15 suggerimenti per presentazioni Zoom coinvolgenti

La prossima presentazione Zoom è a una settimana di distanza. E la mente è in subbuglio.

Quale software di presentazione utilizzare?

E se gli altri partecipanti sentissero la musica ad alto volume del vostro vicino?

Troveranno la vostra presentazione noiosa?

Rilassatevi e fate un respiro profondo.

Non dovete trovare da soli le risposte a queste domande. Questa guida vi spiegherà tutto ciò che dovete sapere per pianificare e realizzare presentazioni Zoom coinvolgenti senza stress e ansia!

Dopo aver letto questo articolo, la prossima presentazione Zoom sarà piena di fiducia e competenza.

Indice dei contenuti:

• La scienza dietro l’ansia da presentazione di Zoom
• Lista di controllo scaricabile per le presentazioni Zoom
• Parte 1: Suggerimenti su come pianificare e preparare la presentazione Zoom
• Parte 2: Suggerimenti durante la presentazione Zoom
• Come condividere la presentazione di Piktochart su Zoom
• Presentare con facilità su Zoom utilizzando le presentazioni Piktochart

Prima di passare a tutti gli altri consigli per le presentazioni Zoom, forse il più importante è quello di gestire l’ansia da presentazione Zoom. E non siete soli: l’ansia per le presentazioni Zoom è più comune di quanto pensiate.

Un documento del 2021 sui motivi delle difficoltà di apprendimento degli studenti durante le presentazioni sincrone su Zoom ha rilevato che l’80% degli studenti intervistati ha provato ansia e difficoltà di concentrazione durante le lezioni virtuali.

Ma cosa causa questa preoccupazione? In un articolo pubblicato, il professor Jeremy Bailenson, direttore fondatore dello Stanford Virtual Human Interaction Lab, ha evidenziato i risultati della ricerca e ha citato quattro ragioni principali alla base dell’affaticamento, dello stress e dell’ansia da Zoom:

1. Il cervello interpreta una quantità eccessiva di contatto visivo ravvicinato durante le chat video come una “situazione intensa”.
2. Come se ci si guardasse allo specchio, si diventa più critici nei confronti di se stessi quando ci si vede davanti alla telecamera.
3. Movimenti limitati mentre si è bloccati alla sedia e al tavolo.
4. Le chat video richiedono un carico cognitivo maggiore rispetto alle presentazioni faccia a faccia.

Infine, bisogna considerare i problemi tecnologici e i problemi del software di presentazione, oltre a gestire la pressione del parlare in pubblico.

Ora che avete capito perché le presentazioni Zoom vi fanno sudare le mani, vediamo 15 passi da compiere per prepararvi alle slide.

Abbiamo creato una lista di controllo dei suggerimenti per le presentazioni Zoom, in modo che possiate cancellare ogni compito.

Preferite invece il video apprendimento? Guardate il video qui sotto.

Il successo della presentazione Zoom è il risultato di una pianificazione e di una preparazione accurata.

Preparatevi per il vostro corso online, il webinar sui prodotti o il colloquio di lavoro su Zoom con i seguenti suggerimenti prima della presentazione:

Prima di presentare su Zoom, chiedetevi: quale idea o intuizione in particolare volete che il vostro pubblico impari da voi?

Cercare di coprire tutti gli argomenti vi renderà solo più nervosi.

Ricordate lo studio di Stanford di cui sopra sul carico cognitivo eccessivo come una delle ragioni dell’ansia da presentazione di Zoom?

Limitare la portata della presentazione può ridurre significativamente il carico cognitivo, mantenendo il pubblico concentrato sui punti chiave.

È importante che la sequenza e la struttura della vostra presentazione siano ben definite come parte della vostra preparazione. La creazione di un quadro di riferimento guida i partecipanti alla riunione in modo che capiscano cosa significano i dati, perché sono importanti e quali sono le implicazioni in questa situazione.

Una struttura solida rende anche più facile tornare su ciò che si sta dicendo. Di conseguenza, vi sentirete più sicuri di voi stessi perché potrete tenere traccia dei vostri punti di discussione con una rapida occhiata al vostro schema se perdete il filo del discorso.

