Relazione sullo stato di avanzamento: Come scrivere, strutturare e rendere visivamente attraente l’avanzamento del progetto

Immaginate questo: A giorni o settimane dall’inizio di un progetto, il vostro supervisore vi chiede una relazione sullo stato di avanzamento.

A seconda della vostra esperienza nella stesura dei rapporti sui progressi, potreste reagire con prontezza, ansia o confusione. Da dove si comincia? Come si fa a sapere di aver creato una relazione finale soddisfacente o addirittura straordinaria? Non temete: il team di esperti di Piktochart è qui per aiutarvi.

In questa guida alle relazioni progetto sullo stato di avanzamento, non solo vi daremo i migliori consigli su come scrivere un report di successo, ma vi forniremo anche modelli di report sullo stato di avanzamento e liste di controllo per farvi concentrare sulle cose importanti.

Cominciamo, naturalmente, con la domanda fondamentale che chiunque, dal principiante al professionista esperto, potrebbe porsi: “Che cos’è una relazione di avanzamento progetto?”.

• Che cos’è una relazione progetto sui progressi?
• Perché è importante una relazione progetto sui progressi compiuti?
• Come scrivere una relazione sullo stato di avanzamento dei lavori
• Come strutturare una relazione sullo stato di avanzamento dei lavori
• Modelli gratuiti di relazioni sui progressi compiuti che potete modificare immediatamente
• Lista di controllo del report di avanzamento

Se preferite guardare piuttosto che leggere, date un’occhiata al video riassuntivo di questo post:

Un report sullo stato di avanzamento dei lavori è esattamente ciò che sembra: un documento che, con un linguaggio semplice e diretto, spiega in dettaglio i risultati raggiunti e ciò che manca al completamento del progetto. In sostanza, questo documento è un aggiornamento sullo stato di avanzamento prima del rapporto finale, che delinea le attività completate da un membro del team, dal project manager o dal team, insieme a ciò che resta da fare.

Sia che dobbiate fornire relazioni giornaliere sullo stato di avanzamento del progetto, sia che dobbiate fornire relazioni trimestrali sullo stato di avanzamento del progetto. questo asset illustra le attività svolte, i compiti completati e le pietre miliari raggiunte rispetto al vostro piano di progetto.

A seconda della portata e della complessità del progetto, potrebbe essere necessario fornire un report sullo stato di avanzamento dei lavori con cadenza settimanale, mensile o per ogni 25% di milestone del progetto.

In termini di pubblico, un Il report di avanzamento è tipicamente scritto per un supervisore, un collega o un cliente. I report di avanzamento possono essere scritti dal punto di vista di una sola persona o di un intero team o reparto.

Nel corso della vostra carriera, è probabile che creiate più report di quanti ne possiate contare (sfida per voi: contateli e scoprite quante risorse state usando!).

Forse passate più tempo a snocciolare dati e a inserire numeri nei grafici che a lavorare davvero.

Abbiamo anche attinto alla genialità di Kevan Lee di Buffer in questa esperienza di contenuti interattivi per aiutarvi con i vostri progetti di progress report.

Immergetevi qui e imparate da Kevan alcuni trucchi per il giornalismo.

A volte può sembrare che scrivere in dettaglio i propri progressi sia superfluo, soprattutto quando si comunica regolarmente con il supervisore, i compagni di squadra e il cliente nel corso del progetto. Come ogni project manager, probabilmente pensate che ci siano cose più importanti su cui lavorare.

Ma questo tipo di relazione professionale è in realtà molto utile per diversi motivi.

Ogni persona che riceve una copia della relazione saprà cosa è stato fatto e cosa resta da fare. In questo modo si evita la confusione su ciò che è stato o deve essere fatto. Inoltre, fornisce prove e dati sul progetto in questione che possono essere citati e reperiti se e quando sorgeranno domande in futuro.

Questo è particolarmente importante quando team o reparti diversi lavorano insieme. Sapere quali sono le priorità di un altro team aiuta a evitare di lavorare in silos e riduce la ridondanza delle attività. Inoltre, il reporting dei progressi aiuta un team a identificare le aree in cui può offrire aiuto o collaborare con altri.

Quando i team possono seguire i progressi degli altri team nella timeline del progetto, i project manager hanno un’idea migliore dello stato attuale. Possono riassegnare le risorse per assicurarsi che tutti siano in regola con le scadenze del progetto in corso, il che può essere difficile se si gestiscono team remoti.

