat veel typen bedrijfsrapporten werknemers en eigenaren vaak door elkaar halen.

De oplossing is om rapportagetools zoals Piktochart te gebruiken. Piktochart is een alles-in-één bedrijfscommunicatietool die bedrijven helpt bij het maken van rapporten, presentaties, infographics en diverse andere zakelijke ontwerpen.

Kies een sjabloon, voer je gegevens in en zie hoe je rapport tot leven komt. Rapporten schrijven wordt een fluitje van een cent als je met professionele sjablonen werkt. Maak een gratis Piktochart account aan om nu aan de slag te gaan!