25 Krachtige rapport presentaties en hoe je je eigen verslag maakt

Als we zijn wat we doen, dan zijn consultants ook wel rapport presentaties. In de woorden van ervaren consultant John Kim: “Als je geen goed gestructureerde, overtuigende en visuele presentatie in elkaar kunt zetten… dan zul je niet lang management consultant zijn.”

Helaas maakt meer dan 90% van de presentaties van consultantsrapporten geen indruk, omdat ze niet genoeg of juist teveel inhoud hebben, doordat ze ongestructureerd zijn, geen overtuigingskracht hebben of eerlijk gezegd gewoon saai zijn.

Je kunt je gegevens van binnen en van buiten kennen en je kunt nog zo’n stevige grip hebben op de branche, maar hoe goed je ook bent voorbereid of hoeveel onderzoek je ook hebt gedaan – zelfs één slechte slide kan de rest van je goede inhoud verpesten. Om nog maar te zwijgen over het feit dat een slecht ontworpen presentatie je afdeling en organisatie letterlijk meer dan $100.000 per jaar kan kosten (omgekeerd levert een goed ontworpen presentatie je aanzienlijke voordelen op).

Hoewel het piramide-principe nog steeds een van de beste manieren is om de inhoud van je presentatie te structureren, geven we in dit artikel aan de hand van 25 voorbeelden van best practices wat toptips en inzichten die je kunt gebruiken om krachtige slides te maken die je publiek aanspreken.

Dit deck bevat veel tips voor krachtige presentaties. Dit rapport bestaat uit een absoluut briljant gebruik van datavisualisatie, een subtiele “voortgangsbalk” bovenaan die het publiek eraan herinnert in welk deel van de presentatie ze zitten, en beknopte samenvattingen bij elke infographic. Hier bij Piktochart is het zeker een van de beste rapport presentaties waar we een behoorlijke tijd onze lof over hebben geuit.

Er is hier een overweldigende hoeveelheid gegevens, maar McKinsey doet prijzenswaardig werk door het boeiend te houden met duidelijke samenvattingen en mooie infographics (slides 30 en 42). Sommige slides voelen misschien wat krapper dan andere (slide 41-49), maar als je je eigen verslagen maakt, moet je proberen om deze grote brokken gegevens te bewaren voor een artikel of whitepaper die een klant kan downloaden en op zijn gemak kan doornemen. Je presentatie moet alleen de hoogtepunten bevatten.

Je zult het briljante van deze presentatie nog meer waarderen als je het origineel ziet. In plaats van gegevens in hun ruwe vorm zoals grafieken of tabellen in te voegen, transformeert Stinson hun bevindingen in iets grafisch en aantrekkelijkers. De rest van het rapport volgt ook het less-is-more principe, waarbij alleen de belangrijkste punten worden aangehaald die van belang zijn voor de klant – niet voor de presentator.

Leanplum presenteert slechts één punt per slide, waardoor hun presentatie super makkelijk te volgen is (ondanks de 105 slides!). Hoewel ze traditionele lijngrafieken en staafdiagrammen gebruiken, benutten ze ook ongebruikelijke manieren om hun gegevens te illustreren (slides 71-77), en soms voegen ze klompjes gegevens toe die geen afbreuk doen aan het hoofdpunt (slides 52-53) – ze gebruiken gegevens om hun inzichten te onderbouwen, in plaats van de gegevens tot het middelpunt van de slide te maken.

Maak gebruik van witruimte en nette afbeeldingen om je boodschap effectiever over te brengen. Dit consulting deck doet wat de meeste rapport presentaties nalaten, namelijk de belangrijkste punten benadrukken (en de belangrijke punten dikgedrukt weergeven) om het publiek niet te overladen met te veel informatie.

Elke slide in deze presentatie is netjes en eenvoudig en heeft een duidelijke focus, versterkt door het gebruik van één vraag per slide en bijbehorende pictogrammen in minimalistische stijl. Het is een van de makkelijkste stijlen om na te maken en kan strategisch worden gebruikt in bepaalde delen van je presentatie waar je afleiding wilt wegnemen en de nadruk wilt leggen op bepaalde boodschappen.