Quando si presenta il rapporto, si mette a verbale che si è portato a termine un compito o si spiega perché i risultati sono stati diversi da quelli attesi. Una volta accettato, il documento diventa parte della documentazione ufficiale del progetto.

Così, nel caso in cui in futuro qualcuno vi accusi di non aver portato a termine un compito o di non aver segnalato un problema, potrete indicare il rapporto di avanzamento come prova che lo avete fatto.

D’altra parte, se il vostro progetto dovesse mai essere nominato per un premio, potete essere certi che i validatori verranno a cercare documenti che spieghino come è stato realizzato il tutto.

La prossima volta che si pianifica un progetto, il team può esaminare i documenti, compresi i rapporti sullo stato di avanzamento, dei progetti precedenti per scoprire cosa è stato fatto bene, cosa è andato storto e cosa può essere migliorato.

I rapporti precedenti possono far luce su questioni sistemiche, lacune e altre cause di ritardo o fallimento, sia interne che esterne, che devono essere evitate o risolte.

Quando il supervisore sa quali compiti sono stati portati a termine, può concentrarsi sul monitoraggio dei progressi verso le fasi successive del progetto.

Quando un rapporto mostra che si sono verificati dei ritardi, il supervisore è in grado di indagare sui problemi che hanno ostacolato i progressi e di prendere provvedimenti per evitare che si ripetano in futuro.

Il supervisore sarà anche in grado di modificare la tempistica del progetto se assolutamente necessario o di ordinare ai team di raddoppiare il lavoro.

In definitiva, tutte le preziose informazioni ricavate dalla documentazione del progetto possono aumentare le possibilità di successo dei progetti futuri.

Ecco un esempio di formato di relazione sullo stato di avanzamento dei lavori:

Vi siete mai trovati bloccati a battere la penna o a fissare un cursore lampeggiante, incapaci di iniziare a scrivere?

Il blocco dello scrittore non è un’esperienza insolita quando si creano rapporti di avanzamento, soprattutto per coloro il cui lavoro di solito non prevede la stesura di un lungo documento o la creazione di un rapporto formale.

Uno dei motivi per cui le persone possono avere difficoltà a scrivere queste relazioni è il pensiero di non essere “scrittori”. Tuttavia, si tratta semplicemente di una mentalità negativa.

Le relazioni non richiedono un linguaggio sofisticato, anzi, più sono semplici, meglio è.

Ecco alcuni suggerimenti per la stesura di relazioni sui progressi compiuti:

Prima di iniziare a preoccuparsi della frequenza dei report e se sia meglio fornire report mensili o settimanali, fate un passo indietro e concentratevi sullo scopo del report stesso.

In sostanza, il processo di rendicontazione si riduce a domande e risposte: rispondete a domande chiave sui vostri progressi. Immaginate il vostro manager, i vostri colleghi, o il cliente vi pone le sue domande più importanti e voi non fate altro che fornire loro le risposte sullo stato del progetto.

Per esempio, supponiamo che stiate organizzando una fiera di fine settimana con stand gastronomici e musica e che siate stati incaricati di occuparvi delle concessioni alimentari.

Il piano del progetto potrebbe richiedere di ottenere lettere di intenti (LOI) da almeno 10 aziende entro la fine del primo mese.

La relazione sullo stato di avanzamento dei lavori illustrerà le aziende o gli imprenditori che hanno inviato le LOI, includendo una descrizione delle loro attività e dei loro piani per gli stand gastronomici. Se sono in corso trattative con altre aziende che non hanno ancora inviato LOI, potete includerlo e spiegare quando si prevede che invieranno le loro lettere.

D’altra parte, se non avete raggiunto l’obiettivo, dovrete spiegarne il motivo, ma anche raccontare gli sforzi compiuti e la tempistica prevista per raggiungere i risultati desiderati.

Questo non significa che non si possa usare il gergo tecnico.

Per esempio, se siete nel settore delle costruzioni, non dovete evitare di usare termini come “gara d’appalto”, “variazione” o “gestione del rischio”.

Ma per il resto, parlate chiaro. Utilizzate un linguaggio chiaro e conciso.

Un’idea sbagliata nella scrittura d’impresa è che la complessità faccia colpo. In realtà, questo crea solo confusione. Il fatto è che essere in grado di parlare in modo chiaro del proprio argomento indica che lo si conosce a fondo.

Se dovessimo riformulare la frase per mantenere il verbo, scriveremmo “trasformare i verbi in nomi”. Sembra più semplice e va al punto.