Matt Abrahams, docente di comportamento organizzativo e autore di Speaking Up Without Freaking Out, raccomanda i seguenti esempi di strutture di presentazione da utilizzare:

• Passato-Presente-Futuro: rivedere un processo o condividere una linea temporale.
• Confronto-Contrasto: mostra i vantaggi di una certa idea, intuizione, prodotto o servizio.
• Causa-effetto: spiegare le motivazioni alla base di una decisione.
• Problema-Soluzione-Beneficio: motivare o convincere il pubblico.
• Cosa? – Quindi cosa? – Ora cosa? – convincere le persone a compiere un’azione specifica dopo la presentazione.

Un’altra semplice struttura di presentazione su cui potete lavorare è iniziare con un’introduzione, la parte centrale della presentazione in cui potete evidenziare 3 punti, e concludere con il riassunto e la chiamata all’azione.

Numerose ricerche e prove dimostrano che l’inclusione di immagini è più efficace nel trasmettere il messaggio rispetto al solo testo scritto o alla comunicazione orale.

Per esempio, un’immagine accattivante è quattro volte più efficace nel trasmettere informazioni rispetto alle sole parole. Le persone ricordano l’80% di ciò che vedono e fanno, rispetto al 20% della lettura e al 10% dell’udito.

Se il vostro obiettivo è quello di convincere il pubblico durante una presentazione Zoom, sarete felici di sapere che l’uso di immagini può aiutarvi a diventare più persuasivi.

Una ricerca della Wharton School of Business ha rilevato che circa un terzo del pubblico intervistato ritiene che i presentatori che utilizzano immagini siano più persuasivi.

Ricordate quindi che le immagini ben scelte, anche quelle di stock, possono fare miracoli per arricchire le vostre diapositive.

Quando preparate le immagini per la vostra presentazione, usate queste domande come guida:

• C’è un’icona, un’illustrazione o un’immagine che potrebbe rappresentare il vostro punto di vista in modo più significativo?
• Quali tipi di diagrammi, come una linea temporale, un diagramma di flusso, un diagramma a torta, frecce o grafici, vi aiuteranno a far capire il vostro punto di vista al pubblico?
• Chi sono i miei destinatari? Quando scelgo le immagini per la mia presentazione, ci sono alcuni tabù culturali o umorismo inappropriato di cui dovrei essere consapevole?

Un’altra cosa: prendete in considerazione l’uso di punti elenco se trovate diapositive con muri di testo. Saranno più facili da digerire senza distogliere l’attenzione da voi.

Rimanere in un posto senza spazio di manovra probabilmente non dà gioia a nessuno. KonMari elimina il disordine sulla scrivania e nello spazio circostante. Questo significa che tastiere extra, quaderni inutilizzati, penne, scatole di cibo e libri possono andare via.

Eliminare il disordine dà al cervello l’impressione che ci sia più spazio per muoversi durante l’evento Zoom.

Se lo spazio in cui si presenta la presentazione rende difficile eliminare il disordine, si può trovare una parete liscia contro cui presentare. E se non è possibile, si può utilizzare uno sfondo virtuale di Zoom. Tenere l’ambiente circostante lontano da occhi indiscreti significa non pensarci per voi e per il vostro pubblico; una cosa in meno di cui preoccuparsi durante la presentazione.

Presentare in Zoom mentre si è a casa o in viaggio è di per sé una meraviglia tecnologica. Ma la tecnologia a volte può essere anche frustrante.

Dedicate un po’ di tempo all’ottimizzazione delle impostazioni di Zoom facendo clic sulla barra degli strumenti mentre siete in una riunione Zoom. Nelle impostazioni video sono presenti alcune opzioni che possono aiutare la visualizzazione, come l’assistenza alla messa a fuoco.