De keuze aan schreefloze lettertypes zorgt ervoor dat je rapport er strak en modern uitziet en dat het uitstekend leesbaar is tijdens de presentatie. Hoewel je keuze van lettertype beperkt kan zijn door je merkrichtlijnen of huisstijl, is een goede vuistregel in je rapportpresentatie om duidelijke, minimaal gestileerde lettertypes te gebruiken zodat je boodschap niet verloren gaat in een web van visuele afleiding.

Deze presentatie is meer dan 87.500 keer bekeken, waardoor het een goed voorbeeld is van wat werkt in een educatief deck. Het gebruik van screengrabs geeft zowel huidige als potentiële klanten een betere herkenning van je diensten of producten. Ook is het bewezen dat visuele elementen klanten beter aantrekken.

Slim gebruik van aangepaste illustraties en afbeeldingen helpt het publiek om direct elk pijnpunt te begrijpen. Goede, relevante visuals versterken je boodschap omdat ze emotionele reacties oproepen, waardoor je publiek de belangrijkste punten beter kan onthouden.

De eerste helft van de presentatie heeft een sterk vertellende kwaliteit die wordt ondersteund door goede illustraties om de tweede helft op te zetten – waar de belangrijke gegevens worden gepresenteerd. Onze hersenen verwerken beelden sneller dan woorden, dus dit is een goede hack om boodschappen effectiever over te brengen.

Een inhoudsopgave aan de zijkant van de slide helpt om vermoeidheid bij het publiek te voorkomen – als een presentatie te lang is, blijft het publiek vaak minder goed kijken. Een “tracking”-tool als deze kan als visuele aanwijzing dienen zodat je publiek weet waar ze zijn en wat ze hierna kunnen verwachten.

Er zit een duidelijke flow in deze presentatie – het begint met het introduceren van enkele belangrijke statistieken, wat uiteindelijk leidt tot waarom deze statistieken ertoe doen, en het eindigt met de voorgestelde oplossing. Het is allemaal erg georganiseerd. Wat ook heel goed is aan deze presentatie, is dat het grafische elementen gebruikt om de belangrijkste punten te versterken, zonder af te leiden (slides 22-29).

Dit is een uitstekende presentatie, die gebruikmaakt van een actieve stem (“we hebben dit gedaan…”, “we hebben dit gevonden…”, “mijn digitale strategie is…”) om beter aan te sluiten bij het publiek. Het gebruik van conversatieteksten, duidelijke boodschappen en een consistent esthetisch thema maken dit een van onze favoriete rapport presentaties om te delen met onze gebruikers.

Op strategische punten in deze lange presentatie worden peilingen gehouden om het publiek betrokken te houden en een pauze in te lassen van de overdaad aan informatie. Door hen te vragen na te denken over hun huidige status en gedachten, worden ze “klaargestoomd” voor wat de presentator vervolgens te zeggen heeft.

Dit is nog een ander voorbeeld van hoe je je publiek betrokken kunt houden door vragen te stellen (slides 2, 3 & 7). De toon en stem van de vragen waren ook creatief en intelligent, aangezien ze gebruikmaken van FOMO (fear of missing out) om ervoor te zorgen dat klanten willen luisteren.

De titel spreekt voor zich – het stap voor stap opsplitsen van je oplossing is een van de beste manieren om een effectieve presentatie te maken. Het slimme gebruik van “hit or myth?” in elk van de slides zet het publiek ook aan het denken over hun eigen ervaringen en (mogelijk verkeerde) indrukken van de industrie.

Er valt veel te zeggen in deze presentatie over de bevindingen en impact van IoT op verschillende industrieën, maar Deloitte presenteert het op een manier die het relevant houdt – door gebruik te maken van een vraag-en-antwoord formaat dat efficiënt is om verbinding te maken met het publiek in plaats van te vervreemden.

Dit is een uitstekend voorbeeld van hoe je gebruik kunt maken van de “listicle” schrijfstijl om je belangrijkste punten duidelijk en overtuigend te presenteren. Zie je dat elk van de 10 stappen wordt aangevuld met belangrijke statistieken? Zo kun je meer gewicht geven aan wat je zegt zonder het publiek te overladen met te veel grafieken en gegevensdiagrammen.