A volte non si può evitare di usare la voce passiva in documenti formali che vietano il punto di vista in prima persona. Ma se ben fatto, contribuisce a rendere i vostri rapporti sui progressi più comprensibili.

Tornando all’esempio della concessione di cibo, una frase passiva potrebbe recitare: “Sono state effettuate ricerche su potenziali concessionari di generi alimentari”.

Per rendere la frase attiva, datele un attore (che in questo caso è la squadra), come in: “Il team ha fatto ricerche su potenziali concessionari di cibo”.

Uno studio pubblicato sul Journal of Cognitive Neuroscience ha rilevato che quando si usano parole concrete, si tende a coinvolgere sia la parte destra che quella sinistra del cervello, mentre la regione destra tende a non essere stimolata dalle parole astratte.

Sebbene non sia ancora chiaro come i significati delle parole vengano rappresentati nella mente, possiamo concordare sul fatto che la frase “un suono allegro” non stimola l’immaginazione quanto “campane che tintinnano”.

“Una giornata calda” non attiva l’immaginario visivo quanto “un ghiacciolo che si scioglie”. Quando la mente di un lettore è stimolata dalle parole, è meno probabile che vada alla deriva.

Riprendendo l’esempio precedente, “ricerche su potenziali concessionari di generi alimentari” non evoca un’immagine visiva. Nel frattempo, “ha costruito una lista di 50 potenziali concessionari di cibo” è più concreto, soprattutto se si aggiungono i dettagli su quali prodotti alimentari potrebbero essere venduti.

Questo dipende da chi leggerà i vostri report di avanzamento e se state usando un gergo molto specialistico che solo i membri del vostro team conoscono.

Ad esempio, in una relazione scritta da un team di costruzione e indirizzata al project manager, si potrebbe utilizzare il gergo edilizio, che ovviamente viene compreso dal destinatario.

Non date per scontato che ogni persona che legge il rapporto capisca tutti gli acronimi che usate senza che voi li spieghiate.

Ad esempio, nei lavori di costruzione, i sistemi di gestione della sicurezza dovrebbero essere definiti prima come “dichiarazione dei metodi di lavoro sicuri”. Il termine “pre-avviamento” dovrebbe essere scritto come “controlli pre-avviamento”.

Quindi, nel vostro rapporto, dovreste scrivere come segue: “dichiarazione del metodo di lavoro sicuro (SWMS)”, quindi tutti i riferimenti successivi sono liberi di essere solo SWMS.

Evitate di fornire un’opinione, a meno che non faccia parte del progetto.

Ad esempio, il vostro compito potrebbe essere quello di analizzare i dati e offrire la vostra interpretazione e previsione. In questo caso, potete offrire le vostre speculazioni e il vostro punto di vista, purché abbiate delle prove a sostegno.

Evitare di scrivere una lunga serie di numeri in una frase. Provate a utilizzare diversi tipi di grafici, tabelle o diagrammi, soprattutto quando si tratta di una serie di numeri.

Qui a Piktochart abbiamo molti modelli di rapporti sullo stato di avanzamento, e il rapporto sullo stato di avanzamento delle assunzioni qui sotto ne è un ottimo esempio.

Quando si usano grafici o diagrammi, provatene diversi per determinare quali sono quelli che meglio presentano i vostri dati. Si può utilizzare un grafico a barre, un grafico a torta, un grafico a linee o addirittura grafico a dispersione. Nel farlo, però, dedicare del tempo a distinguere i diversi set di dati dagli altri utilizzando etichette e colori.

Non preoccupatevi se questo sembra scoraggiante: esistono molti software che possono aiutarvi a visualizzare i datitra cui gli esempi più elementari, MS Excel e Numbers per Mac.

Forse vi state ancora chiedendo quale sia l’esatta procedura per scrivere una relazione sullo stato di avanzamento dei lavori.

Armati di tutti questi consigli pratici, come si fa a mettere insieme la relazione?

In primo luogo, dipende dal tipo di relazione e dal lettore a cui è destinata. Un rapporto sui progressi compiuti può essere redatto giornalmente, settimanalmente o mensilmente. Può essere scritto per un individuo o per una squadra.

Come si vedrà negli esempi che seguono, le parti principali di un rapporto di avanzamento sono:

Questa parte fornisce una panoramica dei contenuti della relazione sullo stato di avanzamento dei lavori. È meglio scriverlo dopo aver completato tutte le altre parti della relazione. In questo modo, sarete in grado di fornire una sintesi accurata.