Prima della presentazione, ricontrollate quanto segue:

• Assicuratevi che il portatile, il computer, l’illuminazione, le cuffie, la webcam, il microfono e la connessione a Internet funzionino. Se possibile, disporre di apparecchiature di riserva.
• Familiarizzate con l’applicazione Zoom e con gli altri software che utilizzerete durante la presentazione.
• Chiudere i browser, le applicazioni o i software non necessari prima della presentazione. Disattivare le notifiche del computer portatile o del desktop. L’obiettivo è ottimizzare e velocizzare il dispositivo per avere una presentazione fluida.
• Preparate una versione in PDF delle vostre diapositive di presentazione e conservate una copia extra delle note del presentatore in caso di problemi tecnici con le diapositive. È anche opportuno avere un breve link alla presentazione da condividere con il pubblico.
• Posizionate gli appunti nel punto giusto in modo da sapere dove trovarli durante la presentazione.
• Controllare le impostazioni dello zoom ed eseguire un rapido controllo dell’audio e del video.

Dopo essersi presi cura dell’ambiente e dell’attrezzatura, il passo successivo è quello di prepararsi.

Esercitarsi in anticipo sulla presentazione Zoom può aiutare ad aumentare la fiducia in se stessi. Ecco alcuni suggerimenti che vi aiuteranno a preparare bene la vostra presentazione:

• Registrate voi stessi sullo schermo. Successivamente, controllate il video registrato per verificare se ci sono problemi tecnici, il linguaggio del corpo e se la voce è udibile o meno.
• Esercitarsi con un familiare o un amico che possa dare un feedback su eventuali abitudini di comunicazione non verbale che distraggono, come ad esempio un numero eccessivo di gesti con le mani.
• Fate le prove nella stessa stanza in cui presenterete. Utilizzate la stessa illuminazione, la stessa configurazione del computer e tutto il resto.
• Esercitatevi a parlare alla telecamera, non allo schermo del computer.

Se non siete abituati alle presentazioni faccia a faccia, potete registrare la vostra presentazione e rivederla. Lo so, lo so: può sembrare così scomodo guardarsi. Ma una rapida analisi rivelerà se si usano troppi gesti con le mani, che possono distrarre, e se è necessario riposizionare la telecamera in modo da mostrare la parte superiore del corpo durante la presentazione.

È arrivato il momento della giornata di presentazione! Conoscete già i dettagli della vostra presentazione e vi siete esercitati al massimo nelle vostre abilità di presentazione Zoom:

• Assicuratevi di essere in una zona tranquilla per ridurre al minimo le potenziali interruzioni.
• Effettuate una chiamata di prova con un amico per verificare la connessione a Internet e se rimarrete connessi.

Prendete nota dei seguenti suggerimenti e trucchi per rendere la vostra presentazione Zoom coinvolgente e priva di ansia durante il webinar o la conferenza:

Indossate abiti adeguati alla presentazione e al pubblico. È utile anche prestare maggiore attenzione agli accessori e all’acconciatura. L’abbigliamento e gli accessori che indosserete durante il vostro incontro Zoom parleranno molto di voi come persona.

Ad esempio, se dovete fare una presentazione ai vostri colleghi, indossate abiti da lavoro. Se vi rivolgete a un gruppo di angel investor, indossare una cravatta può aiutarvi a trasmettere la vostra serietà e affidabilità. Tuttavia, questa potrebbe non essere una buona idea se state presentando a un gruppo che è più aperto al cambiamento e tende a essere più rilassato quando si tratta di standard convenzionali.

Un altro vantaggio di vestirsi bene è che ciò che si indossa influisce sul modo in cui si pensa. Indossare abiti formali può migliorare il pensiero astratto e dare un senso di prospettiva più ampio, che aiuta a prendere decisioni migliori.

Stare in piedi quando si presenta a Zoom invece che seduti aiuta a diventare più sicuri di sé perché non si è ingobbiti sulla sedia.

Stare dritti con le spalle indietro permette anche di respirare facilmente, rendendo la voce più potente e sicura. Infine, permette di muoversi di più e di fare gesti esplicativi, il che rappresenta un aumento del carisma.

Più si appare sicuri nella presentazione, più è probabile che ci si senta sicuri.

Se non potete stare in piedi durante la presentazione, provate a sedervi dritti sulla sedia e ad arretrare un po’ la telecamera per mostrare la parte superiore del corpo e non solo il viso.

