Imagine isso: Dias ou semanas em um projeto, seu supervisor pede um relatório de progresso.
Dependendo da sua experiência em escrever relatórios de progresso, você pode responder com prontidão, ansiedade ou confusão. Por onde começar? Como saber se você criou um relatório final satisfatório ou até mesmo incrível? Não se preocupe, a equipe de especialistas aqui no Piktochart está aqui para ajudar.
Neste guia de relatório de progresso, não apenas daremos dicas principais sobre como escrever um relatório de sucesso, mas também forneceremos modelos de relatórios de progresso e checklists para mantê-lo focado no que é importante.
Começamos, é claro, com a pergunta tão importante que qualquer pessoa, desde um novato até mesmo um profissional experiente, pode ter: “O que é um relatório de progresso?“
Índice:
Caso prefira assistir em vez de ler, sinta-se à vontade para conferir o resumo em vídeo deste post:
O que é um relatório de progresso?
Um relatório de progresso é exatamente o que parece – um documento usando linguagem simples e direta que explica detalhadamente o que foi alcançado e o que mais é necessário para a conclusão do projeto. Essencialmente, este documento é uma atualização de status antes do relatório final, detalhando as tarefas concluídas por um membro da equipe, gerente de projeto ou equipe, juntamente com o que mais precisa ser feito.
Seja necessário fornecer relatórios de progresso diários ou mesmo trimestrais, este recurso descreve as atividades que você realizou, as tarefas que você concluiu e os marcos que você atingiu em relação ao seu plano de projeto.
Dependendo do escopo e da complexidade do projeto, você pode precisar apresentar um relatório de progresso semanal, mensal ou para cada marco de projeto de 25%.
Em termos de público, um relatório de progresso é geralmente escrito para um supervisor, colega ou cliente. Relatórios de progresso podem ser escritos do ponto de vista de uma pessoa ou de uma equipe ou departamento inteiro.
Ao longo de sua carreira, você provavelmente criará mais relatórios do que pode contar (desafio para você: conte-os e descubra quantos recursos você está usando!).
Talvez você se encontre gastando mais tempo processando dados e inserindo números em gráficos do que realmente trabalhando.
Os relatórios não precisam ser tão demorados como costumam ser. Os modelos de relatório de progresso economizam tempo!
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Por que um relatório de progresso é importante?
Às vezes, pode parecer que escrever detalhadamente sobre o seu progresso é redundante, especialmente quando você tem se comunicado regularmente com seu supervisor, colegas de equipe e cliente ao longo do projeto. Como qualquer gerente de projeto, você provavelmente acha que há coisas mais importantes para trabalhar.
Mas este tipo de relatório profissional é realmente útil por várias razões.
1. Ele coloca todos na mesma página
Cada pessoa que recebe uma cópia do relatório saberá o que foi realizado e o que ainda falta ser feito. Isso evita confusão sobre o que foi ou ainda precisa ser feito. Além disso, fornece evidências e dados sobre o projeto em questão que podem ser citados e referenciados se e quando surgirem perguntas no futuro.
2. Escrever relatórios de progresso facilita a colaboração
Isso é especialmente importante quando diferentes equipes ou departamentos trabalham juntos. Saber o que outra equipe está priorizando ajuda a evitar trabalhar em silos e também reduz a redundância de tarefas. Além disso, o relatório de progresso ajuda uma equipe a identificar áreas onde pode oferecer ajuda ou colaborar com outros.
Quando as equipes podem rastrear o progresso de outras equipes no cronograma do projeto, os gerentes de projeto têm uma melhor ideia do status atual. Eles podem realocar recursos para garantir que todos estejam a caminho de cumprir o prazo para o projeto atual, o que pode ser complicado se você estiver gerenciando equipes remotas.
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3. Melhora a transparência e a responsabilidade, fornecendo um rastro de papel
Quando você envia seu relatório, você registrou que concluiu uma tarefa ou explicou por que seus resultados foram diferentes do esperado. Assim que o documento for aceito, ele se torna parte da documentação oficial do projeto.
Portanto, caso alguém o acuse no futuro de não ter cumprido uma tarefa ou de não ter relatado um problema, você pode apontar para o relatório de progresso como prova de que fez isso.
Por outro lado, se o seu projeto for indicado para um prêmio, você pode ter certeza de que os validadores virão em busca de documentos que expliquem como tudo foi realizado.