Kenmerken die een geweldige consultant maken, is zijn of haar vermogen om verder te gaan dan oppervlakkige gegevens en om klanten echte, bruikbare inzichten te geven. Deze presentatie van PwC biedt niet alleen stapsgewijze aanbevelingen (slides 15-18), maar maakt ook gebruik van echte casestudy’s en getuigenissen om de geloofwaardigheid te vergroten en de waarde te illustreren.

Een probleem vastgesteld? Mooi zo. Een oplossing gevonden? Nog beter. Deze presentatie splitst de voorgestelde oplossing op door middel van één boodschap per slide, onderbroken door een relevante afbeelding die het belangrijkste punt versterkt. Het is strak, duidelijk en effectief.

Personalisatie werkt in elke branche. De volgende keer dat je een presentatie voorbereidt, bedenk dan hoe je de belanghebbeneden op maat gemaakt advies kunt verstrekken (slides 30-33).

Er is een reden waarom TED Talks maar 18 minuten of minder duren – langer dan dat en de spreker verliest de aandacht van het publiek. Houd je rapportpresentaties dus zo kort mogelijk. Dit voorbeeld van Deloitte laat een slimme manier zien om dingen hapklaar maar toch inhoudelijk te maken, en het zorgt er ook voor dat je al je whitepapers en artikelen op één plek hebt.

Deze compacte presentatie is een goed voorbeeld van hoe je al je belangrijkste bevindingen kunt samenvatten in minder dan 10 slides. Als je jezelf dwingt om rommel te verminderen, begin je kritischer te zijn over wat je opneemt. Onthoud dat wat jij interessant vindt, misschien niet hetzelfde is als wat het publiek relevant vindt. Raak er niet te veel aan gehecht en wees bereid om de tekst te bewerken.

Probeer eens een rapportpresentatie te gebruiken als een “voorproefje” van je volledige dienstenpakket. Op deze manier vat je je beste punten samen voor potentiële klanten, en als ze genoeg belangstelling hebben voor wat je hebt gezegd, zullen ze meer geïnteresseerd zijn in een vervolggesprek.

De sleutel om dit succesvol te doen, is om de punten die je presenteert te vergezellen met een of andere vorm van op maat gemaakte bedrijfsoplossing of inzicht in hun specifieke behoeften.

Het lijkt voor de hand liggend, maar je zou verbaasd zijn hoe vaak adviseurs er niet aan denken hun profielafbeelding en professionele zakelijke contactgegevens aan het einde van elk rapport te zetten.

Er zijn veel redenen om dit te doen, maar het belangrijkste is dat het je potentiële zakelijke klant helpt je beter te onthouden. De waarheid is dat we gezichten beter onthouden dan namen, en door deze informatie toe te voegen, kunnen ze contact opnemen als ze geïnteresseerd zijn in een vervolgmogelijkheid.

Helderheid van denken vertaalt zich direct in hoe beknopt je presentatie overkomt. Een belangrijke tip voor het ontwerpen van presentaties is dat je slide deck altijd het laatste moet zijn waar je je over ontfermt – structuur en verhaal komen op de eerste plaats. Het is misschien niet zo ‘n verrassende onthulling: De elementen die een rapportpresentatie van een bedrijfsadviseur geweldig maken, zijn bijna dezelfde als voor elke presentatie.

Uiteindelijk moet je je publiek centraal stellen, creatief zijn, en rekening houden met hun behoeften; gebruik design en visuals in je voordeel en integreer ze in een vroeg stadium, niet als bijzaak. En onthoud: Zelfs met meer opties is minder soms meer.

Nu je goed geïnspireerd en onderlegd bent in het maken van rapportpresentaties, is het tijd om je eigen presentatie te maken met behulp van de tips uit dit artikel. Bij Piktochart hebben we een handvol gelikte en zeer aanpasbare sjablonen om je te helpen bij het maken van indrukwekkende rapportpresentaties. Zoek gewoon in onze database met sjablonen voor rapporten en presentaties en bekijk enkele voorbeelden hieronder.