L’autrice di best-seller nazionali e fondatrice di Science of People Vanessa Van Edwards raccomanda specificamente di aprire la presentazione con IISSAAQQ per renderla più memorabile.

IISSAAQQ sta per:

• Rompighiaccio
• Illustrazione
• Racconto breve
• Statistica o fatto sorprendente
• Aforisma
• Analogia o metafora
• Domanda
• Citazione

Punti bonus se riuscite a intrecciare l’umorismo con qualche informazione di base e un fatto rilevante. La ricerca ha rilevato che i discorsi più popolari hanno usato l’umorismo 12,92 volte, mentre quelli meno popolari lo hanno usato solo 3,92 volte in media.

Non è necessario forzare la battuta: l’umorismo può consistere semplicemente in un gioco di parole o nel sorprendere il pubblico con un’immagine divertente o un meme che contrasti con un’affermazione. Niente rompe il ghiaccio meglio di una risata.

Guardare il pubblico negli occhi è più facile nelle presentazioni faccia a faccia che in quelle con lo zoom. Può essere un po’ complicato durante le riunioni online perché tendiamo a guardare i volti delle persone sullo schermo del computer. Mantenete il contatto visivo guardando nella webcam.

Potreste trattare la telecamera come se steste facendo una presentazione faccia a faccia. In questo modo sarà più semplice mantenere il contatto visivo con il pubblico quando non si guardano gli appunti.

Trovate il modo di migliorare il vostro umore prima della presentazione. Oltre ad aiutarvi a sentirvi bene (cosa che a sua volta può aumentare la fiducia in voi stessi), è probabile che sorridiate spesso con pensieri felici.

Quando sorridete al vostro pubblico, è probabile che anche loro “rispecchino” la vostra azione e pensino a pensieri felici.

Quando vi divertite e condividete l’entusiasmo con il vostro pubblico, questo vi ricambierà con la sua comunicazione non verbale. Questo significa meno braccia conserte e sguardi vuoti e più annuiti e sorrisi.

Chiedete a qualcun altro di occuparsi della Zoom chat o di gestire la sala d’attesa per non distrarvi. Questa persona potrebbe essere l’organizzatore della riunione, un collega o qualcuno di cui vi fidate che vi copra le spalle durante la presentazione.

Una presentazione noiosa è quella in cui non c’è interazione e si parla a voce alta (ciao, lezioni universitarie). Lo si capisce dal linguaggio del corpo di tutti nella sala riunioni.

Rendete la vostra presentazione una strada a doppio senso. Ecco alcuni modi per incoraggiare l’interazione e la partecipazione del pubblico durante le riunioni Zoom:

• Fate domande. Ad esempio, se state presentando un software per la produttività del team a Zoom, chiedete al vostro pubblico quali sono i loro principali problemi di produttività sul lavoro. Potete anche usare questo momento come opportunità per passare alla prossima diapositiva della presentazione.
• Se il pubblico è poco numeroso, ricordate il nome di ogni persona e rivolgetevi a loro usando il nome di battesimo.
• Utilizzate immagini come illustrazioni, infografiche o un breve video nella vostra presentazione. Strumento consigliato: Utilizzare Piktochart Video per trasformare un lungo video in brevi clip.
• Usate i quiz interattivi durante le presentazioni online per cambiare il ritmo e mantenere il pubblico impegnato.

Bene, cosa significa parlare come un essere umano nelle presentazioni Zoom?

Per cominciare, evitate di parlare troppo in gergo e in termini aziendali. Questo vi renderà più affini, manterrà più a lungo l’attenzione del pubblico perché i vostri punti saranno più facili da capire e vi aiuterà anche a distinguervi dagli altri presentatori.

Solo perché state presentando in riunioni virtuali non significa che non state parlando con le persone. L’unica differenza è che la presentazione viene condivisa davanti alla telecamera anziché davanti all’aula.

Poi, migliorate le vostre capacità di narrazione visiva. La vostra presentazione sarà più memorabile se condividerete brevemente una storia e la abbinerete a immagini.

Iscrivetevi al nostro corso gratuito di visual storytelling. Guardate il video teaser qui sotto.