4. Melhora a avaliação e revisão do projeto
Da próxima vez que você planejar um projeto, sua equipe poderá examinar documentos, incluindo relatórios de progresso, de projetos anteriores para descobrir o que foi feito certo, o que deu errado e o que pode ser melhorado.
Relatórios anteriores podem jogar luz sobre problemas sistêmicos, lacunas e outras causas de atrasos ou falhas – internos e externos – que devem ser evitados ou resolvidos.
5. Fornece insights para o planejamento futuro
Quando o supervisor sabe quais tarefas foram realizadas, ele ou ela pode se concentrar em monitorar o progresso em relação às próximas etapas do projeto.
Quando um relatório mostra que ocorreram atrasos, o supervisor pode investigar os problemas que prejudicaram o progresso e tomar medidas para evitá-los no futuro.
O supervisor também poderá ajustar o cronograma do projeto, se absolutamente necessário, ou instruir equipes a intensificarem seus esforços.
No final das contas, todos os insights valiosos da documentação do projeto podem aumentar as chances de sucesso em projetos futuros.
Aqui está um exemplo de formato de relatório de progresso:
Como escrever relatórios de progresso
Você já se viu preso, batendo com a caneta ou encarando um cursor piscando, incapaz de começar a escrever?
O bloqueio do escritor não é uma experiência incomum ao criar relatórios de progresso, especialmente para aqueles cujos empregos normalmente não envolvem a redação de um documento longo ou a criação de um relatório formal.
Uma razão pela qual as pessoas podem achar difícil escrever esses relatórios é a ideia de que elas não são ‘escritores’. No entanto, isso é apenas uma mentalidade negativa.
Relatórios não requerem linguagem sofisticada – na verdade, quanto mais simples, melhor.
Aqui estão algumas dicas de escrita sobre relatórios de progresso:
“O Piktochart é minha ferramenta preferida quando estou procurando uma maneira de resumir dados que seja fácil para nossa alta administração revisar. O Piktochart me fornece as ferramentas para exibir dados de maneira criativa e visualmente atraente.” – Erica Barto, Especialista em Seleção, Teste e Avaliação na Valero Energy Corporation
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1. Pense nisso como um Q&A (Perguntas e Respostas)
Antes de se preocupar com a frequência de seus relatórios e se deve fornecer relatórios mensais ou semanais, dê um passo atrás e concentre-se no propósito do próprio relatório.
Essencialmente, o processo de relatório se resume a Perguntas e Respostas (Q&A); você está respondendo às perguntas-chave sobre o seu progresso. Imagine seu gerente, colegas ou cliente fazendo suas perguntas mais importantes, e você está simplesmente fornecendo a eles as respostas sobre o status do projeto.
Por exemplo, digamos que você esteja organizando uma feira de fim de semana com barracas de comida e música, e você está encarregado das concessões de alimentos.
O plano do projeto pode exigir que você tenha obtido cartas de intenção (LOI) de pelo menos 10 empresas até o final do primeiro mês.
Seu relatório de progresso, então, destacaria as empresas ou empreendedores que enviaram as LOIs, incluindo uma descrição de seus negócios e planos para suas barracas de comida. Se as negociações estiverem em andamento com outras empresas que ainda não enviaram as LOIs, você pode incluir isso e explicar quando se espera que eles enviem suas cartas.
Por outro lado, se você não atingiu sua meta, terá que explicar por que, mas também narrar os esforços que você fez e o cronograma esperado para alcançar os resultados desejados.
2. Use linguagem simples e direta
Isso não significa que você não possa usar jargões técnicos.
Por exemplo, se você está no ramo da construção, não precisa evitar termos como “licitação” ou “variação” ou “gerenciamento de riscos”.
Mas, do contrário, fale de forma simples. Use linguagem clara e concisa.
Um equívoco na redação de negócios é que a complexidade impressiona. Na verdade, só causa confusão. A verdade é que conseguir falar de forma simples sobre o seu assunto indica que você entende profundamente o assunto.
Sejamos específicos. Uma coisa que torna os documentos de negócios enfadonhos é a transformação de verbos em substantivos – assim como fiz ali.
Se tivéssemos que reformular isso para manter o verbo, escreveríamos “transformar verbos em substantivos”. Parece mais simples e direto ao ponto.
3. Evite o uso da voz passiva sempre que possível
Às vezes, você não pode evitar o uso da voz passiva em documentos formais que proíbem o ponto de vista em primeira pessoa. Mas quando usado adequadamente, ajuda a tornar seus relatórios de progresso mais acessíveis.