Mantenetelo breve e semplice. Uno o due paragrafi sono sufficienti.

Numeri e dettagli sono i vostri amici, soprattutto quando scrivete questa sezione del rapporto di avanzamento. I risultati che scrivete devono corrispondere ai vostri obiettivi.

Quali erano i vostri obiettivi per il periodo coperto dal rapporto?

Potrebbe essere un obiettivo per il giorno, la settimana, il mese o il trimestre. D’altra parte, potrebbe anche essere un obiettivo di squadra.

Siate concreti quando scrivete gli obiettivi. Per esempio:

Evitate di fornire informazioni troppo dettagliate. Più questa sezione è semplice, più è facile per gli stakeholder e il team di progetto vedere le priorità del progetto.

Spiegate quali sono le situazioni che vi hanno impedito di raggiungere i vostri obiettivi o che hanno ostacolato l’avanzamento del progetto.

Ma non fermatevi qui. Siate proattivi e presentate un piano d’azione e un calendario per risolvere gli ostacoli. Includete i dettagli, come i fondi, i materiali e le risorse umane di cui potreste aver bisogno per implementare la soluzione.

Per guidarvi meglio, ecco alcuni esempi di modelli di relazioni sullo stato di avanzamento che sono visivamente attraenti e altamente leggibili.

A reportgiornaliero sui progressi compiuti include gli obiettivi della giornata e i risultati ottenuti il giorno precedente. Spiega anche le sfide incontrate nello svolgimento dei compiti e nel raggiungimento degli obiettivi.

Un’altra sezione del rapporto giornaliero è quella delle “lezioni apprese”. Questi devono essere direttamente collegati ai compiti e alle sfide della giornata, nonché ai risultati ottenuti nel giorno precedente.

Rapporti settimanali sullo stato di avanzamento forniscono un resoconto settimana per settimana di ciò che è stato realizzato e dei compiti ancora da completare.

Proprio come un rapporto giornaliero, un rapporto settimanale sui progressi può includere sfide e lezioni apprese. Gli esempi sono inclusi nei modelli sottostanti.

Per avere un’idea più precisa, torniamo all’esempio degli eventi:

• Molti potenziali fornitori stavano partecipando a una convention di settore della durata di una settimana e non potevano prenotare incontri.
• I potenziali venditori non hanno letto l’intera e-mail.

• Considerare gli eventi del settore quando si pianifica la tempistica per contattare i clienti.
• Le e-mail introduttive devono essere brevi e con una formattazione leggibile.

Un rapporto mensile è necessario per i progetti di lunga durata. Il rapporto può fornire dati mensili e trimestrali sull’avanzamento del progetto.

I rapporti sullo stato di avanzamento del team forniscono informazioni sulle pietre miliari e sullo stato di avanzamento sia del team che dei singoli.

Questo è più complicato, semplicemente perché coinvolge più persone che possono aver lavorato a compiti diversi.

Non basta lasciare che una sola persona faccia il rapporto. Naturalmente, una sola persona può occuparsi della digitazione, ma tutti devono fornire input e feedback.

Un modo per tenere traccia dei contributi dei diversi membri del team è quello di tenere traccia delle modifiche apportate.

A tal fine, è sufficiente attivare il tracciamento delle modifiche su un documento Word o su Pages per gli utenti Mac.

Quando si lavora su uno strumento collaborativo come Google Docs, fare clic sull’icona della matita in alto a destra della finestra e scegliere “Le modifiche diventano suggerimenti” nel menu a discesa. Ecco come si presenta:

D’altra parte, i membri del team possono inserire commenti o domande. Anche in questo caso, è possibile farlo facilmente su un documento Word o su software che consentono di commentare documenti condivisi, come Google Docs e Piktochart..

Ecco come appare in Piktochart (per saperne di più su questa funzione, consultate la nostra guida ai commenti annotati per i team):

Ecco un esempio dei numerosi modelli di relazione di progetto di Piktochart.

Un’ultima cosa… Avete finalmente finito di scrivere il vostro rapporto: tirate un sospiro di sollievo, ma non premete ancora il tasto “invio”.

Rivedilo almeno una volta (meglio farlo più di una volta, soprattutto se si tratta di un rapporto di squadra). Rileggete l’articolo, modificate il contenuto se necessario e chiedete a un compagno di squadra di correggerlo con occhi nuovi.