Quando siete ansiosi e non troppo sicuri della vostra presentazione Zoom, tenderete a parlare velocemente, il che a sua volta vi renderà più nervosi. È un circolo vizioso.

Quando presentate in Zoom, fate attenzione al vostro ritmo. Rallentare non solo vi farà passare i nervi, ma vi farà anche apparire più sicuri di voi stessi.

Non abbiate paura delle pause o degli spazi vuoti tra le vostre affermazioni. A volte è necessario bere un sorso d’acqua per idratare la gola. Altre volte, si possono usare le pause come ulteriore enfasi per sottolineare i punti chiave.

Rallentare e cambiare il ritmo della conversazione vi aiuterà a fare una presentazione d’impatto, perché avrete più controllo e sarete in grado di portare a casa il punto.

Per semplificare la presentazione Zoom, ecco alcuni modelli ed esempi di presentazione a cui ispirarsi.

Avete in programma una riunione importante in cui dovete condividere i dati relativi alle vendite e ai ricavi? Con questo modello abbiamo pensato a voi.

È dotato di grafici in cui è possibile inserire facilmente le cifre dei ricavi e condividere le prestazioni con grafici personalizzabili. Ci sono anche modelli di diapositive per il feedback dei clienti e se il vostro team sta pianificando l’introduzione di nuovi processi.

Questo documento di presentazione della strategia di marketing è perfetto se state per entrare in contatto con un nuovo cliente e volete illustrargli la vostra ricerca, l’analisi e le azioni proposte.

Presentate il vostro progetto collaborativo in una riunione Zoom ai vostri compagni di classe? Utilizzando questo modello di progetto di gruppo di scienze, potrete liberarvi dalle preoccupazioni e concentrarvi sulla condivisione dei risultati.

Nonostante il nome, è possibile utilizzarlo per qualsiasi tipo di progetto scolastico o universitario, perché la struttura funziona per qualsiasi tipo di presentazione di ricerca. Il modello contiene diapositive per:

• Introduzione al gruppo
• La vostra ipotesi/base per il progetto
• La vostra teoria
• Come avete testato la teoria
• Risultati
• Punti di forza

Il percorso d’acquisto dei clienti è in continua evoluzione e potrebbe essere necessario presentare alla leadership o al team un caso di studio sui risultati recenti. Il nostro modello semplifica la condivisione della storia del cliente, in quanto dispone di diapositive per:

• Il profilo del cliente
• Motivazioni/obiettivi
• Approfondimenti personali
• Responsabilità

È comune che i manager o i responsabili di progetto aggiornino l’azienda sui risultati ottenuti durante le riunioni aziendali. In questi casi, potrebbe essere sufficiente una sola diapositiva per condividere i progressi compiuti.

Questo modello di struttura di ripartizione del lavoro fa il suo dovere, dandovi lo spazio per condividere gli obiettivi del vostro team, i risultati principali, i soggetti coinvolti e la data di consegna di questi obiettivi.

Fase 1: nell’editor di Piktochart, fare clic su Condividi per ottenere il link alla presentazione.

Per impostazione predefinita, la presentazione non è visibile al pubblico.

Fase 2: copiare e incollare il link nella barra del browser. Quindi, fare clic sul pulsante Mostra presentazione. Si avvierà la modalità di presentazione a schermo intero e ora si è pronti a brillare.

Fase 3: fare clic su Condividi schermo sul proprio account Zoom e scegliere il browser con il collegamento a Piktochart.

Per una dimostrazione visiva, guardate la breve esercitazione qui sotto con istruzioni dettagliate.

Questo è tutto per i nostri consigli per le presentazioni Zoom; ora tocca a voi.

Avete un’idea o un’intuizione brillante da presentare e dovete condividerla con il vostro pubblico nella prossima presentazione Zoom. È giunto il momento di fare centro con i consigli per le presentazioni virtuali che abbiamo illustrato in questa guida.

Provate oggi stesso Piktochart e create la vostra prossima diapositiva di presentazione senza stress utilizzando il nostro creatore di presentazioni gratuito.