Voltando ao exemplo das concessões de comida, uma frase na voz passiva seria: “Foi realizada uma pesquisa sobre possíveis concessionários de alimentos.”
Para tornar essa frase ativa, dê-lhe um ator (que é a equipe, neste caso), como: “A equipe realizou uma pesquisa sobre possíveis concessionários de alimentos.”
4. Seja específico
Um estudo publicado no Journal of Cognitive Neuroscience descobriu que quando você usa palavras concretas, você tende a envolver tanto as partes esquerda quanto direita do cérebro, enquanto a região direita tende a permanecer não estimulada por palavras abstratas.
Embora ainda haja debate sobre como exatamente os significados das palavras são representados na mente, podemos concordar que a frase “um som alegre” não estimula a imaginação tanto quanto “sinos tintilantes”.
“Um dia quente” não ativa a imaginação visual tanto quanto “um picolé derretendo”. Quando a mente do leitor é estimulada por palavras, é menos provável que divague.
Usando o exemplo anterior, “pesquisou potenciais concessionários de alimentos” não evoca uma imagem visual. Enquanto isso, “criou uma lista de 50 potenciais concessionários de alimentos” é mais concreto, especialmente quando você adiciona detalhes sobre quais alimentos podem ser vendidos.
5. Explique o jargão, se necessário
Isso depende de quem estará lendo seus relatórios de progresso e se você está usando jargões muito especializados que apenas membros de sua equipe conheceriam.
Por exemplo, em um relatório escrito por uma equipe de construção endereçado ao gerente de projeto, o jargão da construção poderia ser usado, já que o destinatário obviamente o entende.
6. Expanda as siglas quando elas aparecerem pela primeira vez no documento
Não assuma que todas as pessoas que leem o relatório entenderão todas as siglas que você usa sem que você as explique.
Por exemplo, no trabalho de construção, SWMS deve ser expandido como “declaração de método de trabalho seguro”. ‘Pré-inícios’ deve ser expandido como ‘verificações pré-início’.
Então, em seu relatório, ficaria assim: “declaração de método de trabalho seguro (SWMS)”, e todas as referências subsequentes podem ser apenas SWMS.
7. Mantenha-se nos fatos
Evite fornecer uma opinião, a menos que faça parte do projeto.
Por exemplo, sua tarefa pode ser analisar dados e oferecer sua interpretação e previsão. Nesse caso, você pode oferecer sua especulação e ponto de vista, desde que tenha evidências para respaldá-los.
8. Use gráficos para complementar o texto
Evite escrever uma longa série de números em uma frase. Tente usar diferentes tipos de gráficos, tabelas ou gráficos, especialmente ao lidar com uma série de números.
Aqui no Piktochart, temos muitos modelos de relatórios de progresso, e o relatório de progresso de contratação abaixo é um ótimo exemplo.
Ao usar gráficos ou tabelas, experimente vários tipos para determinar quais são os melhores para apresentar seus dados. Você pode usar um gráfico de barras, um gráfico circular, um gráfico de linhas ou até mesmo um gráfico de dispersão.
Ao fazer isso, gaste tempo distinguindo diferentes conjuntos de dados dos outros usando rótulos e cores.
Não se preocupe se isso parecer assustador – existem muitos programas que podem ajudá-lo a visualizar dados, incluindo os exemplos mais básicos, como o MS Excel e o Numbers para Mac.
Como Estruturar Relatórios de Progresso
Você ainda pode estar se perguntando sobre o processo exato de como escrever um relatório de progresso.
Armado com todas essas dicas práticas, como você monta o relatório?
Primeiro, isso depende do tipo de relatório, bem como do leitor pretendido. Um relatório de progresso pode ser escrito diariamente, semanalmente ou mensalmente. Pode ser escrito para um indivíduo ou uma equipe.
Como você verá nos exemplos abaixo, as principais partes de um relatório de progresso são:
1. Introdução
Esta parte fornece uma visão geral do conteúdo do relatório de progresso. É melhor escrever isso depois de ter concluído todas as outras partes do relatório. Dessa forma, você poderá fornecer um resumo preciso.
Seja breve e simples. Um ou dois parágrafos são suficientes.
2. Realizações
Números e detalhes são seus amigos, especialmente ao escrever esta seção do relatório de progresso. As realizações que você escreve devem corresponder aos seus objetivos.
3. Objetivos
Quais eram seus objetivos para o período abordado pelo relatório?
Isso pode ser um objetivo para o dia, semana, mês ou trimestre. Por outro lado, também pode ser um objetivo da equipe.
Seja concreto ao escrever objetivos. Por exemplo:
Evite fornecer informações muito detalhadas. Quanto mais simples esta seção for, mais fácil será para as partes interessadas e a equipe do projeto verem as prioridades do projeto.
4. Obstáculos
Explique quais situações, se houver, impediram que você alcançasse seus objetivos ou possam ter prejudicado o progresso do projeto.
Mas não pare por aí. Seja proativo e apresente um plano de ação e um cronograma para resolver os obstáculos. Inclua detalhes, como recursos financeiros, materiais e recursos humanos que você pode precisar para implementar a solução.
Modelos de relatórios de progresso que você pode editar imediatamente
Para orientá-lo melhor, aqui estão exemplos de modelos de relatórios de progresso visualmente atraentes e de fácil leitura.
Esses modelos estão disponíveis quando você se inscreve para uma conta gratuita no Piktochart. Depois de fazer login, use qualquer um dos modelos abaixo e edite os elementos e o texto para torná-lo seu.
1. Relatórios de progresso diários
Um relatório de progresso diário inclui seus objetivos para o dia, bem como suas realizações do dia anterior. Ele também explica os desafios encontrados na realização de tarefas e na consecução de metas.
Outra seção no relatório diário é ‘lições aprendidas’. Estas precisam estar diretamente relacionadas com as tarefas e desafios do dia, bem como com as realizações do dia anterior.
2. Relatório de progresso semanal
Os relatórios de progresso semanais fornecem uma quebra semana a semana do que foi realizado e quais tarefas ainda precisam ser concluídas.
Assim como em um relatório diário, um relatório de progresso semanal pode incluir desafios e lições aprendidas. Exemplos estão incluídos nos modelos abaixo.
Para ter uma ideia melhor disso, voltemos ao exemplo de eventos:
Desafios
- Muitos potenciais fornecedores estavam participando de uma convenção da indústria que durou uma semana; não foi possível agendar reuniões.
- Os potenciais fornecedores não leram o e-mail completo.
Lições Aprendidas
- Considere eventos da indústria ao planejar um cronograma para entrar em contato com os clientes.
- E-mails de introdução devem ser curtos e ter formatação legível.
3. Relatório de Progresso Mensal
Um relatório mensal é necessário para projetos com duração mais longa. O relatório pode fornecer dados mensais e trimestrais sobre o progresso do projeto.
4. Relatórios de progresso da equipe
Relatórios de progresso da equipe fornecem informações sobre marcos tanto da equipe quanto do indivíduo e o status de progresso.
Agora, este é mais complicado, simplesmente porque envolve várias pessoas que podem ter trabalhado em tarefas diferentes.
Não é suficiente deixar apenas uma pessoa fazer o relatório. Claro, uma pessoa pode fazer a digitação, mas todos devem fornecer entrada e feedback.
Uma maneira de manter um registro da contribuição de diferentes membros da equipe é acompanhar as edições que eles fizeram.
Para fazer isso, basta habilitar o rastreamento de alterações em um documento do Word ou no Pages para usuários do Mac.
Ao trabalhar em uma ferramenta colaborativa como o Google Docs, clique no ícone de lápis na parte superior direita da janela e escolha “As edições se tornam sugestões” no menu suspenso. Veja como isso funciona:
Por outro lado, os membros da equipe podem inserir comentários ou perguntas. Novamente, você pode fazer isso facilmente em um documento do Word, bem como em softwares que permitem comentários em documentos compartilhados, como Google Docs e Piktochart..
Veja como fica no Piktochart (saiba mais sobre esse recurso em nosso guia de comentários anotados para equipes):
Aqui está um exemplo dos muitos modelos de relatório de projetos em equipe do Piktochart.
Checklist de relatório de progresso
Uma última coisa… Você finalmente terminou de digitar seu relatório – respire aliviado, mas não clique em ‘enviar’ ainda.
Revise-o pelo menos uma vez (melhor fazer mais de uma vez, especialmente se for um relatório de equipe). Releia o artigo, edite o conteúdo conforme necessário e peça a um colega de equipe para fazer uma revisão com olhos frescos.
